Một câu hỏi và vấn đề muôn thuở của các doanh nghiệp khi bắt đầu mở rộng quy mô công ty - CRM có thực sự cần thiết? Liệu rằng một giải pháp CRM có đáp ứng đủ mọi yêu cầu của một doanh nghiệp về quản trị quan hệ khách hàng như những lời hứa hẹn, chào mời của các công ty công nghệ giải pháp?
Câu trả lời là Có, hoàn toàn cần thiết.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUAN HỆ KHÁCH HÀNG CRM LÀ GÌ?
Đúng như với tiêu đề, CRM là Phần mềm Quản lý Quan hệ Khách hàng, chi tiết hơn thì CRM là một chương trình được thiết kế để thu thập tất cả các khía cạnh của thông tin khách hàng của bạn vào một nơi. Giải pháp CRM giúp doanh nghiệp tổ chức các tương tác và mối quan hệ với khách hàng cũng như khách hàng tiềm năng.
Phần mềm CRM tập trung tất cả dữ liệu liên quan đến khách hàng hiện tại và tương lai để đội nhóm kinh doanh hay quản lý khách hàng luôn hoàn thành được nhiệm vụ. Giải pháp có chức năng ghi lại nhật ký các tài khoản mua hàng, cuộc gọi, email, trò chuyện, phiếu hỗ trợ của khách hàng, v.v. Bằng cách này, không có chi tiết nào về mối quan hệ của khách hàng với doanh nghiệp bị mất hoặc lãng quên.
Các giải pháp CRM có sẵn phù hợp với các doanh nghiệp ở mọi quy mô và ngân sách: từ mô hình dựa trên đăng ký SaaS nhỏ, siêu nhỏ đến cài đặt doanh nghiệp quy mô lớn. Kể cả các công ty mới thành lập cũng được hưởng lợi nếu lựa chọn được một giải pháp CRM phù hợp.
Những lợi thế của việc sử dụng một giải pháp CRM
Đối với một doanh nghiệp mới hay doanh nghiệp nhỏ SME/MSME, việc đầu tư vào phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng trước khi có khách hàng dường như là điều vô nghĩa. Nếu không có phần mềm phù hợp, nhân viên bán hàng của bạn sẽ gặp khó khăn hơn trong việc theo dõi các khách hàng tiềm năng và giữ vững vị trí của khách hàng.
Đối với một công ty đã thành lập, việc không có giải pháp CRM chính là lỗi thiếu cẩn trọng rất lớn. Nếu đội kinh doanh đang gặp vấn đề và mất hiệu quả, CRM có thể giúp ích rất nhiều.
Đọc tiếp để biết phần mềm phù hợp có thể làm được những gì:
Hợp lý hóa quy trình bán hàng
Ưu điểm quan trọng nhất của giải pháp CRM là đồng hành cùng đội nhóm Sales kinh doanh trong suốt quá trình theo đuổi data tiềm năng, chuyển đổi thành khách hàng và chốt các cơ hội tiếp theo. Đúng như tên gọi: CRM sẽ hợp lý hóa việc quản lý các mối quan hệ với khách hàng. Nếu đội ngũ bán hàng cần được giúp đỡ để được tổ chức tốt hơn và hoạt động trơn tru thì CRM là một lựa chọn tuyệt vời. Thậm chí hoạt động như một nhóm dự án thời vụ hay cố định, nếu một số thành viên phải xử lý các phần khác nhau của tiến trình dự án thì Giải pháp CRM có thể đảm nhiệm tốt việc điều phối các nhiệm vụ. Bằng cách này, mọi nhân viên bán hàng đều có vai trò chính và xác định mục tiêu rõ ràng. Không có khách hàng tiềm năng nào bị bỏ lỡ và thành tích của các thành viên cũng không hề bị bỏ xót.
Tập trung thông tin khách hàng
Giải pháp CRM sẽ giữ thông tin khách hàng trong các tệp riêng lẻ. Những tệp này có thể được bổ sung bằng dữ liệu mới với mỗi bước phát triển mới của mối quan hệ của nhân viên kinh doanh với khách hàng. Mọi cuộc gọi điện thoại, email, hợp đồng, đề nghị, v.v. đều sẽ được lưu giữ ở khu vực chứa dữ liệu riêng. Toàn bộ nhóm có thể truy cập và cập nhật thông tin, điều sẽ giúp nhóm kinh doanh tiết kiệm cả thời gian và công sức vì họ sẽ không phải tranh giành để truy cập tệp của khách hàng một cách khó khăn.
Hơn nữa, việc tập trung hóa và số hóa thông tin riêng tư của khách hàng sẽ an toàn hơn so với việc lưu giữ các tệp giấy truyền thống thủ công. Lưu trữ dữ liệu trên đám mây giúp đội nhóm có thể truy cập dữ liệu từ mọi nơi. Hầu hết các nhà cung cấp SaaS CRM đều có tính năng sao lưu dữ liệu liên tục, do đó có thể chủ động trong trường hợp khắc phục sự cố.
Cuối cùng, giải pháp CRM có thể được tích hợp với phần mềm mà doanh nghiệp đã sử dụng. Do đó có thể theo dõi phiếu hỗ trợ, cuộc gọi điện thoại, cuộc trò chuyện trực tiếp, email cho từng khách hàng ngay trong khu vực dữ liệu. Người dùng có thể tham khảo chéo lịch để sắp xếp các cuộc hẹn và bám sát thời hạn. Điều này cho phép nhóm kinh doanh có thể tham khảo chiến lược trong CRM để tìm hướng giải quyết vì thông tin của khách hàng và lịch trình của nhóm đều được thu thập trong một giao diện duy nhất.
Đồng hành cùng hành trình của khách hàng
Trong CRM, người dùng có thể lập kế hoạch hành động của mình. Thay vì dựa vào bảng tính, bảng lập kế hoạch rolodex, một quá trình hành động hiển thị đầy đủ các bước.
CRM theo dõi quá trình ký kết với một khách hàng mới để thông tin cụ thể của khách hàng sau đó gửi thông tin tới nhóm kinh doanh, cả bộ phận bán hàng và bộ phận hỗ trợ. Phần mềm sẽ nhắc nhở người dùng thường xuyên liên lạc với khách hàng để khuyến khích việc sử dụng sản phẩm và cập nhật các phiếu hỗ trợ đã giải quyết. Cuối cùng CRM sẽ theo dõi sự tham gia của khách hàng với doanh nghiệp của bạn có thể giúp đội nhóm xác định các cơ hội Cross-sell hay Up-sell, từ đó giúp phát triển doanh nghiệp tự nhiên và cũng đồng thời giúp tỷ lệ chuyển đổi khách hàng thành công.
Thúc đẩy hợp tác giữa các bộ phận
Nhờ CRM doanh nghiệp có thể thu thập tất cả các loại thông tin, là điểm tập hợp cho các phòng ban khác nhau trong công ty. Điều phối bán hàng, hỗ trợ, tiếp thị và phát triển là một công việc khó khăn nếu không có sự hợp tác nhịp nhàng giữa các nhóm, khách hàng sẽ là những người phải chịu đựng và xáo trộn. Thiếu sự hợp tác giữa các bộ phận là nguồn gốc của nhiều vấn đề trong doanh nghiệp. Giải pháp CRM vừa để phân công nhiệm vụ vừa để quan sát cách thêm thắt những nhiệm vụ nhỏ vào kết quả của 1 bức tranh tổng thể của doanh nghiệp toàn diện
BẰNG CÁCH NÀO ĐỂ XÁC ĐỊNH CRM CÓ PHÙ HỢP VỚI DOANH NGHIỆP CỦA BẠN HAY KHÔNG?
Doanh nghiệp và cơ sở khách hàng của bạn đang mở rộng và bạn đã bắt đầu nghiên cứu cách cải thiện mối quan hệ với khách hàng và quản lý doanh số bán hàng. Có thể bạn đã nhận thấy từ viết tắt CRM được đề cập thường xuyên. Nói một cách đơn giản, CRM, hoặc Quản lý quan hệ khách hàng, đề cập đến phần mềm kinh doanh theo dõi các tương tác của bạn với khách hàng và triển vọng bán hàng của bạn. Được triển khai đúng cách, CRM sẽ lưu trữ và quản lý dữ liệu khách hàng và khách hàng tiềm năng, theo dõi các tương tác của bạn và giúp bạn giành được nhiều khách hàng hơn bằng cách tăng cường khả năng chốt giao dịch của nhóm bán hàng, cải thiện dịch vụ khách hàng của nhóm hỗ trợ và tự động hóa hoạt động tiếp thị của bạn.
Nhưng trước khi sử dụng phải xác định được rõ:
- Doanh nghiệp của bạn có mục đích nào trùng với những tính năng mà CRM đang cung cấp không?
- Một hệ thống CRM có đáng để đầu tư không?
Dưới đây là những gợi ý hàng đầu của MATE JSC để xác định xem doanh nghiệp của bạn có thể hưởng lợi từ phần mềm CRM:
1. Bạn không thể nhớ mọi khách hàng tiềm năng
Dấu hiệu đầu tiên cho thấy bạn cần một CRM có thể là khi bạn đang xử lý nhiều khách hàng tiềm năng hơn mà bạn có thể nhớ được. Nếu bạn đang quên theo dõi và để mất khách hàng tiềm năng trước đối thủ cạnh tranh thì đã đến lúc phải sử dụng tới CRM.
2. Đội nhóm quá đông thành viên
Nếu khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại đang trao đổi với nhiều nhân viên kinh doanh, doanh nghiệp có thể dễ dàng mất dấu những bước tiến trong khoảng thời gian của chu kỳ bán hàng. Hệ thống CRM sẽ cung cấp một lịch sử được ghi lại tất cả các tương tác với khách hàng, cho thấy ai đã nói những gì vào khi nào. Việc sử dụng Cloud CRM sẽ giúp đội ngũ tích cực cộng tác hỗ trợ khách hàng, ghi lại toàn bộ dữ liệu và thiết lập các nhiệm vụ tiếp theo ngay cả khi làm việc từ xa.
3. Khách hàng mục tiêu là B2B
Tất cả các sản phẩm CRM chính đều được xây dựng theo mô hình dữ liệu B2B với Địa chỉ liên hệ (từng cá nhân) thuộc Tài khoản (công ty bạn kinh doanh). Bạn có thể sử dụng hệ thống B2B CRM cho B2C (doanh nghiệp với người tiêu dùng) Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trong một môi trường hỗn hợp của cả B2B và B2C, hệ thống CRM vẫn xứng đáng để đầu tư.
4. Nội bộ làm việc một cách thủ công
Khả năng hiển thị của dữ liệu cũng quan trọng như việc thu thập, thay vì dựa vào cảm nhận trực quan, CRM cung cấp dữ liệu doanh nghiệp cần để đưa ra quyết định kinh doanh của mình. Nếu các tổ chức muốn chạy dự báo kinh doanh hoặc xem xét các hoạt động bán hàng, tiếp thị hoặc các hoạt động nội bộ thì hệ thống CRM sẽ cung cấp dịch vụ phân tích một cách dễ dàng
5. Chu kỳ bán hàng kéo dài
Một chu kỳ bán hàng lâu năm có thể kéo dài trong nhiều tháng. Do đó, có khả năng nhân viên kinh doanh sẽ không thể nhớ vị trí của từng khách hàng tiềm năng trong quy trình bán hàng. Trong trường hợp này, cần có một hệ thống CRM để dễ dàng cập nhật lịch sử của nhân viên với khách hàng và tiếp tục ở các bước hiện tại. Ngoài ra, nếu bạn có những thay đổi về nhân sự trong quá trình làm việc cũng sẽ không ảnh hưởng đến việc bỏ lỡ dữ liệu.
KẾT LUẬN
Đối với các doanh nghiệp và các khách hàng nhỏ lẻ, CRM - Quản trị quan hệ khách hàng đã và đang là một giải pháp hữu hiệu giải quyết nhiều vấn đề cũng như dễ dàng sử dụng trên một nền tảng tích hợp. MATE JSC thấu hiểu nhu cầu của các doanh nghiệp mang tới cho khách hàng một giải pháp phù hợp với quy mô của từng đơn vị tổ chức và xây dựng giải pháp theo đúng nhu cầu Cần và Đủ.
Hãy liên hệ với chúng tôi để hiểu rõ hơn về giải pháp CRM - Quản trị quan hệ khách hàng của MATE JSC:
Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí
-----------------------
MATE Technology JSC - Transforming Together
Website: https://mate.com.vn/
Hotline: 0981 632 626
Address: 301 Nguyen Trai, Thanh Xuan Trung, Hanoi