Những khái niệm cơ bản cần nắm trong X-MATE ERP
1. Đối tác và Sổ địa chỉ (Partners & Contacts)
Khái niệm đối tác trong phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP dựa trên nền tảng của MATE khá mở và phù hợp với thực tế, với một thông tin một cá nhân/tổ chức, có thể là khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên,v.v. nhập vào hệ thống ERP sẽ mặc định đó là đối tác của doanh nghiệp mình.
Để làm quen với giao diện X-MATE ERP, doanh nghiệp sẽ bắt đầu làm việc với các thông tin về đối tác. Truy cập menu Bán hàng -> Bán hàng -> Khách hàng sẽ cho bạn danh sách các khách hàng.
Tìm kiếm Đối tác (Search Partner)
Trong giao diện danh sách khách hàng, sẽ nhìn thấy một ô tìm kiếm nhanh với một bộ lọc được tích hợp sẵn. Mặc định bộ lọc này sẽ lọc ra tất cả những đối tác nào là khách hàng. Nếu không dùng bộ lọc này, doanh nghiệp sẽ nhìn thấy toàn bộ danh sách đối tác trong hệ thống của mình. Vì một số lý do đặc thù, danh sách này chỉ hiển thị một số đối tác, nếu muốn xem thêm, có thể sử dụng chức năng tìm kiếm hoặc kích vào nút “showmore” ở bên dưới cùng của danh sách
Form Đối tác
Trong form đối tác, ngoài những thông tin cơ bản, X-MATE ERP còn có bao gồm các tab
Liên hệ
Ghi chú nội bộ
Bán hàng & Mua hàng
Kế toán
Lịch sử
Các trường trong một tab, không hẳn đã có cùng kiểu dữ liệu. Một vài trường (ví dụ như Tên) là kiểu văn bản, một vài trường (ví dụ như Ngôn ngữ) cho phép người dùng chọn một giá trị từ một danh sách các lựa chọn, một vài trường tham chiếu tới các đối tượng khác (ví dụ như Liên hệ – vì một đối tác có thể có nhiều liên hệ), hoặc là một danh sách liên kết tới những đối tượng khác (như là Nhân viên bán hàng)
2. Sản phẩm (Products)
Trong X-MATE ERP Sản phẩm (Products) được sử dụng để định nghĩa một nguyên liệu thô, sản phẩm có thể lưu kho, sản phẩm có thể tiêu thụ hoặc một dịch vụ. Để quản lý Sản phẩm bạn truy cập menu Bán hàng -> Sản phẩm. Trong form Sản phẩm người sử dụng sẽ nhìn thấy các thông tin miêu tả.
Cần lưu ý:
Loại sản phẩm
Có thể tiêu thụ: Doanh nghiệp có thể bán sản phẩm này mà không cần quan tâm đến số lượng trong kho.
Có thể lưu trữ: Khi doanh nghiệp bán sản phẩm này, hệ thống sẽ kiểm tra số lượng trong kho cũng như quy tắc tồn kho.
Dịch vụ: Không áp dụng quản lý kho.
Phương thức mua sắm (tab Mua sắm)
Make to stock: Khi bán sản phẩm, Lệnh giao hàng sẽ được tạo và hệ thống sẽ xem xét số lượng sản phẩm để tiêu thụ
Make to order: Khi bán sản phẩm này, hệ thống sẽ tạo một Hợp đồng mua hàng dưới dạng bản nháp theo đúng số lượng mà bạn định bán, đồng thời nó cũng tạo sẵn một lệnh giao hàng.
Hai khái niệm Đối tác và Sản phẩm liên quan đến hầu hết toàn bộ dữ liệu và tương tác với những vận hành chính trong X-MATE ERP, vì vậy MATE sẽ đề cập với bạn đọc kỹ hơn trong loạt bài riêng biệt.
3. Bảng giá (Pricelist)
Bảng giá trong phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP của MATE cực kỳ linh hoạt cho phép người dùng xây dựng chính sách quản lý giá hoàn chỉnh. Bảng giá dùng để xác định giá mua, giá bán, bao gồm các quy tắc đơn giản cho phép tổ chức xây dựng một bộ quy tắc cho các trường hợp phức tạp nhất: giảm giá nhiều lân, giá bán dựa trên giá mua, giảm giá theo đợt, khuyến mãi trên sản phẩm mới,…hoàn toàn phù hợp với thực tế kinh doanh của doanh nghiệp mình.
Có 2 loại bảng giá:
Bảng giá mua hàng (Purchase Pricelist): sử dụng trường Giá vốn trong tab Mua sắm để làm cơ sở tính toán
Bảng giá công bố (Public Pricelist): sử dụng trường Giá bán trong tab Thông tin để làm cơ sở tính toán giá bán trên bản chào giá.
Để có chức năng Bảng giá, yêu cầu người sử dụng truy cập theo đường dẫn sau: Thiết lập -> Cấu hình -> Bán hàng. Bạn tích chọn “Sử dụng bảng giá để phụ hợp với từng khác hàng”, nhớ ấn “Áp dụng”.
Quản lý Bảng giá của mình, sau đó vào menu Bán hàng -> Cấu hình -> Bảng giá. Cách tạo và sử dụng bảng giá.
4. Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
Như đã đề cập, module CRM là một module cơ bản – quan trọng mà hệ thống ERP nào cũng cần có. X-MATE ERP cung cấp rất nhiều công cụ để quản lý quan hệ các đối tác. Những công cụ đó được bao gồm trong 2 phân hệ CRM & Bán hàng, doanh nghiệp có thể truy cập chúng thông qua menu Bán hàng
Phân hệ CRM cho phép theo dõi:
Đầu mối
Cơ hội
Meeting
Cuộc gọi
Khiếu nại
Hỗ trợ
Ngoài ra, phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP này còn cho phép gán nhân viên hoặc nhóm bán hàng tới từng khách hàng. Từ đó hệ thống sẽ gửi email nhắc nhở tới nhân viên hoặc nhóm bán hàng nếu có bất kỳ sự tương tác nào xảy ra đối với khách hàng đó
Ngoài ra, hệ thống cũng cung cấp đến doanh nghiệp các công cụ để nâng cao năng suất của các nhân viên bán hàng, chăm sóc khách hàng trong công việc hàng ngày.
Phân hệ CRM tích hợp với Outlook và Thunderbird cho phép tự động lưu trữ email, file đính kèm vào hệ thống X-MATE, đồng bộ Lịch & Sổ địa chỉ (Google Calander, Contacts), tích hợp với một số ứng dụng của Google như là Google Docs, Accounts,…
5. Mua hàng (Purchase)
X-MATE ERP cung cấp đến doanh nghiệp một quy trình mua hàng bao gồm từ lúc nhận báo giá từ nhà cung cấp, cho tới nhận hàng, xếp hàng vào kho, tạo hóa đơn, thanh toán cho nhà cung cấp. Có thể hoàn toàn có thể tùy biến quy trình này sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình một cách dễ dàng.
6. Bán hàng (Sales)
Module bán hàng được tích hợp hoàn chỉnh với module CRM, có một vài chức năng tương tự như Mua hàng, nhưng điều quan trong là quy trình nghiệp vụ của chúng hoàn toàn độc lập và khác nhau. Module này cho phép quản lý các mục tiêu về bán hàng một cách hiệu quả, ghi nhận chi tiết các đơn hàng và lịch sử của chúng nhằm giúp doanh nghiệp xử lý kịp thời.
7. Tổ chức và quản lý kho (Warehouse)
Module Kho dựa trên cấu trúc vị trí thứ bậc, từ kho hàng đến các thùng lưu trữ. Hệ thống ghi sổ kép cung cấp khả năng mạnh mẽ để quản lý tồn kho đối với hàng hóa mua vào (từ NCC), hàng bán ra (giao cho người mua) cũng như các sản phẩm từ khâu sản xuất. Các địa điểm kho được tổ chức tương tự như hệ thống tài khoản trong Kế toán, do đó doanh nghiệp có thể tổ chức và quản lý kho của mình một cách chi tiết nhất.
Module này cho phép:
Định nghĩa các kho và cấu trúc vị trí cho từng kho.
Quản lý tồn kho.
Thực hiện đóng gói đơn hàng được tạo ra bởi Hệ thống.
Thực hiện giao hàng với các Phiếu giao hàng và tính toán chi phí giao hàng.
Tính toán tồn kho lý thuyết và tự động định giá tồn kho.
Tạo quy tắc tồn kho để Hệ thống tự động bổ xung kho khi cần thiết.
8. Sản xuất (MRP)
Module Sản xuất phép lên kế hoạch, đặt hàng, lưu kho, sản xuất và lắp ráp sản phẩm từ các nguyên vật liệu thô và các bộ phận. Xử lý việc tiêu thụ và sản xuất sản phẩm theo hóa đơn nguyên vật liệu và các hoạt động cần thiết đối với máy móc, công cụ hay nguồn nhân lực theo các công đoạn sản xuất.
Các thuật ngữ trong sản xuất:
BoM: Bill of Material là Công thức sản xuất hay còn gọi là Định mức nguyên vật liệu, Công thức pha chế,…
Routing: Phân nhánh (bộ phận) sản xuất.
Work Center: Năng lực sản xuất, bao gồm con người, máy móc,…
9. Quy trình nghiệp vụ
X-MATE ERP với mã nguồn mở giúp doanh nghiệp định nghĩa quy trình nghiệp vụ (workflow) cho những nghiệp vụ chuyên biệt phù hợp với Doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, một số workflow đã được định nghĩa sẵn trong mỗi module, ví dụ workflow Bán hàng (có sẵn trong phân hệ Quản lý Bán hàng).
10. Bộ lọc & Tìm kiếm (Fillter & Advance Search)
Chức năng Tìm kiếm nâng cao cung cấp một cơ chế lọc thân thiện cho người sử dụng dễ dàng trong việc tìm kiếm và lọc thông tin cần thiết từ một danh sách dữ liệu. Một ví dụ điển hình về chức năng tìm kiếm nâng cáo đó là hệ thống Báo cáo Thông kê. Các báo cáo hiển thị nội dung thống kê tóm tắt với kết quả đã được lọc theo yêu cầu của người sử dụng
Tìm kiếm nâng cao bao gồm 3 yếu tố: Các nút Lọc (Filter), Bộ lọc mở rộng, Các tùy Nhóm theo (Group by)
Trên đây là toàn bộ quy trình hoạt động chi tiết nhất tại hệ thống E-Learning trong bộ giải pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp X-MATE ERP. Để xây dựng bộ giải pháp E-Learning hiệu quả cho doanh nghiệp với các quy mô khác nhau, MATE chúng tôi luôn đảm bảo sự hợp lý trong sử dụng của các phân hệ đi theo một quy trình cơ bản và nhất quán. Mỗi bộ phận trong từng phòng ban của doanh nghiệp, đơn vị giáo dục sẽ đều bổ trợ và tham gia vào hệ thống với những chức năng cơ bản nhất định.
Để hiểu rõ hơn về quy trình nghiệp vụ phù hợp với lĩnh vực doanh nghiệp của Quý khách hàng, hãy liên hệ với MATE để nhận được sự hỗ trợ sớm nhất.
ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM VÀ NHẬN NGAY BÁO GIÁ
Website: https://mate.com.vn/
Hotline: 0981 632 626