Những yếu tố quan trọng trong quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ
Quản lý là một khía cạnh của doanh nghiệp không có các nhiệm vụ cụ thể giống như một số bộ phận khác trong doanh nghiệp. Trong khi nhân sự của bộ phận kế toán sẽ luôn biết khá rõ ràng về chuyên môn và trách nhiệm của mình, thì một nhà quản lý cần phải có một bộ kỹ năng rộng hơn nhiều so với các nhiệm vụ khác nhau tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, quản lý giống như tất cả các bộ phận khác của doanh nghiệp đều có những chức năng nhất định để thực thi các hành động chiến lược.
Trong bài này, chúng ta sẽ nói về các yếu tố chính, trước tiên bằng cách xem xét định nghĩa về quản lý và sau đó chuyển sang trình bày các lý thuyết phổ biến liên quan đến các chức năng của quản lý. Bạn đọc sẽ được tìm hiểu về 5 chức năng cốt lõi - lập kế hoạch, tổ chức, bố trí nhân sự, chỉ đạo và kiểm soát - và tại sao những nhân tố này lại quan trọng và cách bạn có thể thực hiện để quản lý doanh nghiệp của mình.
Định nghĩa về quản lý doanh nghiệp
Để hiểu các chức năng của quản lý, trước tiên phải xem xét quản lý là gì, định nghĩa rõ ràng về quản lý
Quản lý là việc quản trị của một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ. Quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên (hoặc tình nguyện viên) để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn có, như tài chính, tự nhiên, công nghệ và nhân lực. Liên quan đến trách nhiệm đạt được các mục tiêu và thực hiện các mục đích cụ thể của tổ chức thông qua việc lập kế hoạch và quy định tiết kiệm và hiệu quả. Quản lý đảm bảo việc tập trung vào những khía cạnh của doanh nghiệp để đạt được mục tiêu ngắn hạn và dài hạn
Ba đặc điểm chính xác định quá trình quản lý doanh nghiệp
Thứ nhất, quản lý là một quá trình liên tục. Mỗi chức năng có liên quan với nhau và các chức năng đều bổ trợ cho nhau. Không thể xem xét các chức năng một cách tách biệt vì việc quản lý đòi hỏi mỗi hoạt động phải bổ sung liên tục. Khi nhà quản lý doanh nghiệp tham gia vào một chức năng, trên thực tế, họ cũng đang bắt đầu quy trình của một chức năng khác trong quản lý doanh nghiệp.
Đặc điểm cốt lõi thứ hai của quản lý liên quan và tập trung vào các mục tiêu của tổ chức. Quản lý chủ yếu tập trung vào việc đạt được sứ mệnh chủ chốt của tổ chức, tầm nhìn của tổ chức. Mặc dù có những mục tiêu đi vào chi tiết nhưng ban lãnh đạo chủ yếu quan tâm đến việc xác định các mục tiêu có tầm nhìn rộng và sử dụng các chức năng khác nhau để đạt được các mục tiêu. Mỗi chức năng đưa tổ chức đến gần hơn với việc đạt được tầm nhìn của mình.
Nhà quản lý sử dụng các nguồn tài chính kết hợp cùng các nguồn lực như một phần của quá trình, đồng thời chỉ đạo và hướng dẫn nhân viên hướng tới các mục tiêu. Người quản lý chịu trách nhiệm hỗ trợ mọi người và kết nối đúng người với đúng nguồn lực.
Về bản chất, quản lý là một quá trình vận động liên tục với một số yếu tố và hoạt động là một phần của quá trình. Yếu tố năng động và xã hội của quản lý có nghĩa là các chức năng của quản lý tách biệt với các chức năng hoạt động. Các chức năng quản lý khác nhau tùy thuộc vào cấp độ tổ chức hoạt động quy trình như quản trị nhân lực, tài chính, mua bán hàng hóa, tiếp thị, v.v.
Năm chức năng quản lý doanh nghiệp
Mặc dù có một số khác biệt nhỏ về cách đặt tên cho các chức năng và lý thuyết quản lý khác hay phân chia các chức năng thành các phần nhỏ hơn nhưng trong 5 chức năng quan trọng đều có sự liên kết chặt chẽ.
Những chức năng này đòi hỏi điều gì, tại sao chúng lại quan trọng và làm thế nào để sử dụng chúng?
- Lập kế hoạch
Chức năng quản lý đầu tiên liên quan đến việc lập kế hoạch. Lập kế hoạch là việc tạo ra một kế hoạch chi tiết nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể của tổ chức. Khi lập kế hoạch, người lập kế hoạch phải xác định các nhiệm vụ cần thiết để đạt được các mục tiêu mong muốn, vạch ra cách thức thực hiện các nhiệm vụ và xác định khi nào, ai sẽ thực hiện. Trọng tâm của việc lập kế hoạch là đạt được các mục tiêu và nó kiến thức về các mục tiêu và tầm nhìn của tổ chức. Người phụ trách lập kế hoạch sẽ cần phải xem xét cả kết quả của việc thành công ngắn hạn và dài hạn của tổ chức như một phần quan trọng trong kế hoạch.
Một ví dụ về lập kế hoạch sẽ là tình huống chẳng hạn như tăng doanh số bán hàng lên 20% trong tháng tiếp theo. Người quản lý sẽ cần phải xem xét các cách khác nhau để đạt được mục tiêu này. Điều này có thể bao gồm những việc như tạo chiến dịch quảng cáo mới, giảm giá hoặc thông báo với khách hàng về kế hoạch mua sắm hiệu quả. Vai trò của người lập kế hoạch là chọn các quy trình mà họ cảm thấy thích hợp nhất và sắp xếp chúng thành một khuôn mẫu hợp lý. Người quản lý bắt buộc xác định mốc thời gian cho các quá trình này.
Ban lãnh đạo sẽ thường xuyên phải lập kế hoạch cho các nhiệm vụ trong tương lai và điều chỉnh các kế hoạch dựa trên tình hình tổ chức và việc đạt được các mục tiêu trước đó. Hơn nữa, việc lập kế hoạch đòi hỏi toàn bộ tổ chức phải làm việc cùng nhau vì các bộ phận khác nhau hoặc các kế hoạch của nhóm cần phải liên kết với nhau và phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Người quản lý cần có nhiều kiến thức và sự linh hoạt để lập kế hoạch hoạt động một cách hiệu quả.
- Hoạch định
Hoạch định là việc xác lập mục tiêu và phương thức đạt tới mục tiêu. Xác lập mục tiêu không những giúp cho mỗi người trong tổ chức biết rõ điểm đến mà còn để phân bổ nguồn lực một cách hợp lý trên toàn bộ tiến trình. Mỗi cấp độ đều có mục tiêu gọi là Hệ thống mục tiêu của tổ chức.
Xác lập mục tiêu và phương hướng đạt mục tiêu là nhiệm vụ quan trọng nhất của người quản lý. Càng lên cấp cao thì xác lập mục tiêu càng quan trọng vì vậy thời gian dành cho công việc đó càng nhiều. Càng xuống cấp dưới thì việc tổ chức thực hiện càng quan trọng vì mục tiêu có làm được hay không là phụ thuộc vào các việc nhỏ hàng ngày.
- Tổ chức thực hiện
Tổ chức thực hiện là chức năng thứ hai của người quản lý. Với một công ty đã rõ ràng về cơ cấu tổ chức, mô tả công việc mỗi vị trí thì nhiệm vụ chính của người quản lý đó là: Giao việc, hỗ trợ, kiểm soát và điều chỉnh.
Giao việc kết hợp đào tạo áp dụng trong trường hợp nhân viên còn đà phát triển, có nghĩa là còn khả năng học hỏi. Người quản lý giao việc ở cấp độ khó hơn trình độ hiện có của nhân viên, đòi hỏi nhân viên phải nỗ lực mới thực hiện được. Ở cấp độ này quản lý sẽ phải sát sao hơn nhằm điều chỉnh để nhân viên làm đúng.
Trao quyền là việc người quản lý tách một phần quyền tương ứng với một nhóm trách nhiệm cụ thể của người quản lý để giao cho người nhân viên. Về nguyên tắc người quản lý nhìn càng xa các công việc trong tương lai thì càng dễ giao việc mà không gây áp lực tiến độ quá nhiều cho nhân viên.
- Lãnh đạo
Lãnh đạo là việc nhà quản lý tác động lên các bộ phận, cá nhân trong tổ chức, hướng họ đến việc thực hiện và hoàn thành mục tiêu kế hoạch đã đề ra.
- Kiểm tra
Kiểm tra là việc nhà quản lý đo lường thực tế công việc mà các cá nhân, bộ phận đã thực hiện, từ đó phát hiện những vấn đề đồng thời đưa ra phương hướng giải quyết kịp thời nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu đề ra.
Tại sao việc lập kế hoạch là cần thiết?
Lập kế hoạch cung cấp cho tổ chức một ý thức tốt về những gì người lập kế hoạch đề ra có tính chất phù hợp với tầm nhìn của ban lãnh đạo doanh nghiệp. Trên thực tế, việc lập kế hoạch đảm bảo việc sử dụng hợp lý các nguồn lực có sẵn và khả năng thấu hiểu cách sử dụng những nguồn lực này để đạt được mục tiêu. Trong ví dụ về cuộc phỏng vấn, việc lập kế hoạch giúp bạn tận dụng thông tin trên các trang web của công ty, nghiên cứu các câu hỏi phỏng vấn và sau đó sử dụng thông tin này để phác thảo các câu trả lời ví dụ. Một phần quan trọng của việc lập kế hoạch cũng là vai trò quan trọng của nó trong việc giảm thiểu rủi ro. Khi quản lý lập kế hoạch cho các nhiệm vụ phía trước là họ đang xem xét tình hình và chi tiết hóa những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực thi kế hoạch.
- Lập kế hoạch như thế nào?
Lập kế hoạch là một hoạt động xuyên suốt đòi hỏi sự tập trung, đi vào chi tiết trong mọi quá trình nhưng không phải lúc nào cũng đòi hỏi sức lực bỏ ra để làm ra kế hoạch, phần lớn là việc suy nghĩ sáng tạo về các vấn đề hiện tại. Khi cần lập kế hoạch nên tập trung vào các bước sau:
Có được kiến thức cơ bản của các vấn đề - người lập kế hoạch cần hiểu các mục tiêu của tổ chức, các thành phần khác nhau mà chúng liên quan và các nguồn lực sẵn có doanh nghiệp có. Người lập kế hoạch cũng cần phải có kiến thức về chủ đề trong tầm tay. Về việc tăng doanh số bán hàng, người lập kế hoạch cần phải hiểu về cách thức hoạt động của ngành bán hàng và những phương pháp khác nhau có thể thúc đẩy doanh số bán hàng của công ty một cách hiệu quả.
Nhìn vào thời gian kế hoạch - Chức năng này là để hiểu các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn mà tổ chức muốn đạt được. Không chỉ xem xét những yếu tố khác nhau mà còn đưa ra dự đoán về các điều kiện trong tương lai để đạt được những yếu tố này. Có lẽ người lập kế hoạch đã nhận thấy những thay đổi trong hành vi của khách hàng do sự suy thoái của nền kinh tế. Khi bạn đang lập kế hoạch, bạn cần phải tính đến những yếu tố tác động từ bên ngoài như trên.
Xác định mục tiêu - Khi người lập kế hoạch nhận thức được mục tiêu của tổ chức, các nguồn lực sẵn có và triển vọng đạt được các mục tiêu trong tương lai cần xác định các quy trình cụ thể và các mục tiêu chi tiết cần thiết để đạt được mục tiêu lớn hơn. Người lập kế hoạch có thể muốn tạo một chiến dịch tiếp thị để tăng doanh số bán hàng, chiến dịch này đòi hỏi nhóm phải tiến hành nghiên cứu thị trường và đưa ra ý tưởng. Ngoài ra có thể đặt ra các mục tiêu và quy trình càng chi tiết thì kế hoạch càng hiệu quả.
Tạo cấu trúc linh hoạt – Kế hoạch cần phải linh hoạt và tính đến rủi ro xảy ra trong quá trình vì không phải lúc nào kế hoạch cũng diễn ra theo đúng như mục tiêu đã đề ra. Kế hoạch quản lý cần phải tính đến các bộ phận khác và các mục tiêu tổ chức cụ thể. Ví dụ như nhóm tài chính phải cắt giảm chi phí cho nhóm bán hàng và người lập kế hoạch cần nhận thức được tác động của điều này đối với chiến dịch tiếp thị mới,v.v.
- Sắp xếp
Chức năng tiếp theo của quản lý tuân theo kế hoạch và đó là sắp xếp. Việc sử dụng kế hoạch để tập hợp các nguồn lực vật chất, tài chính và các nguồn lực sẵn có khác và sử dụng chúng để đạt được mục tiêu của tổ chức. Nếu nhiệm vụ của bạn là tăng doanh số bán hàng, bạn sẽ xem xét kế hoạch và xác định cách phân chia các nguồn lực bạn có để thực hiện kế hoạch của mình.
Người lập kế hoạch sẽ sử dụng kế hoạch đã đề ra và thông tin về các loại tài nguyên của doanh nghiệp giúp ích cho việc thực thi kế hoạch đồng thời sắp xếp phân chia các tài nguyên cho đúng nhiệm vụ. Như ví dụ cho thấy, đây có thể là việc sắp xếp tài chính, đảm bảo sử dụng đúng thiết bị và bổ nhiệm nhân sự vào các nhiệm vụ cụ thể.
Với tư cách là người quản lý sẽ phải cung cấp cho nhóm hoặc các bộ phận các nguồn lực cần thiết để biến kế hoạch thành hiện thực. Chức năng tổ chức là về cơ cấu tổng thể của cấp quản lý cụ thể. Bạn đang tạo nền tảng cho các hoạt động hàng ngày bằng cách tổ chức các nguồn lực. Chức năng này được liên kết chặt chẽ với hệ thống cấp bậc của quản lý.
Tùy thuộc vào cấp quản lý sẽ có những trách nhiệm và nguồn lực khác nhau để tổ chức. Các nhà quản lý cấp cao nhất cần tổ chức các nhóm bên dưới họ, trong khi các nhà quản lý cấp dưới sẽ một phần nhận lệnh tổ chức hiệu quả từ các nhà quản lý cấp trên. Tổ chức là một phần quan trọng để đảm bảo công ty có thể hoạt động hiệu quả và nó liên quan đến các hoạt động hàng ngày.
CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ CÁC BỘ PHẬN TRONG DOANH NGHIỆP
- Hoạch định chiến lược hợp lý
Những ý tưởng mới về sản phẩm, dịch vụ vẫn chưa đủ để giúp doanh nghiệp có chỗ đứng trên thị trường, khi mà mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt đến từ các đối thủ trong nước lẫn quốc tế. Một doanh nghiệp khi bước chân vào thị trường nhất định phải có một chiến lược hợp lý, nhằm tìm kiếm “đại dương xanh” của mình – phác thảo hình ảnh, đặc điểm của nhóm khách hàng mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới, từ đó đưa ra chiến lược thâm nhập vào thị trường ngách tiếp cận khách hàng.
- Xây dựng thương hiệu riêng và chiến lược marketing/truyền thông
Xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp không chỉ là câu chuyện của những công ty đa quốc gia hay những tập đoàn lớn, mà là của tất cả những doanh nghiệp tham gia vào thị trường. Xác định tính cách, đặc điểm riêng của thương hiệu thông qua logo, slogan, màu sắc, tầm nhìn, sứ mệnh,… Từ đó thiết lập chiến dịch truyền thông thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp nhỏ còn e ngại với các khoản ngân sách chi cho việc quảng cáo, tuy nhiên đây là hoạt động cần thiết giúp cho doanh nghiệp định vị và giữ vững chỗ đứng trong tâm trí khách hàng.
- Quản lý vốn và thiết lập ngân sách tài chính
Tìm kiếm nguồn vốn và quản lý dòng tiền là một trong những vấn đề nan giải của nhà quản lý. Bên cạnh nguồn vốn sẵn có và vay ngân hàng – cho thuê tài chính dẫn trở thành một hình thức được nhiều nhà quản trị tìm đến để bổ sung nguồn vốn cho doanh nghiệp với nhiều ưu điểm như: không cần tài sản thế chấp, có thể sở hữu tài sản sau khi thuê, tỷ lệ tài trợ cao… Qua đó, cho thuê tài chính dần trở thành kênh huy động đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nhà quản trị cần chú ý đến quản trị dòng tiền, phân bổ ngân sách hợp lý cho các hoạt động kinh doanh nhằm giảm thiểu rủi ro việc thiếu hụt dòng tiền; thông qua việc xem xét các chỉ số tài chính như chi phí vận hành, chi phí bán hàng, biên lợi nhuận gộp, các chỉ số tài chính trung gian…
- Xây dựng quy trình và kiểm soát nội bộ
Để vận hành doanh nghiệp một cách trơn tru ngay từ lúc bắt đầu, người quản lý cần phải xây dựng quy trình nội bộ với những chính sách hợp lý cho các phòng ban liên quan. Hệ thống hoá quy trình giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí hoạt động, bên cạnh đó nhà quản trị có thể xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành dựa vào các nguyên tắc, quy trình đã được đưa ra. Việc mất đi hoặc thay thế người phụ trách cũng sẽ diễn ra tinh gọn và không ảnh hưởng nhiều đến kết quả hoạt động.
- Tận dụng nền tảng số và digital marketing
Ưu điểm của các start-up khi gia nhập thị trường là việc áp dụng những công nghệ mới ngay lúc đầu giúp cho doanh nghiệp tối ưu hoá hoạt động kinh doanh. Trong thời đại 4.0, nhà quản trị dễ dàng tìm thấy hàng loạt phần mềm quản lý đa nhiệm hỗ trợ cho các lĩnh vực như kế toán, kho bãi, bán hàng… giúp doanh nghiệp quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn bên cạnh việc tiết kiệm chi phí nhân sự. Ngoài ra, digital marketing được nhiều start-up chú trọng do tính hiệu quả cao và chi phí thấp hơn nhiều so với các kênh quảng cáo truyền thống. Tận dụng các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Zalo, Instagram, Linkedln… giúp cho nhà quản trị không chỉ gia tăng kết quả kinh doanh mà còn thu hút nhân sự dễ dàng hơn.
-----------------------
MATE Technology JSC - Transforming Together
Website: https://mate.com.vn/
Hotline: 0981 632 626
Address: 301 Nguyen Trai, Thanh Xuan Trung, Hanoi