Các phương pháp quản lý dự án hiệu quả nhất

Các phương pháp quản lý dự án hiệu quả nhất hiện nay

“Quản lý dự án” nằm ở đâu trong bức tranh tổng thể của doanh nghiệp?

Cách đây ba năm, Hội đồng Quản trị của Siemens (Đức) triển khai một chương trình toàn cầu để cải tiến công tác quản lý dự án của mình. Tập đoàn điện tử này đã phát hiện rằng phân nửa doanh thu của mình xuất phát từ những hoạt động có tính chất giống dự án, và tính toán rằng nếu toàn bộ những dự án này có thể hoàn tất đúng hạn và đúng dự toán, lợi nhuận của hãng có thể tăng thêm 3 tỉ euro (3,7 tỉ đô-la Mỹ) trong ba năm. Họ nhận ra bất kỳ một mục tiêu, thay đổi hay cải tiến lớn nào trong tổ chức đều khó có thể hiện thực thành công nếu thiếu vai trò của quản lý dự án.

Chính xác là vậy! Quản lý dự án luôn đóng một vai trò không thể thiếu trong quản lý chiến lược toàn diện. Bất kỳ tổ chức nào cũng cần trang bị cho ban lãnh đạo và đội ngũ điều hành trong tổ chức những công cụ, phương pháp về quản lý dự án nhằm thực hiện các mục tiêu, sự cải tiến và sự thay đổi trong tổ chức.

Là một nhà quản lý, nếu bạn đang chuẩn bị đảm nhiệm những dự án có quy mô vừa và nhỏ (ví dụ như dự án của agency hoặc các dự án thuộc ngành dịch vụ, mô hình phát triển sản phẩm,...) thì không gì phù hợp với bạn hơn nội dung này.

I. Dự án và cách xác định quy mô dự án

Dự án là gì?

Theo Wikipedia, Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến.

Theo Viện Quản lý Dự án (PMI), Dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hay kết quả duy nhất.

Đặc điểm của một dự án

Có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng: Thông thường người ta cố gắng lượng hoá mục tiêu thành ra các chỉ tiêu cụ thể. Mỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thể. Nếu chỉ có kết quả cuối cùng mà kết quả đó không phải là kết quả của một tiến trình thì kết quả đó không được gọi là dự án.

Có một thời hạn nhất định: Nghĩa là phải có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. Dự án được xem là một chuỗi các hoạt động nhất thời. Tổ chức của dự án mang tính chất tạm thời, được tạo dựng lên trong một thời hạn nhất định để đạt được mục tiêu đề ra, sau đó tổ chức này sẽ giải tán hay thay đổi cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu mới.

Sử dụng nguồn lực bị hạn chế. Nguồn lực gồm: nhân lực, nguyên vật liệu, ngân sách.

Thế nào là một dự án vừa và nhỏ?

Xác định quy mô dự án là điều đầu tiên trước khi bắt tay xây dựng kế hoạch và lựa chọn phương án quản lý phù hợp. Quy mô của dự án sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới những trở ngại và khó khăn trong việc đạt được mục tiêu ban đầu của dự án, tuy nhiên, các dự án lớn không nhất thiết phải kéo theo sự phức tạp hay rắc rối. Như đã đề cập, bài viết này thích hợp với những dự án có quy mô vừa và nhỏ. Vậy làm thế nào để xác định được quy mô của một dự án?

Bảng dưới đây thống kê những đặc điểm của quy mô một dự án, cho phép nhà quản lý xác định phạm vi dự án và từ đó tiến hành những bước tiếp theo:

II. Cách lựa chọn phương pháp quản lý dự án

Chọn phương pháp đúng rất quan trọng vì nó định hướng cách chúng ta tiếp cận mục tiêu ngay từ ban đầu – hay có thể nói, nó quyết định sự thành công hay thất bại của dự án. Thế nên đứng trước mỗi một dự án, việc dành thời gian để lựa chọn một phương pháp phù hợp với bối cảnh của mình là điều vô cùng quan trọng.

Ở phần này, chúng ta sẽ tìm cách hiểu đúng về định nghĩa “phương pháp quản lý dự án” và cách đi tìm phương pháp quản lý dự án hoàn hảo nhất.

Trước hết, quản lý dự án là gì?

Project Management - Quản lý dự án, theo Viện Quản lý Dự án (PMI) là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật vào các hoạt động của dự án, nhằm đáp ứng các yêu cầu chung của dự án. Việc Quản lý dự án được thực hiện thông qua ứng dụng phù hợp, tích hợp các quy trình quản lý được xác định cho dự án một cách hiệu quả.

Một phương pháp quản lý dự án là gì?

Theo PMI, phương pháp quản lý dự án là một hệ thống các thông lệ, kĩ thuật, phương thức và luật lệ được xây dựng và ứng dụng trong các bộ máy vận hành của doanh nghiệp. Mỗi hệ phương pháp quản lý dự án được xây dựng để phục vụ một mục tiêu chiến lược cụ thể của doanh nghiệp, nên chúng cũng có các cách tiếp cận khác nhau.

Các cách tiếp cận này được chia thành các mô hình (models) với các nguyên lý, chủ đề, khung vận hành, quy trình và nguyên tắc khác nhau, tổng hòa lại thành một cấu trúc nhất định để quản lý, hướng dự án đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Trước hết thì hãy nhớ lại: Một dự án nghĩa là gì?

Theo như những định nghĩa về dự án ở Phần I, việc trồng một vườn hoa cũng được coi là một dự án, vậy ta có thể áp dụng phương pháp Agile để quản lý nó hay không? Hay áp dụng các phương pháp quản lý rủi ro và chất lượng thì sao? Hoàn toàn có thể. Việc này thậm chí có thể áp dụng được với quy trình 6 Sigma. Tuy nhiên, phương pháp Waterfall lại có vẻ không phù hợp trong trường hợp này, đặc biệt là đối với sản phẩm đầu ra.

5 bước xác định phương pháp quản lý dự án

Bước 1: Xem xét độ phức tạp của các yếu tố trong dự án

Bao gồm dự án, khách hàng, các nguồn lực sẵn có và các ràng buộc của dự án, thời gian, công cụ và con người. Liệt kê các yếu tố này và đánh dấu chúng theo sự đơn giản hoặc phức tạp.

Bước 2: Độ linh hoạt của môi trường làm việc như thế nào?

Nếu đang quen làm việc trong một môi trường năng động, nơi luôn tìm kiếm sự thay đổi và phát triển - Agile sẽ dành cho bạn. Nếu thường làm việc cùngi các yêu cầu, kế hoạch, thời gian và ngân sách cố định, có thể sẽ hiệu quả hơn nếu bạn sử dụng Waterfall.

Bước 3: Điều gì mang lại nhiều giá trị nhất?

Lập danh sách nhu cầu của khách hàng (hoặc các bên liên quan/ người dùng cuối) và sử dụng để chọn cách làm việc đáp ứng tốt nhất các nhu cầu đó. Ví dụ như khách hàng yêu cầu cập nhật và thay đổi liên tục thì cần chọn phương pháp với chu kỳ ngắn để liên tục giữ được mối quan hệ tích cực với khách hàng và cung cấp được giá trị tốt hơn.

Bước 4: Mục tiêu của bạn là gì?

Rõ ràng, phương pháp quản lý chính là phương tiện để đưa bạn tới mục tiêu của dự án. Một phương pháp tốt là phương pháp giúp bạn đạt được mục tiêu chiến lược một cách trực tiếp nhất với nhiều lợi ích và ít tác động tiêu cực nhất.

Bước 5: Giá trị nào của doanh nghiệp mà bạn đề cao?

Đến cuối cùng thì một phương pháp vẫn phải được thực hiện bởi nhân viên của bạn - những người có ý kiến, giá trị hay thói quen. Thay vì tìm ra một phương pháp có vẻ như đang “hot” và ném nó cho nhân viên thực hiện, hãy sử dụng nguồn nhân lực sẵn có, cùng làm việc, thống nhất và xây dựng một phương pháp thích hợp, dựa trên năng lực thực tế chứ không phải những mớ lý thuyết - đó mới là điều bền vững và có thể duy trì lâu dài.

III. Các phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay

Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án, nhưng trên thực tế bạn đang quản lý con người. Vì vậy, mỗi phương pháp quản lý dự án nên được lựa chọn và áp dụng một cách cẩn thận đối với
từng loại dự án.

Dưới đây là 6 phương pháp quản lý dự án phổ biển nhất hiện nay với ưu - nhược điểm của từng phương pháp.

1. AGILE

Khái niệm Agile (viết tắt của Agile Software Development) có nghĩa là phương thức phát triển phần mềm linh hoạt, được ứng dụng trong quy trình phát triển phần mềm với mục tiêu là đưa sản phẩm đến tay người dùng càng nhanh càng tốt.

Rất nhiều nơi định nghĩa Agile như một phương pháp. Thực chất, Agile giống như một phương pháp luận, một triết lý dựa trên hơn nguyên tắc phân đoạn vòng lặp (iterative) và tăng trưởng (incremental).

Ngày nay, triết lí Agile đã vượt xa khỏi khu vực truyền thống của mình là phát triển phần mềm để đóng góp sự thay đổi trong cách thức làm việc, quản lí, sản xuất ở các ngành khác như sản xuất, dịch vụ, sales, marketing, giáo dục... và trở thành một phương thức quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay với nhiều đại diện được gọi là các phương pháp “họ Agile”.

Ưu điểm của Agile:

Thực hiện thay đổi dễ dàng: Bởi vì dự án được chia thành các phần nhỏ, riêng biệt, không phụ thuộc lẫn nhau, nên những thay đổi được thực hiện rất dễ dàng, ở bất kỳ giai đoạn nào của dự án.
Không cần phải nắm mọi thông tin ngay từ đầu: Phù hợp với những dự án chưa xác định được mục tiêu cuối cùng rõ ràng, vì việc này không quá cần thiết trong giai đoạn đầu.
Bàn giao nhanh hơn: Việc chia nhỏ dự án cho phép đội ngũ có thể tiến hành kiểm tra theo từng phần, xác định và sửa chữa vấn đề nhanh hơn, nhờ đó việc bàn giao công việc sẽ nhất quán và thành công hơn.
Chú ý đến phản hồi của khách hàng và người dùng: Cả khách hàng và người dùng cuối đều có cơ hội để đóng góp các ý kiến và phản hồi, từ đó họ sẽ có ảnh hưởng một cách mạnh mẽ và tích cực tới sản phẩm cuối cùng.
Cải tiến liên tục: Agile khuyến khích thành viên trong đội ngũ làm việc và khách hàng cung cấp phản hồi của mình, khi đó các giai đoạn khác nhau của sản phẩm cuối có thể được kiểm tra và cải thiện lại nhiều lần nếu cần.

Nhược điểm của Agile:

Khó lên kế hoạch dự án: Khá là khó để xác định rõ ràng thời gian bàn giao sản phẩm cuối cùng, vì dự án được chia nhỏ thành các phần khác nhau và mỗi phần lại có thời gian bàn giao riêng biệt.
Bắt buộc phải hướng dẫn và đào tạo chi tiết: Phương pháp Agile phức tạp hơn nhiều so với phương pháp truyền thống. Họ sẽ cần phải trải qua đào tạo, hướng dẫn thì mới có thể nắm được phương pháp một cách rõ ràng, đặc biệt là thời gian đầu.
Ít tài liệu hướng dẫn: Vì Agile thay đổi rất nhiều nên các tài liệu thích hợp cũng thường bị bỏ qua, vì không xác định rõ được kỳ vọng và thành phẩm ngay từ đầu. Mặc dù tài liệu không phải là yếu tố quan trọng nhất, nhưng chúng vẫn rất cần thiết.
Bắt buộc phải hợp tác để dự án thành công: Điều này đòi hỏi một sự cam kết về thời gian từ cả hai bên trong suốt thời gian của dự án mà các cấu trúc quản lý dự án khác không luôn yêu cầu. Phải có sự tham gia tích cực của người dùng và tiếp tục cộng tác để nó hoạt động.
Chi phí cao: Chi phí thực hiện theo phương pháp Agile thường hơn một chút so với các phương pháp phát triển khác.

Agile phù hợp với dự án như thế nào?

Agile phù hợp với các dự án đòi hỏi sự linh hoạt và có mức độ phức tạp hoặc không chắc chắn. Chẳng hạn, một sản phẩm hoặc dịch vụ chưa từng được nhóm xây dựng.

Agile được sinh ra trong lĩnh vực phát triển phần mềm. Các giai đoạn trong mô hình Agile phù hợp với phát triển và kiểm thử phần mềm. Tuy nhiên ngày nay, triết lí Agile đã vượt xa khỏi khu vực truyền thống của mình và đóng góp sự thay đổi trong cách thức làm việc, quản lí, sản xuất ở bất kỳ ngành công nghiệp hoặc kinh doanh nào như sản xuất, dịch vụ, sales, marketing, giáo dục và đạt được hiệu quả cao.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng phù hợp với mô hình Agile. Để áp dụng thành công mô hình này cần một số điều kiện tiên quyết trong tổ chức:

Thứ nhất, các thành viên phối hợp, giao tiếp hiệu quả trong nội bộ. Kỹ năng giao tiếp tốt giúp nhóm làm việc thấu hiểu khách hàng, hợp tác tốt với nhau đảm bảo chất lượng và tốc độ.
Thứ hai, tính tự chủ của mỗi thành viên phải được đảm bảo để các nhóm tự quản lý có thể vận hành một cách chủ động, trơn tru thay vì chỉ tuân thủ theo chỉ dẫn cấp trên như trong các mô hình truyền thống.
Thứ ba, các hoạt động được modul hóa thông qua những nhóm liên chức năng. Những nhóm này có khả năng làm việc với tốc độ và chất lượng cao, với khách hàng là trung tâm

2. WATERFALL - Mô hình thác nước

Là một trong những mô hình quản lí dự án dễ hiểu và dễ quản lí nhất hiện nay, mô hình thác nước là phương pháp quản lí dự án dựa trên qui trình thiết kế tuần tự và liên tiếp.

Theo Waterfall, sau khi phạm vi dự án được xác định, các nhóm sẽ được phân công công việc với mục tiêu và lịch trình thực hiện cụ thể. Mỗi nhóm đảm nhiệm một phương diện hoặc một bộ phận của dự án. Các bộ phận này được vận hành tuần tự theo quy trình, các giai đoạn của dự án được thực hiện lần lượt và nối tiếp nhau, giai đoạn mới chỉ được bắt đầu khi giai đoạn trước nó đã được hoàn thành.

6 giai đoạn của quản lý dự án Waterfall

Ưu điểm của Waterfall

Waterfall rất tuyệt vời nếu bạn có thể đưa ra một kế hoạch, quy trình chặt chẽ và những dự trù phát sinh ngay từ đầu.
Là phương pháp đơn giản, dễ sử dụng và dễ hiểu.
Quy trình thực hiện rõ ràng, phân phối dự án dễ và nhanh, dễ dàng phân bổ chi phí hợp lý.
Phù hợp với dự án nhỏ và không phát sinh nhiều yêu cầu mới trong quá trình triển khai
Dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ dự án đang đi đến đâu do mỗi giai đoạn đều có quá trình cụ thể, danh sách nhiệm vụ rõ ràng và kết quả nằm trong tầm dự đoán.

Nhược điểm của Waterfall

Thích ứng kém: Thiếu sót quan trọng nhất của Waterfall là khả năng thích ứng trước thay đổi trong toàn bộ vòng đời phát triển. Nó không cho phép bạn đi lệch khỏi kế hoạch đã đặt ra. Đây là một vấn đề rất lớn khi các nhóm dự án phải đối mặt với những vấn đề xuất hiện bất ngờ, không có trong kế hoạch.
Bỏ qua phản hồi người dùng ở các giai đoạn sau: Vì có một quá trình nghiêm ngặt từng bước một, Waterfall rất khó để xử lý các nhu cầu phát sinh của khách hàng trong khi dự án đã đi vào các giai đoạn triển khai thực hiện. Đương nhiên có thể đưa quá trình về các giai đoạn trước nhưng điều này sẽ vô cùng tốn kém và ngốn thời gian cho cả nhóm phát triển và khách hàng.
Thử nghiệm chỉ bắt đầu khi quá trình thực hiện kết thúc: Trong khi phần lớn các mô hình hiện đại luôn tích hợp kiểm thử là một phần tất yếu và luôn luôn xuyên suốt mọi quá trình trong quá trình phát triển, Waterfall để kiểm thử vào cuối vòng đời. Nếu bước đánh giá cuối cùng cho thấy dự án không hiệu quả, dễ là bạn sẽ phải làm lại tất cả từ con số 0.

Waterfall phù hợp với dự án như thế nào?

Phương pháp Waterfall phù hợp với các dự án lớn yêu cầu duy trì các giai đoạn và thời hạn nghiêm ngặt, hoặc các dự án đã được thực hiện nhiều lần mà cơ hội xảy ra phát sinh trong quá trình thấp. Đặc biệt phù hợp trong sản xuất và xây dựng tạo ra các sản phẩm vật lý và tuân theo các đơn đặt hàng lắp ráp chính xác, có thể dễ dàng áp dụng các kế hoạch từ các dự án trước đó vào công việc hiện tại với rất ít hoặc không cần điều chỉnh.

Việc áp dụng mô hình Waterfall được khuyến khích khi người thực hiện nắm rõ yêu cầu của dự án tốt nhất, đòi hỏi về tính rõ ràng và tính ổn định cao như:

Waterfall chỉ nên sử dụng khi mà đội dự án đã có kinh nghiệm làm việc, trình độ chuyên môn và kỹ thuật cao bởi mô hình này đòi hỏi sự chính xác ngay từ đầu.
Waterfall hợp với những dự án mà khách hàng xác định được yêu cầu cụ thể, chính xác ngay từ đầu và ít có khả năng thay đổi, loại bỏ được những yêu cầu mập mờ, không rõ ràng.
Đối với những khách hàng lớn mà phong cách làm việc của họ chủ yếu theo mô hình truyền thống hoặc những khách hàng lo ngại có nhiều thay đổi trong dự án.
Nắm vững được công nghệ và sự phát triển của công nghệ.

3. LEAN - Quản trị tinh gọn

Lean là một mô hình bao gồm các nguyên tắc và công cụ cải tiến có hệ thống, tập trung vào việc tạo giá trị từ góc nhìn của khách hàng và loại bỏ những lãng phí trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ của một tổ chức.

Lean là một triết lý làm việc hơn là một phương pháp - tập trung vào loại bỏ lãng phí (bất cứ thứ gì không mang lại giá trị), cải tiến hệ thống, học hỏi và tính toàn vẹn của quy trình. Lean giúp tăng khả năng sử dụng các nguồn lực, rút ngắn thời gian chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ nhằm cung cấp sản phẩm, dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà không có bất kỳ sự lãng phí nào thông qua cải tiến liên tục quá trình.

5 nguyên lý của Lean:

Giá trị: Giá trị (sản phẩm/dịch vụ) là do nhà sản xuất tạo ra – từ quan điểm của khách hàng. Trong Lean, nếu bạn xác định sai giá trị, tức là cung cấp sản phẩm/dịch vụ “sai” so yêu cầu của khách hàng, thì đó là Lãng phí. Kể cả việc bạn sản xuất/cung cấp sản phẩm/dịch vụ nhiều hơn so với mức yêu cầu của khách hàng cũng là lãng phí (thừa).
Chuỗi giá trị: Chuỗi giá trị là một quá trình bao gồm những hành động cần thiết để đưa một sản phẩm/dịch vụ nào đó tới tay khách hàng. Mục đích của bước này là để xác định từng khâu, từng bước trong chuỗi giá trị xem hoạt động nào tạo ra giá trị và hoạt động nào là lãng phí cần loại bỏ.

Quá trình này đi qua 3 nhiệm vụ quản trị thiết yếu của bất kỳ một doanh nghiệp nào:

- Giải quyết vấn đề của khách hàng: Từ ý tưởng cho đến thiết kế và công nghệ để đưa vào sản xuất.
- Quản lý thông tin: Từ nhận đơn hàng cho đến lập kế hoạch giao hàng chi tiết.
- Chuyển hóa vật chất: Từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm/dịch vụ hoàn thiện tới tay khách hàng.

Dòng chảy: Sau khi loại bỏ các lãng phí ra khỏi Chuỗi giá trị, việc tiếp theo là đảm bảo các hoạt động còn lại trong chuỗi giá trị được lưu thông suôn sẻ mà không bị gián đoạn, trì hoãn hay tắc nghẽn. Điều này tạo ra một dòng chảy liên tục nhằm đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đến tay khách hàng nhanh nhất có thể.
Kéo: Ví dụ trong sản xuất, khách hàng đặt hàng và bạn chỉ sản xuất vừa đúng theo đơn đặt hàng đó thì gọi là sản xuất theo nguyên lý “kéo”. Kéo – tức là khách hàng kéo bạn thông qua đơn đặt hàng – và bạn làm theo đúng yêu cầu đó. Nguyên lý kéo đem lại cho bạn một khoản tiền thông qua việc giảm hàng tồn kho và đẩy nhanh tốc độ thu hồi vốn đầu tư, đây có phải là một thành tựu mang tính cách mạng? Thật ra, đó là do khả năng thiết kế, lập kế hoạch và sản xuất/cung cấp chính xác những gì mà khách hàng cần vào đúng lúc họ muốn.
Hoàn thiện: Khi doanh nghiệp bắt đầu định nghĩa chính xác Giá trị là gì, xác định toàn bộ Chuỗi giá trị, đảm bảo Dòng chảy không ngừng và để khách hàng Kéo giá trị thì có một điều kỳ lạ bắt đầu xảy ra. Những người có liên quan chợt nhận ra rằng không-có-điểm-dừng trong quá trình loại bỏ lãng phí, cắt giảm sức lao động, tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu sai sót khi cung cấp một sản phẩm/dịch vụ ngày càng tiệm cận với nhu cầu chính xác của khách hàng.

Ưu điểm của Lean:

Giảm chi phí tồn kho: Giảm thiểu chi phí tồn kho của các nguyên liệu thô đầu vào, bán thành phẩm và thành phẩm. Hơn nữa khi mua ít nguyên liệu thô, doanh nghiệp sẽ chi ít tiền hơn để thuê nhà kho, ít nhân công để quản lí.
Tăng năng suất và tính linh hoạt: Công nhân sẽ di chuyển từng bộ phận ngay khi hoàn thành thay vì chờ chuyển từng lô, giúp gia tăng năng suất và tính linh hoạt trong quy trình. Ngoài ra còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian sản xuất để nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng
Loại bỏ hao phí: Tìm cách loại bỏ hao phí dưới mọi hình thức, chẳng hạn như chuyển động thừa, hàng tồn kho và thời gian chờ. Lean giúp loại bỏ các nút thắt gây lãng phí thời gian trong dây chuyền sản xuất.
Cải thiện chất lượng: Loại bỏ hao phí bằng cách giảm thiểu số lượng sản phẩm lỗi. Dây chuyền di chuyển từng bộ phận cho phép công nhân xác định những bộ phận lỗi trước khi số lượng lớn sản phẩm được sản xuất. Lean đưa ra quy trình sản xuất theo mô hình work cell - hoàn thành tất cả các hoạt động sản xuất một sản phẩm trong một khu vực.
Động viên tinh thần làm việc của nhân viên: Khi ứng dụng chiến lược Lean thành công, người lao động sẽ được trao quyền tham gia vào cải tiến chất lượng sản phẩm, điều đó thúc đẩy tinh thần cống hiến trong họ.
Cải thiện sự tương tác với khách hàng: Luôn giao tiếp với khách hàng, đáp ứng các mối quan tâm và trải nghiệm của họ với sản phẩm là một trong những động lực hàng đầu trong việc cắt giảm các lãng phí.

Nhược điểm của Lean:

Vấn đề cung ứng: Bởi vì chỉ có một số lượng nhỏ của hàng tồn kho được dự trữ, Lean phụ thuộc rất nhiều vào các nhà cung ứng nhằm tránh gây gián đoạn. Nếu một trong các nhà cung ứng gặp vấn đề như không chấp nhận giao hàng số lượng ít hoặc tuân theo quy trình quá khắt khe hay những sự cố ngoài ý muốn xảy ra thì buộc toàn bộ dây chuyền phải dừng lại. Những vấn đề này tạo nên gánh nặng về chi phí và tạo ra những căng thẳng mà cuối cùng ảnh hưởng đến quá trình sản xuất hay thậm chí là phải thường xuyên thay đổi nhà cung ứng hoặc khó khăn để tìm ra nhà cung ứng phù hợp với lịch trình của doanh nghiệp.
Chi phí vận hành cao: Khi ứng dụng Lean có nghĩa là hoàn toàn tháo dỡ các thiết bị, hệ thống cũ ở nhà máy trước đó. Chi phí đào tạo nhân lực cao và kéo dài, chi phí thuê các nhà quản lý có kinh nghiệm cao hơn bình thường, vốn đầu tư mua máy móc thiết bị không nhỏ và các thiết lập của mô hình work cell được tính vào nợ dài hạn.
Thiếu sự đồng thuận của nhân viên: Lean thường đòi hỏi đại tu toàn bộ hệ thống sản xuất và có thể nhân viên từ chối vì họ thích cách làm cũ hơn. Hơn nữa, Lean đòi hỏi nhân viên phải liên tục kiểm soát chất lượng nhưng một số nhân viên sẽ thấy không hứng thú hoặc không đủ tiêu chuẩn để làm. Những nhân viên lớn tuổi có thể thích phương pháp trước đó và gây cản trở những người khác làm việc.
Khách hàng không hài lòng: Bất cứ gián đoạn nào chuỗi cung ứng đều ảnh hưởng đến khách hàng. Giao hàng trễ hay trì hoãn cũng là vấn đề cần được chú trọng xử lý trong quy trình này

Lean phù hợp với dự án như thế nào?

Một quan niệm phổ biến là Lean chỉ phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất. Quan niệm này đã lỗi thời. Do bản chất là tập trung vào việc loại bỏ các lãng phí cùng với nỗ lực để tạo thêm giá trị cho khách hàng, nên phạm vi các đối tượng tổ chức có thể áp dụng Lean đã vượt ra khỏi ranh giới các ngành công nghiệp sản xuất truyền thống để mở rộng ra các lĩnh vực cung cấp dịch vụ, ví dụ chăm sóc sức khỏe, bán lẻ, du lịch, ngân hàng, văn phòng, bệnh viện, ngay cả các tổ chức phi lợi nhuận và chính phủ cũng áp dụng quản trị tinh gọn.

Nếu những dự án trước đó xuất hiện một vài trong số những vấn đề dưới đây, doanh nghiệp đó chắc chắn cần đến Lean:

Hàng tồn kho tích lũy trong dự trữ bình ổn (buffer stocks)
Sản phẩm đang sản xuất (Work-in-process) bị tồn kho
Dòng chảy thông tin và chất lượng thông tin kém
Hiếm khi đạt được mục tiêu sản xuất
Nhiều chi phí phát sinh
Dịch vụ chăm sóc khách hàng kém
Dự đoán doanh thu sai lệch nhiều
Hồ sơ hàng tồn kho, thông số kỹ thuật sản phẩm, vận chuyển tài liệu có sai sót
Các nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng có chất lượng sản phẩm thấp hoặc thanh toán chậm .
Tồn kho dư thừa một số nguyên vật liệu nhưng lại thiếu những nguyên liệu cần thiết khác
Chu kì sản xuất dài
Thủ tục hành chính quá phức tạp và phiền toái
Những khâu không cần thiết xuất hiện thường xuyên trong quy trình
Nhiều khách hàng chưa được giao hàng (backorders)
Di chuyển sản phẩm không cần thiết
Duy trì những khu vực khác để làm nơi chứa hàng tồn kho
Container còn nhiều không gian trống hoặc sản phẩm bị hư hại trong quá trình vận chuyển
Nhân việc làm việc riêng trong giờ làm việc hoặc làm những việc không mang lại giá trị cho doanh nghiệp

4. SCRUM - Quản lý dự án nước rút

Scrum xuất phát là một quy trình phát triển phần mềm theo Agile. Vì thế, nó tuân thủ các nguyên tắc của Agile.

Scrum là một khung quản lý dự án được áp dụng rất rộng rãi, bao gồm những dự án đơn giản với một nhóm phát triển nhỏ cho đến những dự án có yêu cầu rất phức tạp và kể cả những dự án đòi hỏi khung thời gian cố định.

Phương pháp Scrum là bộ khung làm việc giúp các công ty, tổ chức chia nhỏ công việc thành những phần nhỏ hơn, để quản lý dễ dàng hơn và được hoàn thành bởi một nhóm liên chức năng (cross-function) trong một khoảng thời gian quy định (còn gọi là Sprint trong 2-4 tuần). Nhóm Scrum thường sử dụng bảng để theo dõi công việc của từng thành viên trong nhóm (luồng chảy công việc – flow of work).

Các đặc điểm của Scrum

Ưu điểm của Scrum:

Các thành viên trong nhóm có một bức tranh rõ ràng hơn về nhiệm vụ của họ. Họ biết phải làm gì và bất kỳ câu hỏi nào có thể được giải quyết trong lần chạy nước rút tiếp theo của họ.
Các dự án lớn được chia thành các phần nhỏ hơn để dễ quản lý và hoàn thành.
Scrum là một khung có thể giúp bạn quản lý dự án của bạn hiệu quả hơn và sử dụng thời gian và ngân sách tốt hơn.
Scrum là sự đảm bảo tính minh bạch của tất cả các giai đoạn của dự án.
Một trong những nguyên tắc của Scrum là tập trung vào việc giảm thiểu lỗi. Nhờ cách tiếp cận này (ví dụ như chạy nhiều thử nghiệm), bạn có thể chắc chắn rằng dự án được duy trì ở mức chất lượng cao nhất.
Scrum là một phương pháp rất linh hoạt. Nếu khách hàng muốn thực hiện bất kỳ thay đổi hoặc mở rộng sản phẩm với các chức năng mới, thường thì không có vấn đề gì với điều đó. Loại đàn hồi này được đảm bảo bằng nước rút.
Các cuộc họp hàng ngày giúp xác định các mối đe dọa và vấn đề mới nổi có thể được giải quyết nhanh chóng.
Scrum phù hợp với ngân sách, có thể thường xuyên kiểm soát tất cả các chi phí.

Nhược điểm của Scrum:

Scrum phụ thuộc vào việc có những người lao động có năng lực, tận tâm và sẵn sàng làm việc như một phần của một nhóm. Thành công của dự án của bạn có thể gặp rủi ro nếu một thành viên trong nhóm không tham gia hoặc làm công việc của một người chậm hơn những người khác.
Vai trò Scrum Master rất quan trọng. Nếu họ không thực hiện nhiệm vụ của mình một cách chuẩn chỉnh có thể dẫn đến sự chậm trễ trong dự án.
Scrum thường chỉ lý tưởng cho các nhóm 3-9 người. Với các nhóm dự án lớn hơn có thể gặp vấn đề về hiệu quả quản lý.
Các cuộc họp hàng ngày có thể gây khó chịu cho các thành viên trong nhóm.
Sự ra đi bất ngờ của một thành viên trong nhóm có thể gây tổn hại cho tiến độ của toàn bộ dự án.
Ngày giao sản phẩm và giới hạn thời gian chạy nước rút sẽ không áp dụng cho Scrum.

Scrum phù hợp với dự án như thế nào?

Scrum - từng đạt được nhiều thành tựu trong giới phát triển phần mềm - ngày nay đã được biến đổi linh hoạt để hoạt động với gần như bất kỳ thiết kế hoặc dự án sản phẩm phức tạp nào và được áp dụng trong nhiều tập đoàn lớn, các công ty đa quốc gia, cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Scrum thường được sử dụng trong việc phát triển những sản phẩm mà người dùng vẫn chưa xác định được mục tiêu cuối cùng. Bằng phương pháp này, các nhu cầu và đòi hỏi về sản phẩm ngày càng được mô tả chi tiết hơn để tạo ra một sản phẩm hoàn thiện và hữu ích.

Mỗi doanh nghiệp sẽ áp dụng Scrum một cách khác nhau, từ các dự án đơn giản đến phức tạp. Những người sử dụng Scrum nhiều nhất là các nhà quản lý và trưởng nhóm phụ trách một số nhóm hoặc phòng ban; tức là những người có đầu được phục vụ cho các cổ đông nếu dự án không hoàn thành thành công.

Scrum vượt xa mô hình chỉ huy và kiểm soát quản lý tiêu chuẩn, và thay vào đó là một vai trò lãnh đạo tích cực. Người lãnh đạo của một đội sử dụng Scrum không giống như một huấn luyện viên đứng và chỉ đạo bên lề, và giống như đội trưởng trong trò chơi nhiều như mọi người khác.

5. KANBAN - Bảng và thẻ

Theo dịch nghĩa tiếng Nhật, Kanban là có nghĩa là thẻ thị giác (với từ kan là thị giác và từ ban là thẻ). Hãy nghĩ về bảng Kanban như một công cụ trực quan, nơi bạn có thể thấy nhìn thấy, bằng mắt, vị trí của từng tác vụ trong quy trình công việc.

Bảng được chia thành nhiều cột cho từng giai đoạn trong quy trình. Các cột này có thể được tùy chỉnh theo ý thích của bạn, tùy thuộc vào dự án bạn đang làm việc.

Các yếu tố tạo nên Kanban:

Bảng Kanban: Là bảng chứa những việc cần làm của một dự án hoặc quy trình làm việc, trong công cụ quản lý truyền thống thì đây là “dự án” hoặc “không gian làm việc”.
Danh sách Kanban: Một danh sách chứa một tập hợp các thẻ, thường là những thẻ trong cùng một giai đoạn của quy trình; công cụ quản lý dự án truyền thống gọi đây là "danh sách việc cần làm" hoặc "danh sách công việc".
Thẻ Kanban: Như được định nghĩa ở trên, thẻ chứa nội dung liên quan đến bảng và danh sách, chẳng hạn như một nhiệm vụ phải hoàn thành hoặc một sản phẩm sẽ được thực hiện; thẻ Kanban công cụ quản lý dự án truyền thống gọi là "việc cần làm" hoặc "nhiệm vụ".

Những nguyên lý nền tảng của Kanban:

Trực quan hóa công việc và luồng công việc: Nguyên lý trực quan hóa được kết hợp với việc xác định độ ưu tiên cho từng hạng mục công việc, giúp cho chúng ta nhanh chóng biết bây giờ mình phải làm gì mà không mất thời gian suy nghĩ, nhớ lại hay khi cần báo cáo lại tình trạng công việc cũng rất dễ dàng.
Giới hạn lượng công việc đang làm: Kanban cung cấp nguyên lý giới hạn công việc đang làm (Limit Work In Progress – Limit WIP) để giúp chúng ta tập trung cao hơn.
Duy trì dòng chảy luồng công việc: Quản lý công việc theo luồng là nguyên lý rất quan trọng khi làm việc theo nhóm hay thực thi dự án. Khi định nghĩa ra luồng để thực thi, chúng ta sẽ thấy trạng thái của từng hạng mục công việc rất rõ ràng và thậm chí phát hiện ra đâu là nơi công việc bị tắc nghẽn nhiều nhất để từ đó có hành động bảo vệ, bố trí thêm nguồn lực, v.v..
Chú trọng vào cải tiến liên tục (Kaizen): Ở đây quy trình sản xuất luôn được cải tiến liên tục cho dù đã rất tốt. Bạn có biết nếu bạn duy trì thực hiện những cải tiến rất nhỏ để tăng năng suất lên1% mỗi tuần thì sau một năm bạn có thể tăng năng suất lên tới 67% không?
Không sản phẩm nào có bất kỳ lỗi nào.

Ưu điểm của Kanban:

Mọi người đều ở trên cùng một mặt phẳng: Tất cả các nhiệm vụ đều dễ dàng nhìn thấy, điều này mang lại sự minh bạch cho toàn bộ quá trình làm việc. Mỗi thành viên có thể cập nhật nhanh về trạng thái của mọi dự án hoặc nhiệm vụ.
Giảm trực tiếp chi phí và lãng phí: Hệ thống Kanban cải thiện lưu lượng và quản lý hàng tồn kho bằng cách trực tiếp hỗ trợ công ty theo đuổi các hệ thống hiện có của công ty, đảm bảo vận hành hàng tồn kho trơn tru hơn.
Kanban tiết lộ những vướng mắc trong quy trình làm việc: Khi bạn xây dựng một bảng kanban và bạn lấp đầy nó với các thẻ, bạn sẽ thấy rằng một số cột sẽ bị quá tải với các nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp bạn làm nổi bật các tắc nghẽn trong quy trình làm việc của bạn và giải quyết chúng đúng cách.
Hệ thống đơn giản, dễ hiểu: Kanban đặc biệt linh hoạt ở chỗ có thể dễ dàng sử dụng ở bất kỳ đội nhóm trong ngành nghề hay quy mô nào vì nó dễ sử dụng.
Hệ thống phản ứng nhanh nhạy: Kanban giúp chúng ta dễ dàng đáp ứng các yêu cầu thay đổi liên tục của khách hàng. Nó cho phép thay đổi các ưu tiên, tổ chức lại hoặc chuyển nhiệm vụ trọng tâm thực sự nhanh chóng.
Yêu cầu tập trung vào các nhiệm vụ hiện tại cho đến khi hoàn thành: Điều này có thể nhờ vào khái niệm giới hạn công việc đang xử lý. Giới hạn WIP thúc đẩy các nhóm cộng tác để hoàn thành các mục công việc nhanh hơn, mặt khác giúp loại bỏ các phiền nhiễu như đa nhiệm.

Nhược điểm của Kanban:

Kanban thường tập trung vào các tác vụ hàng ngày, nó thúc đẩy việc thực thi nhiệm vụ, nhưng có thể gây rủi ro cho bức tranh lớn hơn là chiến lược và những kết quả quan trọng nhất. Các nhiệm vụ nhỏ được hoàn thành, nhưng kết quả cuối cùng chưa chắc đã đạt được.
Không có khung thời gian của từng giai đoạn: Vì các cột chỉ được gắn nhãn với các giai đoạn (phải thực hiện, đang thực hiện, hoàn thành), nên có thể khó thấy khi nào mọi việc sẽ được thực hiện.
Phải cập nhật bảng: Các nhóm phải nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cập nhật bảng, nếu không, họ có nguy cơ làm việc với thông tin không chính xác.
Kanban sẽ trở nên rất khó áp dụng nếu có quá nhiều hoạt động hoặc nhiệm vụ liên quan đến nhau trong một hệ thống. Điều này là do các hệ thống như vậy tăng cường khả năng chuyển giao hàng hóa và chuyên môn giữa các nhiệm vụ khác nhau quá thường xuyên và làm tăng khó khăn để theo kịp tất cả các hoạt động này.
Đầu ra có thể không đảm bảo chất lượng: Kanban hoạt động giống như một cấu trúc giám sát giúp cho các luồng công việc trôi chảy hơn. Nếu bất kỳ công việc nào được thực hiện là không thỏa đáng, yêu cầu làm lại có thể làm tình hình tồi tệ hơn vì đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực hơn để hoàn thành.

Kanban phù hợp với dự án như thế nào?

Mặc dù ban đầu được thành lập trong các ngành công nghiệp hàng hóa vật chất, nhưng hiện nay khung làm việc Kanban được yêu thích trong rất nhiều ngành nghề bởi mô hình đơn giản giúp cải tiến liên tục.

Kanban phù hợp nhất trong các dự án mà mức độ ưu tiên dao động ở mức độ cao, thậm chí mỗi ngày. Tuy nhiên, bạn nên xem xét các yếu tố sau khi đánh giá liệu Kanban có phải là phương pháp phù hợp với nhóm của bạn không:

Cần một hệ thống linh hoạt để thêm hoặc xóa các mục khi trong quá trình làm việc mà có thay đổi trong thời gian ngắn.
Dự án của bạn nhấn mạnh nhiều về quy trình làm việc liên tục hơn là những thời hạn hoàn thành đơn lẻ và quan trọng.
Không có nhiều áp lực về thời gian hoàn thành.
Cần cải tiến liên tục trong quá trình làm việc.
Bạn muốn nhóm có khả năng báo cáo kết quả bất cứ lúc nào.
Nhóm của bạn thích cải thiện gia tăng các quy trình hiện có hơn là áp đặt một hệ thống mới triệt để.
Hệ thống hiện tại dễ hiểu để áp dụng Kanban.
Ưu tiên hàng đầu là đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Đang gặp phải tồn đọng do công việc bị đình trệ, quy trình cơ bản đã ổn định nhưng hoạt động cần mượt mà và hiệu quả hơn.

6. 6 SIGMA - Quản lý chất lượng dự án

6 Sigma (Six Sigma, hay 6σ) là một hệ phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh và quản lý chất lượng.

6 Sigma đo lường các khả năng gây lỗi chứ không phải các sản phẩm bị lỗi. Mục đích của 6 Sigma là cải thiện các quy trình để ngăn những vấn đề và lỗi xảy ra thay vì chỉ tìm ra các giải pháp ngắn hạn hoặc tạm thời để giải quyết vấn đề.

Hệ phương pháp này đem tới một tư duy mới cho các doanh nghiệp: thay vì tập trung vào xử lý các sản phẩm lỗi, hãy đầu tư cải thiện quy trình để ngăn lỗi xảy ra, tạo lập sự ổn định gần như hoàn hảo trong quá trình sản xuất và hoạt động kinh doanh.

6 Sigma sử dụng phương pháp thống kê để đếm số lỗi phát sinh trong một quá trình, sau đó tìm ra cách để khắc phục, đưa nó tới càng gần mức “không lỗi” càng tốt ở ngay công đoạn đầu tiên. Chỉ khi nào một quy trình không tồn tại hơn 3,4 lỗi trên mỗi một triệu cơ hội (sản phẩm), nó mới đạt được mức tiêu chuẩn của 6 Sigma.

Đặc trưng của 6 Sigma:

Tập trung vào lợi nhuận tài chính có thể đo lường và định lượng.
Lãnh đạo rất quan trọng.
Dữ liệu và số liệu thống kê là cơ sở của việc ra quyết định thay vì các giả định hoặc phỏng đoán.

Các giai đoạn của 6 Sigma:

Năm 2011, tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO đã xuất bản Bộ tiêu chuẩn các phương pháp định lượng 6 Sigma nhằm nâng cao quy trình hoạt động. Quản lý chất lượng dự án theo Six Sigma dựa trên hai phương pháp của chu trình Kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Tác động do giáo sư Deming đưa ra. Những phương pháp này kết hợp 5 giai đoạn khác nhau, viết tắt là DMAIC và DMADV:

DMAIC sử dụng cho các dự án nhằm nâng cao chất lượng của những quá trình kinh doanh đã có.
DMADV sử dụng cho các dự án nhằm tạo ra sản phẩm mới hoặc quá trình thiết kế mới.

Ưu điểm của 6 Sigma:

Giảm thiểu và loại bỏ lãng phí: Các dự án 6 Sigma mang lại rất nhiều lợi ích về kinh tế thông qua việc nhận diện và loại bỏ các lãng phí trong công việc, các nguồn lực sử dụng không hợp lý, vật tư quá định mức, cải tiến phương pháp quản lý… Khi các quy trình làm việc được phân tích dưới góc độ chi phí, giá trị gia tăng từ quan điểm của khách hàng, các lãng phí sẽ đồng thời được nhận diện và loại bỏ, từ đó trực tiếp mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
Giảm thiểu lỗi và chi phí sửa hàng: Sản phẩm lỗi, chất lượng kém là nguyên nhân gây ra nhiều chi phí phát sinh sau này. Các chi phí có thể bao gồm thời gian, nhân lực, nguyên vật liệu, uy tín công ty… Việc áp dụng các dự án 6 Sigma giúp giảm thiểu các chi phí này thông qua việc cải tiến quy trình và chất lượng sản phẩm.
Xây dựng ổn đinh hệ thống quản lý doanh nghiệp: Để đạt được mục tiêu 3,4 lỗi trên một triệu cơ hội của tiêu chuẩn 6 Sigma, doanh nghiệp cần phải xây dựng cho mình một hệ thống quản lý quy chuẩn hoàn chỉnh hơn.
Giảm thiểu lỗi của con người và sự phụ thuộc vào con người: Một trong những lợi ích lớn nhất đạt được là giảm được chi phí nhân công thông qua việc tăng năng suất và giảm thiểu các công việc lãng phí do sản phẩm lỗi gây ra, ngoài ra còn giảm thiểu hoặc loại bỏ sự phụ thuộc vào các nhân sự có kỹ năng cao.
Xây dựng và phát triển nguồn nhân lực: Áp dụng hệ phương pháp 6 Sigma đòi hỏi phải có một nguồn nhân lực có kiến thức về hoạt động của công ty cũng như được đào tạo về cách thực hiện. Nguồn nhân lực vững mạnh sẽ là cơ sở để doanh thực hiện nhiều hơn những kế hoạch cũng như mục tiêu tham vọng hơn nữa.
Gia tăng sự hài lòng của khách hàng: Quyết định áp dụng 6 sigma cũng có nghĩa công ty đã nói không với việc để sản phẩm kém chất lượng đến tay khách hàng. Rât nhiều công ty không chỉ đạt được lợi ích về việc cắt giảm chi phí, mà lợi ích thông qua việc thị phần của họ gia tăng đáng kể do khách hàng tin tưởng sản phẩm của các công ty có áp dụng các chương trình cải tiến như 6 Sigma.

Nhược điểm của 6 Sigma:

6 Sigma chú trọng cải tiến chất lượng chứ không cố gắng cắt giảm chi phí. Để đạt được 6 Sigma thường đòi hỏi thiết bị tốt hơn, đầu tư vào máy móc hệ thống kiểm tra được cải thiện, kiểm tra chất lượng hơn và dung sai chặt chẽ hơn. Điều này có thể tiêu thụ rất nhiều tài nguyên.
Không thích hợp trong các lĩnh vực ít lợi nhuận vì muốn đạt được các tiêu chuẩn chất lượng của 6 Sigma cần rất nhiều thời gian và chi phí.
6 Sigma nhấn mạnh vào sự cứng nhắc của quy trình, về cơ bản mâu thuẫn với sự đổi mới và giết chết sự sáng tạo. Những cách tiếp cận sáng tạo như là một vài sai lệch trong sản xuất, sự dư thừa, các giải pháp bất thường, nghiên cứu không đầy đủ đều đi ngược với nguyên tắc 6 Sigma.
Dự án 6 Sigma đòi hỏi lực lượng nhân lực có tay nghề cao. Việc kiểm soát chất lượng và nâng cao năng lực của nhân viên yêu cầu phải được thực hiện thường xuyên.
Mặc dù phán đoán được các sai lầm, việc chuyển đổi các khái niệm lý thuyết thành ứng dụng thực tế có rất nhiều rào cản thời gian thực cần được giải quyết.

6 Sigma phù hợp với dự án như thế nào?

Các phương pháp quản lý dự án truyền thống được sử dụng rộng rãi và áp dụng trong tất cả các lĩnh vực và loại hình kinh doanh. Trong khi đó, phương pháp 6 Sigma ngày càng trở nên phổ biển hơn giữa các công ty có xu hướng tìm giải pháp kết hợp giữa phương pháp có thể cải tiến chất lượng mạnh mẽ với một quy trình quản lý dự án hợp lý.

Trước tiên để biết dự án có phù hợp với 6 Sigma hay không, bạn hãy đặt câu hỏi: “Mục đích của dự án là gì và phương pháp quản lý có thể giúp gì cho dự án của bạn?”. Nhớ rằng, 6 Sigma có thể làm được những điều này đối với dự án:

Xác định nguyên nhân gây ra vấn đề cản trở sự thành công của mục tiêu.
Sử dụng dữ liệu hiệu quả hơn để tăng hiệu quả và năng suất
Tăng sự hài lòng của khách hàng và nhân viên
Có nhu cầu nâng cao khả năng cạnh tranh thông qua loại bỏ lãng phí, rút ngắn thời gian sản xuất/ cung cấp dịch vụ và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Thiết kế một quy trình mới hoặc thiết kế lại một quy trình không hiệu quả.

Phương pháp quản lý 6 Sigma phù hợp với các dự án:

Yêu cầu một quy trình cơ bản và thống nhất, không có nhiều thay đổi khi làm việc.
Dự án chú trọng quy trình chứ không phải về các mối quan hệ.
Đang gặp khó khăn trong quá trình sản xuất, kinh doanh do chi phí đầu vào tăng cao, giá bán giảm, cần tái cấu trúc hoạt động.
Sẵn sàng tiêu tốn thời gian và kinh phí để sửa chữa nếu phát hiện lỗ hổng trong quy trình, đầu tư máy móc thiết bị nếu cần thiết – tất cả phục vụ cho sự lâu dài.
Đội ngũ lãnh đạo và nhân viên có chuyên môn cao vì sự phức tạp trong triển khai, để dự đoán lỗi, sửa chữa quy trình và kiểm soát chất lượng sản phẩm.

IV. Làm thế nào để ứng dụng “chuẩn” phương pháp quản lý trong thời đại 4.0?

Khi đã lựa chọn cho dự án của mình một phương pháp quản lý thích hợp, bước tiếp theo của nhà quản lý là ứng dụng nó vào thực tế - chúng ta đều biết điều này là không hề đơn giản.

Ngày nay, khi công nghệ đã không còn là cánh tay phải nữa mà gần như là nhân tố quyết định trong mọi cuộc đua, bất kỳ ngành nghề hay mô hình nào cũng cần đến sự trợ giúp của công nghệ để tối ưu hóa năng lực doanh nghiệp - quản lý dự án cũng không hề ngoại lệ. Khi công nghệ phát triển mạnh mẽ, ngày càng nhiều công ty đang tận dụng những giải pháp quản lý dự án trong quá trình vận hành kinh doanh của mình, từ lập kế hoạch, lên lịch cho tới phân bổ tài nguyên và theo dõi tiến trình công việc. Nó cho phép các nhà quản lý dự án, đội ngũ, cùng những bên liên quan kiểm soát ngân sách, quản lý chất lượng hoặc các công việc hành chính.

Và công cụ mà bất kỳ nhà quản lý thức thời nào cũng tìm đến nếu không muốn bị bỏ lại không gì khác chính là phần mềm quản lý dự án - các ứng dụng đem tới lợi thế tốc độ, năng suất vượt trội cho doanh nghiệp, và là trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị hiện đại.

Vì sao các nhà quản lý thức thời lại tìm đến phần mềm quản lý doanh nghiệp để hỗ trợ mình?

1. NỀN TẢNG ALL-IN-ONE:

Phần mềm quản lý dự án là một nền tảng all-in-one (tất cả trong một), ở đó các đội ngũ có thể lên kế hoạch cho dự án, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến trình công việc, quản lý thời gian, phân bổ tài nguyên, giao tiếp & hợp tác, và lưu trữ tài liệu, v..V. Các công ty cần phải nhất quán và theo dõi mọi khía cạnh của dự án trên một nền tảng duy nhất.

2. KHẢ NĂNG DỰ BÁO:

Khi các dự án gần như hoặc thực sự vượt quá ngân sách và/hoặc thời hạn, hầu hết các công cụ sẽ cảnh báo cho công ty về các rủi ro, và giúp tối ưu hóa quá trình ra quyết định bằng cách đề xuất cách giải quyết để công ty có thể nhanh chóng sửa sai trước khi quá muộn.

3. TOÀN CẢNH:

Một trong những lợi thế lớn nhất nằm ở khả năng theo dõi và kiểm soát dự án từ quá trình lên kế hoạch cho tới giai đoạn kết thúc. Biết được phần của mình có khớp với tổng thể kế hoạch hay không, hay dự án có khớp với chiến lược công ty đề ra ban đầu hay không sẽ góp phần thúc đẩy mọi người hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và hiệu quả hơn, thậm chí còn có thể ngăn chặn tình trạng vượt ngoài phạm vi dự án

4. TĂNG CƯỜNG HỢP TÁC TRAO ĐỔI:

Các cá nhân có thể sử dụng công cụ giao tiếp tích hợp trong phần mềm để hợp tác xử lý vấn đề với những quản lý dự án cũng như các thành viên trong nhóm trong thời gian thực. Tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể nhanh chóng truy cập vào ứng dụng, được cập nhật và nhanh chóng đối phó khi có vấn đề phát sinh.

5. TƯƠNG TÁC VỚI KHÁCH HÀNG:

Nhà quản lý dự án và các đội ngũ cũng không phải là những người duy nhất được lợi từ những giải pháp này. Chúng cũng cho phép các nhóm dễ dàng trao đổi với khách hàng và các bên liên quan. Phía khách hàng có thể truy cập vào hệ thống, theo dõi tiến triển và dữ liệu của dự án. Bằng cách này, khách hàng sẽ cung cấp phản hồi trực tiếp, chỉnh sửa, và kiểm tra tiến trình trên cùng một nền tảng.

6. TRỰC QUAN VÀ THÔNG MINH:

Tương tự những giải pháp công nghệ khác, phần mềm quản lý dự án được tạo ra để đơn giản hóa quá trình vận hành kinh doanh. Chúng phù hợp với tất cả mọi người, đặc biệt là lực lượng lao động am hiểu công nghệ, giúp tiết kiệm thời gian, công sức, giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa năng suất và hiệu suất làm việc.

Nhược điểm của những công cụ này là gì?

Ưu điểm của việc sử dụng các phần mềm quản lý dự án là vô tận. Chúng là một trong những công cụ cực kỳ hữu ích mang lại cho công ty lợi thế cạnh tranh cùng cơ hội trở nên nổi bật hơn so với các đối thủ của mình. Tuy nhiên còn có những khía cạnh khác cần phải xem xét, tùy thuộc vào nhu cầu và ưu tiên của công ty.

Đầu tư tốn kém: Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn khá do dự trong việc áp dụng các công cụ quản lý dự án chất lượng vào quá trình hoạt động do chúng quá tốn kém. Nghiên cứu về các phần mềm quản lý phổ biến trên thị trường hiện nay cho thấy công cụ nào cũng đều mang những hạn chế nhất định. Vì vậy, dù chúng cung cấp nhiều giải pháp hữu ích nhưng nhiều khi các giải pháp đó đều được đặt theo yêu cầu hoặc được thực hiện bằng cách mua gộp nhiều chương trình hoặc gói phần mềm khác nhau.
Có thể làm phức tạp các dự án đơn giản: Việc sử dụng các công cụ này trong việc lên kế hoạch và quản lý dự án là điều khá hứa hẹn, tuy nhiên, các dự án đơn giản hơn có lẽ sẽ không cần đến những phần mềm này. Nếu không sử dụng hợp lý, chúng thậm chí còn có thể làm phức tạp hóa vấn đề lên một cách không cần thiết.
Tốc độ học tập: Mặc dù các phần mềm quản lý dự án được tạo ra để giúp các công ty sắp xếp công việc hiệu quả hơn, việc học cách sử dụng nó sao cho nhuần nhuyễn là một quá trình khá mất thời gian. Các nhà quản lý dự án cần phải học cách sử dụng những tính năng quan trọng nhất của phần mềm và đảm bảo rằng tất cả những thành viên trong nhóm đều hiểu rõ những thành phần liên quan trực tiếp tới nhiệm vụ mà họ phải chịu trách nhiệm.
Người dùng trở nên quá phụ thuộc vào phần mềm: Nhiều người phụ thuộc vào hệ thống đó tới nỗi sẽ quên mất nhiệm vụ được giao nếu không có thông báo nhắc nhở. Thực chất, khá nhiều doanh nhân ưa sử dụng những phương pháp truyền thống hơn các giải pháp kỹ thuật số là bởi chúng làm tăng áp lực và thúc đẩy mọi người, đặc biệt là những ai “nước tới chân mới nhảy”, nhanh chóng hoàn thành công việc.
Các vấn đề bảo mật: Việc khách hàng cũng như các bên liên quan có quyền truy cập vào hệ thống có thể dẫn tới việc những thông tin bảo mật hay nhạy cảm của công ty bị truyền ra bên ngoài.

Làm thế nào để đánh giá một phần mềm quản lý dự án?

Luôn có một mối quan hệ mật thiết giữa công cụ và kỹ thuật quản lý của nhà quản lý dự án. Chọn đúng cả phương pháp và công cụ hỗ trợ là nhiệm vụ hàng đầu của một nhà quản lý mỗi khi đứng trước một dự án.

Những tiêu chí cơ bản sau sẽ giúp bạn có một vài đánh giá sơ bộ xem liệu phần mềm này có phù hợp với tính chất dự án và đội nhóm của mình không, tất nhiên tùy vào mức độ phức tạp mà bạn có thể tự thêm những tiêu chí khác:

Giao diện người dùng: Nó có được thiết kế rõ ràng, dễ hiểu và điều hướng trực quan không?
Khả năng sử dụng: Phần mềm có dễ học không? Công ty cung cấp có đào tạo, hướng dẫn, hỗ trợ người dùng và công nghệ không?
Tính năng và chức năng: Nó có cung cấp các tính năng quản lý dự án chính như quản lý tác vụ, công cụ lịch biểu, báo cáo, phân quyền sử dụng, chia sẻ tệp, công cụ cộng tác không?
Tích hợp: Nó có dễ dàng đồng bộ hóa với các công cụ kinh doanh khác không?
Chi phí: Với những tính năng và dịch vụ đi kèm thì chi phí của nó có hợp lý không?

-----------------------

MATE Technology JSC - Transforming Together

Website: https://mate.com.vn/

Hotline: 0981 632 626

Address: 301 Nguyen Trai, Thanh Xuan Trung, Hanoi

trong Doanh nghiệp

Đăng nhập để viết bình luận