Đau đầu đứng giữa sự lựa chọn Phần mềm kế toán và Hệ thống kế toán ERP, các doanh nghiệp chỉ ra sự đầy đủ trong phần mềm kế toán có thể xử lý tất cả các yêu cầu quản lý hàng tồn kho, mua hàng và các yêu cầu hậu cần khác nhưng nhiều đơn vị đã nhận được các khuyến nghị để xem xét phần mềm ERP/Hệ thống Kế toán ERP xử lý được tất cả các chức năng kế toán cơ bản tích hợp trên một nền tảng duy nhất. Vậy đâu là lựa chọn phù hợp cho từng loại doanh nghiệp????
1. Định nghĩa và ý nghĩa của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán cụ thể hơn về chức năng và tính chất. Hệ thống Thông tin Kế toán (AIS) xử lý khía cạnh tài chính của tổ chức và các quy trình của tổ chức bằng cách ghi lại các giao dịch kinh doanh, tức là Tài khoản Phải thu/Phải trả, các bút toán và sổ cái được sử dụng để tạo ra các báo cáo tài chính cần thiết như báo cáo thu nhập và số dư trang tính. Do sự tập trung hạn chế này, phần mềm kế toán không thể đạt được mức độ tích hợp tương tự như phần mềm kế toán ERP.
Hầu hết các phần mềm kế toán sẽ có thể cung cấp cái nhìn tổng quan về công ty nhưng do thiếu tích hợp, chẳng hạn như trong phần mềm kế toán thì không thể dự đoán và giúp người dùng lập kế hoạch cho ngày mai. Do đó, nếu không có dự báo dựa trên dữ liệu này, các công ty sẽ đưa ra các quyết định kinh doanh chủ yếu dựa trên giả định và phỏng đoán để dự đoán cung và cầu có thể dẫn đến thiếu hụt dữ liệu.
2. Hệ thống Kế toán ERP là gì?
Phần mềm Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) là một phần mềm quản lý toàn diện tích hợp chức năng của từng bộ phận trong doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là tất cả các phòng ban trong tổ chức liên kết với nhau theo cách mà đầu ra từ một bộ phận này có thể trở thành đầu vào cho hệ thống khác, do đó tự động hóa nhiều quy trình trong doanh nghiệp diễn ra thường xuyên.
Hầu hết các sản phẩm ERP được cung cấp ngày nay đều đi kèm với phần mềm kế toán dưới dạng gói đầu vào (văn thư) được gọi là hệ thống kế toán ERP. Khi doanh nghiệp phát triển và nhu cầu tự động hóa các quy trình ghi và báo cáo dữ liệu phức tạp hơn tăng lên, có thể xây dựng thêm nhiều thành phần dành riêng cho quy trình; do đó, chuyển đổi phần mềm kế toán thành hệ thống kế toán ERP.
Ví dụ, chia sẻ dữ liệu bán hàng hàng ngày cho từng dòng sản phẩm với bộ phận sản xuất và thu mua để xác định nhu cầu sản xuất. Trong hầu hết các trường hợp, hệ thống kế toán ERP chỉ là một thành phần phụ của ERP. Một số khác biệt về từ khóa trong hướng dẫn hệ thống kế toán và ERP này:
Ví dụ, phần mềm kế toán điển hình cung cấp các tính năng quản lý tài chính, lập kế hoạch và lập ngân sách dưới dạng gói dịch vụ cơ bản. Nhưng cùng một hệ thống có thể được tích hợp với các hoạt động kinh doanh khác như quản lý dự án và chuỗi cung ứng, báo cáo và phân tích, và quản lý nguồn nhân lực. Trong một số trường hợp, phân hệ quản lý IT cũng có thể được thêm vào. Mỗi phân hệ thường được cấp phép riêng biệt.
3. Phần mềm kế toán ERP và những điểm khác biệt chính
Để chứng minh đầy đủ sự khác nhau giữa phần mềm kế toán và hệ thống ERP, cần phải xem xét chức năng của phần mềm kế toán so với ERP về phạm vi dịch vụ và mức độ ảnh hưởng. Phần mềm kế toán, như được chỉ rõ bằng tên thì chỉ có chức năng nhận biết doanh nghiệp về các giao dịch kế toán. Điều này bao gồm các đầu việc của tài chính doanh nghiệp như bảng lương, khoản phải thu, khoản phải trả và số dư thử nghiệm. Một số mô-đun phổ biến hơn đi kèm với phần mềm kế toán bao gồm lập hóa đơn, đơn bán hàng, đơn đặt hàng, sổ cái tổng hợp, bảng chấm công, chi phí và thanh toán điện tử.
Mặt khác, mặc dù có một số điểm giao nhau giữa chức năng cơ bản của phần mềm kế toán và ERP nhưng cả hai vẫn khác nhau. Phần mềm ERP là một hệ thống quản lý nguồn lực theo dõi các tài sản hữu hình và vô hình hay các loại nguyên vật liệu, nguồn nhân lực và nguồn lực tài chính. Mặc dù vấn đề tài chính được giải quyết bằng phần mềm kế toán nhưng một số phần mềm kế toán ERP sẽ liên kết các vấn đề có ảnh hưởng đến hoạt động tài chính như giờ làm việc của con người, vòng đời sản phẩm, đơn vị hiệu suất và quan hệ với khách hàng.
4. Lợi ích của việc sử dụng ERP so với Phần mềm Kế toán
Lợi thế quan trọng nhất của việc sử dụng phần mềm kế toán ERP so với phần mềm kế toán tiêu chuẩn là doanh nghiệp có thể sử dụng các phân hệ, hệ thống đa dạng hơn, xử lý được nhiều đầu việc hơn.
Hệ thống ERP, thậm chí cả hệ thống kế toán ERP, là một tài sản cho bất kỳ tổ chức nào. ERP làm cho doanh nghiệp và các tổ chức hoạt động hiệu quả bằng cách thu thập và bảo mật thông tin thông qua các quy trình tự động và tạo ra các chức năng dễ hiểu dễ sử dụng. Với những năng lực này và nhiều tính năng thông dụng khác, lợi ích của hệ thống ERP trong một tổ chức làm cho hoạt động hàng ngày và lập kế hoạch dài hạn của tổ chức hiệu quả hơn.
Dưới đây là một số lợi ích ERP quan trọng nhất khi triển khai loại phần mềm này:
1. Chi phí CNTT Tập trung
Hợp nhất chi phí CNTT và nâng cao hiệu quả thay vì chi tiêu tài nguyên trên nhiều hệ thống
2. Tổng số lần hiển thị
Toàn bộ hiểu biết về mọi quy trình quan trọng trong doanh nghiệp bằng cách làm cho dữ liệu dễ dàng truy cập
3. Lập kế hoạch và Báo cáo Nâng cao
Việc sử dụng cùng một bộ ERP cho các phòng ban có nghĩa là tổ chức có một hệ thống báo cáo thống nhất, duy nhất cho mọi quy trình
4. Hoàn thiện tùy chỉnh
Nhiều nhà cung cấp ERP cung cấp nhiều ứng dụng có thể được triển khai cùng nhau theo nhu cầu kinh doanh giúp cải thiện hiệu quả
5. Giảm chi phí đào tạo và CNTT, thời gian và công sức
Được triển khai đúng cách, ERP có thể giảm hoặc loại bỏ đáng kể các quy trình thủ công lặp đi lặp lại
6. Dịch vụ khách hàng
Bởi vì thông tin khách hàng được tập trung và sắp xếp hợp lý, nhóm bán hàng sẽ có thể tập trung vào việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng thay vì giữ các bảng tính.
7. Chất lượng và bảo mật dữ liệu
Một trong những lợi thế quan trọng nhất của hệ thống ERP là an toàn dữ liệu. Xét cho cùng, trung tâm của mọi khái niệm ERP đều nằm ở dữ liệu.
Một kho thông tin duy nhất giúp cải thiện độ chính xác, nhất quán và bảo mật của dữ liệu của công ty bạn.
8. Cộng tác và Quy trình làm việc được cải thiện
Nền tảng ERP hợp lý hóa quá trình hợp tác với những người khác bằng cách cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào dữ liệu khi họ cần.
9. Quy trình kinh doanh được tiêu chuẩn hóa
Các quy trình đã được thử nghiệm mang lại lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.
10. Tuân thủ quy định được hỗ trợ
ERP hỗ trợ tuân thủ quy định thông qua dữ liệu an toàn và được xác thực, kết hợp với các báo cáo tích hợp sẵn.
11. Cải thiện quản lý chuỗi cung ứng
Hệ thống ERP nâng cao chuỗi cung ứng bằng cách rút ngắn thời gian giao hàng, giúp giao hàng đúng hạn và nhiều lợi ích khác sẽ nâng cao hoạt động tổng thể và thành công của doanh nghiệp.
12. Khả năng mở rộng vượt trội
Đưa một hệ thống vào vị trí có thể đáp ứng một cách trang nhã và hiệu quả sự phát triển của công ty là điều quan trọng hàng đầu và hệ thống ERP phù hợp sẽ giúp điều đó trở nên dễ dàng.
Sự kết luận
Cho dù Quý khách hàng đang mở rộng cơ sở khách hàng của mình; thâm nhập thị trường mới; triển khai các quy trình, phòng ban hoặc sản phẩm mới; hoặc đang phát triển doanh nghiệp, việc thêm chức năng mới vào nền tảng ERP là điều thoải mái với nhà cung cấp phần mềm phù hợp. Mặc dù ngay cả phần mềm kế toán tiên tiến nhất cũng sẽ cho phép mô phỏng cách thức hoạt động của ERP nhưng một phần mềm kế toán ERP thực sự sẽ làm được nhiều hơn thế. Quản lý tổng hợp mọi khía cạnh của doanh nghiệp theo cách xử lý hiệu quả hơn.
Thông thường, các công ty sử dụng phần mềm kế toán như một hệ thống ERP cuối cùng phải xây dựng phong cách quản trị và điều hành của họ cho phù hợp với phần mềm hơn là ngược lại. Do đó, nếu có thể, tốt hơn hết bạn nên sử dụng giải pháp quản trị doanh nghiệp mERP hay nhỏ gọn hơn là xây dựng phân hệ kế toán của giải pháp mERP.
Truy cập ngay link dưới đây để hiểu rõ hơn về Giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện mERP cũng như nhận được tư vấn miễn phí:
GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN mERP
-------------------------------------------------------
MATE Technology JSC - Transforming Together
🌐 Website: https://mate.com.vn/
📞 Hotline: 0981 632 626
📍 Address: 301 Nguyen Trai, Thanh Xuan Trung, Hanoi