Máy POS xử lý thông tin thế nào?
Máy POS là gì mà nhiều điểm kinh doanh, bán lẻ sử dụng tới vậy? Nếu bạn thử tìm kiếm những cụm từ khóa: phần mềm POS là gì? POS là viết tắt của từ gì? thì có thể cho ra tới hàng trăm nghìn kết quả.
Nhưng nhìn chung, máy POS là thuật ngữ viết tắt của Point of Sale – điểm bán hàng. Đây là một loại máy chấp nhận mọi thanh toán bằng thẻ. Tức là, bạn sẽ không phải dùng đến tiền mặt mà chỉ cần một chiếc thẻ ATM là đã có thể thanh toán hóa đơn tại trung tâm thương mại, cửa hàng, nhà hàng, điểm bán lẻ. Thậm chí là tại các tiệm tạp hóa công nghệ. Tại Việt Nam, máy POS có 2 dòng phổ biến là cầm tay và máy POS bán hàng (tích hợp máy tính để bàn). Dòng máy này không chỉ việc thanh toán trở nên nhanh chóng hơn mà còn giúp người bán nâng cao hiệu suất trong quản lý kinh doanh.
Sau khi "quẹt" thẻ bằng máy POS, dữ liệu thẻ sẽ truyền thẳng đến ngân hàng trực thuộc, đối chiếu cơ sở dữ liệu trước khi xác định thanh toán.
Những năm gần đây, việc thanh toán bằng máy POS (Point of Sale) là điều không còn xa lạ, có thể bắt gặp ở nhiều nơi, từ siêu thị, nhà hàng, quán cà phê... Người dùng chỉ cần cầm thẻ chạm hoặc quẹt vào máy, sau đó kiểm tra hóa đơn và ký nhận là đã có thể mua hàng, thay vì phải dùng tiền mặt.
Thanh toán bằng máy POS đang trở nên phổ biến.
Máy POS có ưu điểm gọn nhẹ, dễ lắp đặt nhiều nơi, chiếm diện tích nhỏ. Tại Việt Nam, có hai loại thẻ được chấp nhận: thẻ quốc tế (Visa, MasterCard, JCB, UnionPay, American Express...) và thẻ nội địa (các ngân hàng trong nước).
Máy POS truyền thống có thiết kế khe đọc thẻ cho dạng thẻ ATM từ và chip của các ngân hàng. Cách sử dụng máy quẹt thẻ POS truyền thống được thực hiện như sau:
Bước 1: Nhân viên chọn chế độ cho từng loại thẻ.
Đối với thẻ từ: chọn Verify
Đối với thẻ gắn chip: chọn Sale
Bước 2: Bạn quẹt thẻ tương ứng với từng loại thẻ.
Đối với thẻ từ: Quẹt thẻ (phần băng từ màu đen ở dưới) từ đầu đến cuối khe đọc thẻ của máy POS.
Đối với thẻ chip: Hướng mặt có chip lên trên sao cho phần chip gần với khe nhất, sau đó cho thẻ vào khe đọc thẻ.
Bước 3: Bạn nhập số tiền cần thanh toán và nhập mã PIN.
Lưu ý: Với thẻ ATM thanh toán quốc tế thì sẽ không cần nhập mã PIN.
Bước 4: Bạn kiểm tra lại số tiền cần thanh toán, sau đó nhấn Enter để xác nhận.
Bước 5: Bạn yêu cầu khách hàng ký nhận và giữ 1 bản hóa đơn.
Vì sao máy POS có thể giảm thiểu tình trạng thiếu hụt thông tin thu ngân?
Máy POS có thể giảm bớt tình trạng thiếu thông tin bán hàng thu ngân một cách hiệu quả vì một số lý do:
Ghi nhận tự động và chính xác: Máy POS tự động hóa quy trình ghi nhận thông tin bán hàng, bao gồm chi tiết sản phẩm, số lượng và giá cả. Điều này giúp loại bỏ hoặc giảm thiểu các lỗi trong quá trình ghi chép thủ công, chẳng hạn như ghi nhầm hoặc bỏ sót thông tin, đảm bảo dữ liệu bán hàng chính xác và đáng tin cậy.
Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực: Máy POS thường được kết nối với hệ thống quản lý hàng tồn kho, cho phép cập nhật mức hàng tồn kho theo thời gian thực. Điều này giúp ngăn chặn các tình huống bán hàng được thực hiện cho các sản phẩm hết hàng hoặc vượt quá số lượng có sẵn. Bằng cách duy trì dữ liệu hàng tồn kho chính xác, nguy cơ thiếu thông tin bán hàng sẽ giảm đáng kể.
Xử lý khách quan, cẩn trọng: Máy POS cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm, đơn hàng, thanh toán giúp nhân viên thu ngân xem xét và xác thực thông tin trước khi hoàn tất giao dịch. Điều này giúp tránh tình trạng thiếu thông tin bán hàng do nhập sai hoặc thiếu thông tin. Nhân viên thu ngân có thể xem kỹ chi tiết giao dịch trên màn hình hoặc in hóa đơn, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
Dữ liệu được tích hợp và liên kết: Hệ thống POS thường tích hợp và liên kết dữ liệu bán hàng với phần mềm quản lý khác, chẳng hạn như quản lý hàng tồn kho, quản lý quan hệ khách hàng hoặc hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Điều này tạo ra một hệ thống gắn kết đảm bảo thông tin bán hàng được nắm bắt chính xác và đồng bộ với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Sự tích hợp này giảm thiểu nguy cơ thiếu thông tin do dữ liệu bị ngắt kết nối hoặc bị phân mảnh.
Tóm lại, máy POS giảm tình trạng thiếu thông tin bán hàng thu ngân bằng cách tự động hóa quy trình ghi chép, cung cấp cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực, đảm bảo xử lý khách quan và tích hợp dữ liệu trên toàn hệ thống. Các tính năng này nâng cao độ chính xác và độ tin cậy của thông tin bán hàng, giảm nguy cơ thiếu hụt và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể.
Giải pháp X-MATE POS hoạt động như thế nào và xử lý thông tin ra sao?
Quy trình hoạt động tại X-MATE POS khá đồ sộ, sự tích hợp nhiều phân hệ trên một nền tảng giúp cho việc xử lý thông tin của giải pháp nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng trên từng lĩnh vực. Đầu tiên phải kể đến:
1. Nhập dữ liệu
Thanh toán bằng hệ thống POS có thể giảm thiểu thời gian khách hàng nhập dữ liệu khách hàng và sản phẩm. Nếu khách hàng đang di chuyển từ hệ thống cũ hoặc file Excel,v.v.... sang hệ thống X-MATE POS, chúng tôi sẽ cho phép nguồi dùng nhập dữ liệu hàng loạt. Người udfng có thể nhanh chóng thiết lập đơn đặt hàng, quản lý hoạt động của khách hàng, quản lý kho vận trên giải pháp bán lẻ của mình. Khách hàng có thể nhanh chóng tra cứu danh mục sản phẩm hoặc cơ sở dữ liệu khách hàng của mình để POS tự động điền vào đơn đặt hàng. Bằng cách này, nhân viên của bạn sẽ không phải nhập dữ liệu theo cách thủ công cho mọi giao dịch.
2. Quản lý hàng tồn kho
Nếu bạn muốn biết cụ thể bạn có bao nhiêu áo phông trong mỗi cửa hàng, trước tiên bạn phải nhập chúng vào hệ thống. Sau đó, mỗi khi bạn bán một chiếc áo sơ mi cho khách hàng của mình, bạn sẽ trừ nó khỏi hàng tồn kho. Hệ thống X-MATE POS hoạt động như thế nào để đơn giản hóa quy trình này? Người dùng chỉ cần quét mã vạch của mặt hàng để tự động thêm sản phẩm và giá vào hóa đơn. Sau khi giao dịch hoàn tất, hệ thống X-MATE POS sẽ tự động trừ số lượng từ kho của bạn.
3 Tiếp thị khách hàng
Bằng cách theo dõi các giao dịch mua của khách hàng và thông tin liên hệ của họ, bạn có thể thiết kế các chiến lược tiếp thị được cá nhân hóa để đạt được nhiều hoạt động kinh doanh hơn.
4. Báo cáo marketing – Chiết khấu cửa hàng
Hệ thống X-MATE POS có thể tích hợp với cơ sở dữ liệu khách hàng và các chương trình khách hàng thân thiết của giải pháp bán lẻ. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp có thể giúp khách hàng tham gia các chương trình khách hàng thân thiết của mình trong quá trình thanh toán và chạy nhiều chương trình khuyến mãi khác nhau cùng một lúc. Bên cạnh đó, hầu hết các hệ thống bán lẻ đều cho phép tiếp thị qua email tự động cũng như báo cáo qua thư trực tiếp. Hệ thống X-MATE POS hoạt động để nâng cao trải nghiệm của khách hàng thông qua giao tiếp trực tiếp. Khi một khách hàng đến, nhân viên có thể xem các giao dịch trước đây của họ và đưa ra các đề xuất được cá nhân hóa hơn hoặc bán thêm sản phẩm.
Ngoài ra, nhân viên có thể ghi lại các thông tin khác như ngày sinh của khách hàng hay màu sắc yêu thích. Khách hàng thích được công nhận và quan tâm khi họ kinh doanh, vì vậy những điểm chạm tuy nhỏ nhưng cần thiết này đảm bảo sẽ khiến họ quay lại.
5.Thanh toán
Để nhận thanh toán, người dùng sẽ cấu hình các phương thức thanh toán trong phần mềm của mình, bao gồm:
- Thiết lập tài khoản người bán của bạn
- Ghép nối với các thiết bị đầu cuối
- Hiển thị các tùy chọn thanh toán trên màn hình POS
- Thiết bị đầu cuối POS an toàn, bảo mật và giải pháp thanh toán cho doanh nghiệp
Thanh toán bằng tiền mặt thường là phương thức đơn giản nhất. Nhân viên của bạn sẽ nhận tiền từ khách hàng, tạo hóa đơn cho họ và bỏ tiền vào ngăn kéo đựng tiền của bạn. Với thanh toán qua thẻ tín dụng, cần phải mua các thiết bị đầu cuối thanh toán đáp ứng các yêu cầu bảo mật mới nhất. Máy POS của bạn sẽ gửi chi tiết giao dịch và số tiền đến thiết bị đầu cuối thanh toán để khách hàng của bạn có thể vuốt hoặc chạm vào thẻ của họ. Khi thanh toán thành công, máy POS sẽ tạo hóa đơn và ghi nhận giao dịch vào hệ thống của bạn.
Một số công ty hỗ trợ thanh toán chia nhỏ. Điều đó có nghĩa là khách hàng của bạn có thể sử dụng nhiều phương thức thanh toán cùng lúc để thanh toán cho một đơn hàng. Tùy thuộc vào ngành của bạn, bạn cũng có thể cho phép khách hàng trả góp thay vì trả trước.
6. Lịch sử đơn hàng
Quy trình làm việc của X-MATE POS không dừng lại ở việc in biên lai sau khi hoàn tất đơn hàng. Tất cả các mặt hàng đã mua sẽ được khấu trừ khỏi hàng tồn kho và được ghi lại trong báo cáo bán hàng.
7. Bảng điều khiển báo cáo POS
Nếu có bất kỳ giảm giá hoặc giảm giá nào, chúng sẽ hiển thị trên các báo cáo và hệ thống quản lý khách hàng. Cuối cùng, hệ thống sẽ hiển thị tất cả doanh số bán hàng trong bản tóm tắt ca làm việc, báo cáo từ A-Z, báo cáo giao dịch và bảng điều khiển phân tích của bạn. Dữ liệu sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu quả kinh doanh và giúp doanh nghiệp xây dựng các chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn trong tương lai.
8. Báo cáo
Tính năng bắt buộc phải có của một hệ thống POS xuất sắc chính là chạy các báo cáo. Là chủ doanh nghiệp, bạn sẽ dành nhiều thời gian để xem xét các báo cáo và quản lý hàng tồn kho, cửa hàng, nhân viên, v.v. trên POS của mình. Hệ thống x-MATE POS đi kèm với các báo cáo thiết yếu như bán hàng, khách hàng, hàng tồn kho hoặc tiếp thị. Người dùng có thể tùy chỉnh các báo cáo này và tạo các báo cáo mới để giúp nhà quản lý có được thông tin tổng quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình. Ngoài ra, có thể dễ dàng tự động chuyển các báo cáo đến bộ phận tài chính hoặc phần mềm kế toán khác.
Khách hàng nên lựa chọn giải pháp POS của X-MATE dựa trên tính năng vượt trội của X-MATE POS. Dưới đây là những lý do vì sao:
Tích hợp đầy đủ: X-MATE POS tích hợp hoàn chỉnh với hệ thống quản lý doanh nghiệp, tạo ra một hệ thống toàn diện và đồng bộ. Điều này giúp khách hàng dễ dàng quản lý bán hàng, kiểm soát kho hàng và cập nhật dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
Giao diện thân thiện và dễ sử dụng: X-MATE POS được thiết kế với giao diện người dùng thân thiện, giúp nhân viên thu ngân dễ dàng sử dụng và nhanh chóng làm quen với hệ thống. Điều này giúp tăng hiệu suất làm việc và giảm thời gian đào tạo cho nhân viên mới.
Linh hoạt và tùy chỉnh: X-MATE POS cho phép khách hàng tùy chỉnh giao diện, các quy trình bán hàng, và tích hợp các module bổ sung để đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Bạn có thể tạo ra các quy trình bán hàng linh hoạt và điều chỉnh chúng theo yêu cầu của mình.
Quản lý hàng tồn kho chính xác: X-MATE POS cung cấp các công cụ quản lý hàng tồn kho hiệu quả, giúp theo dõi số lượng sản phẩm còn lại, đồng bộ hóa dữ liệu với kho hàng và thông báo khi hàng hóa cạn kiệt. Điều này giúp khách hàng tránh tình trạng bán hàng vượt quá số lượng hàng có sẵn và đảm bảo khách hàng không gặp phải tình trạng thiếu hụt sản phẩm.
Tính di động và đa nền tảng: X-MATE POS hỗ trợ các thiết bị di động và đa nền tảng, cho phép bạn thực hiện bán hàng và quản lý kho từ bất kỳ đâu, bất kể thiết bị sử dụng. Điều này mang lại sự linh hoạt và tiện lợi cho việc quản lý bán hàng và hàng tồn kho.
Với giải pháp POS của X-MATE, dựa trên tính năng mạnh mẽ của X-MATE POS, khách hàng có thể tận hưởng một hệ thống bán hàng hiệu quả, dễ sử dụng và linh hoạt, giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và đạt được thành công bền vững.