Chu trình PDCA là gì? Tìm hiểu cách áp dụng PDCA cho doanh nghiệp
Chu kỳ PDCA có nghĩa là gì?
Giải thích ngắn gọn, chu trình Lập kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động là một mô hình để thực hiện thay đổi. Đây là một phần thiết yếu ca triết lý sản xuất tinh gọn và là điều kiện tiên quyết chính để cải tiến liên tục con người và quy trình.
Đầu tiên, được đề xuất bởi Walter Shewhart và sau đó được phát triển bởi William Deming, chu trình PDCA đã trở thành một khuôn khổ phổ biến cho những cải tiến liên tục trong sản xuất, quản lý và các lĩnh vực khác.
PDCA là một phương pháp bốn giai đoạn đơn giản cho phép các nhóm tránh lặp lại sai lầm và cải thiện quy trình.
Hãy tìm hiểu sâu hơn về chủ đề này và tìm hiểu thêm về chu trình.
Chu trình Lập kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động (PDCA) đến từ đâu?
Nhà vật lý và thống kê người Mỹ Walter Shewhart được coi là cha đẻ của PDCA. Một người với niềm đam mê phân tích thống kê và cải tiến chất lượng, và xây dựng nền tảng của PDCA được ghi lại trong nhiều ấn phẩm.
Nhiều năm sau, được truyền cảm hứng từ những ý tưởng của Shewhart, William Deming đã thựuc sự phát triển mô hình này thành một chu kỳ học tập và cải tiến, trở nên phổ biến với tên gọi PDCA. Đây là lý do tại sao mô hình này còn được gọi là chu trình Shewhart hoặc chu trình Deming.
Giải thích chi tiết về chu trình PDCA
Cụm từ PDCA là viết tắt của bốn giai đoạn:
Plan – Lập kế hoạch.
Do – Thực hiện kế hoạch đã lập.
Check – Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
Act – Thực hiện điều chỉnh, cải tiến thích hợp, sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh cải tiến này và thực hiện chu trình PDCA mới
Chu trình PDCA là một quá trình lặp đi lặp lại để liên tục cải tiến sản phẩm, con người và dịch vụ. Trở thành một phần không thể thiếu của những gì ngày nay được gọi là quản lý tinh gọn. Mô hình Lập kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động bao gồm thử nghiệm các giải pháp, phân tích kết quả và cải tiến quy trình.
Ví dụ: hãy tưởng tượng rằng một doanh nghiệp có rất nhiều lời phàn nàn của khách hàng về tốc độ phản hồi chậm của nhóm hỗ trợ. Sau đó, tổ chức có thể sẽ cần phải cải thiện lại cách làm việc cho các phòng ban nhằmgiải giải quyết các vấn đề của khách hàng đang gặp phải. Đó là điểm mà PDCA phát huy tác dụng.
Quý bạn đọc hãy xem xét kỹ hơn bốn giai đoạn của quy trình PDCA.
4 bước của chu trình PDCA (Plan - Do - Check - Act)
Bước 1: Lập kế hoạch
Ở giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch theo đúng nghĩa đen là những việc cần làm. Tùy thuộc vào quy mô của dự án, việc lập kế hoạch có thể chiếm một phần lớn nỗ lực của đội nhóm trong công ty. Bao gồm các bước nhỏ hơn để có thể xây dựng một kế hoạch phù hợp với ít khả năng thất bại hơn.
Xác định vấn đề
Mục tiêu của bước này là xác định rõ ràng vấn đề hoặc cải tiến mong muốn và nhận ra tầm quan trọng.
Vì vậy, ở bước này phải thực hiện các công việc sau:
Định nghĩa của vấn đề.
Lịch sử của vấn đề
Khảo sát tổn thất hiện tại
Đánh giá lợi nhuận có thể
Xác định các tác động chính.
Nhưng làm thế nào để doanh nghiệp có thể hoàn thành những nhiệm vụ này? Doanh nghiệp có thể áp dụng một số biểu đồ dưới đây để thiết kế chu trình PDCA của mình:
Bảng kiểm.
Biểu đồ kiểm soát.
Sơ đồ Ishikawa.
Với vấn đề đã được xác định và tất cả các nhiệm vụ trên đã được thực hiện, tổ chức có thể chuyển sang bước tiếp theo trong việc lập kế hoạch …
Phân tích hiện tượng
Tại thời điểm này, mục tiêu là điều tra các đặc điểm cụ thể của vấn đề với một tầm nhìn rộng lớn là gì.
Vì vậy, ở bước này doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:
Khám phá các đặc điểm của vấn đề
Giám sát cục bộ
Chuẩn bị các tài liệu.
Cũng như trong bước đầu tiên, có những công cụ có thể giúp hiểu và phân tích hiện tượng được nghiên cứu, đó là:
Biểu đồ.
Sơ đồ pareto.
Sơ đồ phân tán.
Có thể thấy trong giai đoạn đầu, các công cụ được sử dụng để giúp hiểu nguyên nhân có thể của vấn đề bằng cách thu thập dữ liệu thống kê từ quy trình.
Do đó, trong giai đoạn thứ hai, các công cụ được sử dụng tập trung vào việc tìm hiểu hành vi của vấn đề, thông qua các sơ đồ giúp cho việc hiểu dễ hình dung hơn.
Phân tích quy trình
Trọng tâm ở đây rất đơn giản và dễ hiểu: xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề.
Với các nguyên nhân có thể được nêu ra và các sơ đồ giúp hiểu rõ hơn, tổ chức có thể lọc ra những nguyên nhân gây ra tác động lớn hơn đến quy trình, tập trung mọi nỗ lực trong tương lai để giải quyết những vấn đề này.
Trong bước này, các hoạt động sau cần phải được thực hiện:
Định nghĩa nguyên nhân ảnh hưởng
Lựa chọn các nguyên nhân có thể xảy ra nhất
Phân tích các nguyên nhân có thể xảy ra nhất.
Để hoàn thành các nhiệm vụ này, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ sau:
Sơ đồ.
Sơ đồ Ishikawa.
Ma trận Tác động & Nỗ lực.
5 câu hỏi tại sao
Kế hoạch hành động
Trọng tâm của bước này là phát triển các kế hoạch hành động để ngăn chặn các vấn đề bằng cách loại bỏ nguyên nhân gốc rễ của chúng.
Nói một cách đơn giản và trực tiếp, hai nhiệm vụ cần được thực hiện trong bước này, đó là:
Xây dựng chiến lược hành động
Làm việc với các nguyên nhân có khả năng nhất.
Bằng cách có sẵn các nguyên nhân có thể xảy ra nhất, doanh nghiệp cần đưa ra một chiến lược hành động nhằm giải quyết từng nguyên nhân theo cách hiệu quả nhất có thể.
Bước 2: Thực hiện kế hoạch hành động
Với kế hoạch hành động trong tay để giải quyết vấn đề, mọi nhiệm vụ thực sự đi vào hoạt động! Nguyên nhân gốc rễ đã được phát hiện và những ý tưởng tốt nhất để giải quyết chúng đã được biết đến.
Bây giờ, tất cả những gì còn lại là thực hiện chúng theo kế hoạch và để thực hiện chúng một cách xuất sắc, cần phải phổ biến các hành động cho tất cả mọi người để đạt được sự liên kết giữa các lĩnh vực, tránh việc cải tiến quy trình ngụ ý trong một xấu đi trong một quá trình khác.
Đó là lý do tại sao trước đây người ta đã nói rằng trong giai đoạn lập kế hoạch, điều cực kỳ quan trọng là phải có mọi người từ mọi lĩnh vực tham gia vào quá trình này, để tránh các vấn đề về giao tiếp.
Một điểm quan trọng khác cần nhớ là một số hành động cần được đào tạo để thực hiện. Do đó, cần đẩy mạnh công tác đào tạo cần thiết để đảm bảo việc thực hiện chu trình PDCA thành công.
Để làm cho quy trình diễn ra dễ dàng hơn, đây là một số mẹo để áp dụng trong giai đoạn thực hiện:
Trình bày rõ ràng các nhiệm vụ, không tính phí khi chưa xác định rõ ràng
Theo dõi và ghi lại kết quả, dù tích cực hay tiêu cực
Hỏi ý kiến của người vận hành và người giám sát về những thay đổi khi họ thực hiện và tuân thủ chặt chẽ quy trình
Trong trường hợp đào tạo, hãy lên lịch trình để không ảnh hưởng đến các hoạt động của công ty và truyền đạt tầm quan trọng của chúnchúng.
Bước 3: Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch
Trong bước này, có một số điểm phải được kiểm tra để xác minh rằng các hành động đang được thực hiện hiệu quả.
Đảm bảo tính xác thực của thông tin mục tiêu.
Cố gắng chuyển đổi và so sánh các kết quả tài chính do hành động tạo ra
Nếu nhận thấy rằng kết quả không đạt yêu cầu, hãy đảm bảo rằng tất cả các hành động đã được thực hiện
Việc thay đổi một số yếu tố (bên trong hoặc bên ngoài) có thể làm thay đổi đặc điểm và cách phân tích của vấn đề, từ đó ảnh hưởng đến kết quả.
Biểu đồ sau đây có thể giúp bạn hình dung nhanh chóng và rõ ràng các khả năng tồn tại trong bước này:
Các công cụ chất lượng như Biểu đồ và Biểu đồ kiểm soát cũng có thể rất hữu ích ở đây. Ngoài những điều này, các chỉ số hiệu suất liên quan cũng nên được sử dụng ở đây trong phạm vi dự án, có thể là chỉ số OEE, chỉ số năng lực quy trình (CPK) hoặc thậm chí là chỉ số 6 Sigma chẳng hạn.
Bước 4: Thực hiện điều chỉnh, cải tiến thích hợp
Đến giai đoạn cuối của chu trình Lập kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động.
Nếu chu trình của doanh nghiệp đang diễn ra chơn chu và đi đúng với các mục tiêu ban đầu, thì có thể tiếp tục và áp dụng kế hoạch của mình. Doanh nghiệp nghiệp thực hiện xác định các biện pháp phòng tránh cho các vấn đề phát sinh. Lặp lại các bước P-D-C-A với các kế hoạch mới cho đến khi đạt được mục tiêu chính được đề ra và điều chỉnh nhằm làm cho các hoạt động của hệ thống quản trị doanh nghiệp được phối hợp đồng bộ, khắc phục các thiếu sót còn tồn tại và thực hiện được những tiêu chuẩn chất lượng đề ra. Đồng thời, các hoạt động trong giai đoạn này góp phần đưa chất lượng sản phẩm thích ứng với tình hình mới nhằm giảm dần khoảng cách giữa những mong muốn của khách hàng và thực tế chất lượng đạt được, thoả mãn nhu cầu của khách hàng ở mức cao hơn.
Kết Luận
Vốn dĩ người làm kinh doanh không thể nắm bắt được tất cả mọi việc ở mọi khía cạnh. Về cơ bản, doanh nghiệp cần phải lặp lại chu trình PDCA trong tổ chức để phân công công việc trong công ty hợp lý và cải tiến, nâng cao quy trình doanh nghiệp. Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 với việc chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ vào doanh nghiệp để nâng cao năng lực doanh nghiệp, cải tiến quy trình doanh nghiệp.
Như tên gọi của nó, đây là một chu kỳ cải tiến liên tục ! Sẽ luôn có những vấn đề cần giải quyết hoặc những cơ hội cải tiến cần khám phá.Do đó, khi một chu kỳ PDCA kết thúc, doanh nghiệp cần đảm bảo tính lâu dài của kết quả thu được, và tìm cách giải quyết những vấn đề mới để cải thiện kết quả thu được tốt hơn nữa!
---------------------------------------
MATE Technology JSC - Transforming Together
Website: https://mate.com.vn/
Hotline: 0981 632 626
Address: 301 Nguyen Trai, Thanh Xuan Trung, Hanoi