Số hóa đã mang tới cho các doanh nghiệp vô số nguồn chuyên môn và kiến thức sẵn có. Mọi công ty cần nhận thức được những kiến thức nằm ngoài ranh giới mô hình kinh doanh truyền thống. Điều cần thiết là phải nhận biết được phương thức quản lý các quy trình và nắm bắt thời điểm phù hợp nâng cao giá trị của từng giai đoạn chuyển đổi số cho doanh nghiệp.
Việc đặt ra những mục tiêu mới mẻ và thử nghiệm giải pháp trong môi trường ít rủi ro giúp các công ty hiểu rõ hơn về định hướng trong tương lai cũng như đánh giá được sự hiệu quả về chi phí dành cho chuyển đổi hệ thống doanh nghiệp. Các công ty khởi nghiệp là những mô hình điển hình dựa hoàn toàn vào công nghệ số.
Giờ chúng ta hãy đi vào phân biệt số hóa dữ liệu và số hóa quy trình để nắm bắt được lợi ích của 2 loại mô hình chuyển đổi
Số hóa dữ liệu và số hóa quy trình
Số hóa dữ liệu có nghĩa là chuyển đổi thông tin sang một định dạng số và thường đề cập đến việc mã hóa dữ liệu.
Số hóa quy trình có nghĩa là chuyển đổi các quy trình kinh doanh sang sử dụng các loại hình công nghệ số thay vì các hệ thống truyền thống thủ công mất nhiều thời gian rườm rà về quy trình.
Tóm lại, số hóa dữ liệu xử lý các loại thông tin, trong khi số hóa quy trình thì thay đổi và cải tiến các quy trình. Mặc dù việc phân biệt giữa hai yếu tố này có vẻ như khó khăn, nhưng cách phân biệt 2 loại quá trình chuyển đổi là rất quan trọng vì mỗi mô hình đòi hỏi các nguồn lực, phương pháp tiếp cận và công cụ khác nhau. Phân biệt được 2 loại số hóa sẽ giúp doanh nghiệp nhắm được mục tiêu cụ thể và phù hợp.
Hãy cùng xem xét kỹ hơn ý nghĩa của từng thuật ngữ này, sự khác biệt của 2 loại số hóa là gì và tại sao mục đích sử dụng và thấu hiểu kĩ càng về cả hai mô hình này lại quan trọng đối với sự thành công trong tương lai của mỗi doanh nghiệp. MATE chúng tôi cũng đã đưa vào một số khái niệm trực quan đơn giản mà chúng tôi nghĩ rằng sẽ thực sự giúp bạn đọc phân biệt rõ ràng giữa các thuật ngữ.
Định nghĩa về số hóa dữ liệu
Nói một cách đơn giản nhất, số hóa dữ liệu biến một thứ gì đó thành các bit và byte hoặc số 1 và số 0.
Số hóa về cơ bản là quá trình lấy thông tin tương tự chẳng hạn như tài liệu, âm thanh hoặc hình ảnh và chuyển đổi thành định dạng số có thể được lưu trữ và truy cập trên máy tính, điện thoại di động và các thiết bị kỹ thuật số khác. Ví dụ mà bạn có thể quen thuộc với cá nhân bao gồm chuyển nhạc từ bản ghi vinyl thành tệp MP3 hoặc ghi lại một video từ băng VHS vào đĩa DVD.
Trong kinh doanh, số hóa dữ liệu có thể bao gồm việc quét các tài liệu cũ thành PDF, chuyển đổi ảnh in thành tệp hình ảnh hoặc chuyển các báo cáo in thành dữ liệu có ý nghĩa có thể được thao tác và phân tích. Một số dự án số hóa có thể bao gồm việc ghi lại hồ sơ và thông tin kinh doanh qua nhiều năm rồi chuyển đổi chúng thành định dạng số để dễ dàng tham khảo. Nội dung gốc có thể được lưu trữ có thể xuống cấp theo thời gian hoặc bị mất thì số hóa dữ liệu sẽ đảm bảo được việc lưu trữ dữ liệu trong thời gian dài.
Định nghĩa về số hóa quy trình
Số hóa quy trình sử dụng các dữ liệu, tài liệu đã được chuyển sang định dạng kỹ thuật số để cải tiến, thay đổi quy trình vận hành, các quy trình làm việc, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Chẳng hạn, tài liệu liệu sau khi được lưu tại máy chủ sẽ được tải lên nền tảng đám mây. Và bởi vì tất cả các quy trình và tương tác kinh doanh đều liên quan đến mọi người theo một cách nào đó, có thể chính xác hơn khi nói rằng số hóa là việc tổ chức lại các hoạt động kinh doanh này xung quanh công nghệ số. Nói cách khác, các quy trình và tương tác này có thể không hoàn toàn là số hóa 100% mà chỉ đơn giản là sử dụng các công cụ số nhiều hơn so với trước đây. Ví dụ bao gồm việc chuyển đổi từ gửi thư qua dịch vụ bưu chính sang sử dụng email hoặc tổ chức các cuộc họp trực tiếp sang sử dụng các công cụ hội nghị truyền hình trực tuyến,...
Số hóa doanh nghiệp
Kết quả của việc số hóa cho một doanh nghiệp, một lượng quy trình số hóa cũng sẽ xảy ra, đơn giản vì thông tin từng được lưu trữ ở định dạng phi kỹ thuật số và nay được ghi lại ở dạng kỹ thuật số khi các quy trình được cập nhật, vì vậy hai khái niệm này có liên quan chặt chẽ với nhau.
Hoạt động kinh doanh số là kết quả của quá trình số hóa nói chung, sự tích hợp giữa các hoạt động kỹ thuật số và hoạt động vật lý cùng trên nhiều kênh và định dạng khác nhau. Số hóa doanh nghiệp là phương pháp tối ưu hóa doanh nghiệp, chuyển đổi các định dạng khác nhau thành dữ liệu trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ khác. Một số loại hình chuyển đổi như quản lý doanh nghiệp, chuyển đổi công tác điều hành, các hồ sơ, giấy tờ, tài liệu viết tay, bản in, hình ảnh, âm thanh…
Một số hoạt động kinh doanh có thể được tự động hóa nhờ quá trình số hóa, chẳng hạn như dây chuyền sản xuất hoặc giám sát thiết bị, trong khi những hoạt động khác vẫn yêu cầu sự tham gia của con người với sự phụ thuộc nhiều hơn vào công nghệ số chẳng hạn như các công cụ trò chuyện trực tuyến hoặc quản lý phương tiện truyền thông xã hội.
Quá trình số hóa doanh nghiệp cũng có khả năng yêu cầu đào tạo lại nhân viên để tận dụng các công nghệ và quy trình số mới hoặc triển khai chúng lại thành một hoạt động mới trong doanh nghiệp.
Lợi ích của số hóa
Số hóa góp phần thay đổi chất lượng kinh doanh vì các công nghệ mới giúp thay đổi và chạm vào các loại mô hình kinh doanh mà trước đây các doanh nghiệp chưa có cơ hội thử nghiệm. Một doanh nghiệp được số hóa sẽ tạo thêm doanh thu thông qua việc cung cấp giá trị bổ sung cho khách hàng cũng như tiếp cận các cơ hội và thị trường mới.
Nâng cao hiệu quả là một trong những lợi ích của số hóa doanh nghiệp, tối đa hóa việc xử lý dữ liệu cũng như nâng cao độ chính xác của công việc dẫn đến việc sử dụng tài nguyên tốt hơn và cải thiện lợi nhuận. Kỹ thuật số hóa giúp hiển thị tốt về hiệu suất của tổ chức thông qua thu thập và báo cáo dữ liệu theo thời gian thực. Sự cải thiện về chất lượng dữ liệu này cho phép đưa ra các quyết định kinh doanh nhanh hơn và có độ chính xác cao hơn.
So sánh số hóa dữ liệu và Số hóa quy trình
Để giúp bạn phân biệt rõ ràng hơn giữa Số hóa dữ liệu và Số hóa quy trình, dưới đây là bảng so sánh song song giữa hai khái niệm.
Vì sao chuyển đổi số phù hợp với các loại mô hình trên?
Ý nghĩa của chuyển đổi số gắn chặt với số hóa và số hóa và đã phát triển trong những năm qua khi ngày càng có nhiều công nghệ kỹ thuật số ra đời. Hiện tại, quá trình chuyển đổi đề cập đến việc tạo ra một doanh nghiệp số - nơi các quyết định chiến lược được đưa ra để tận dụng tất cả các cơ hội mà công nghệ số mang lại và tập trung vào việc thay đổi cách tiếp cận tổng thể của doanh nghiệp để tạo ra khả năng phục hồi và khả năng thích ứng.
Chuyển đổi số là một quá trình có khuôn khổ rộng rãi để giúp các doanh nghiệp đáp ứng với các công nghệ mới nổi, nhằm cải thiện đáng kể hiệu suất và sự hiện diện. Các dự án số hóa có thể nảy sinh từ quá trình chuyển đổi số, sau đó có thể dẫn đến số hóa thông tin doanh nghiệp. Ngoài ra, chuyển đổi số cũng ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng, thông qua việc hiểu rõ hơn về khách hàng và xây dựng nhiều cách tương tác hơn đồng thời thay đổi tư duy kinh doanh để đưa vào các sản phẩm, đối tượng mới và tích hợp nhờ các loại hình công nghệ số hiện nay.
Nói cách khác, chuyển đổi số bao gồm tất cả các khía cạnh của một doanh nghiệp, bất kể loại hình kinh doanh hay mức độ số hóa bởi vì các công nghệ mới nổi ảnh hưởng đến tất cả mọi người ở mọi nơi. Trọng tâm của tất cả các thuật ngữ này là sự hiểu biết cơ bản giúp các doanh nghiệp hiểu để thích ứng và phát triển cũng tận dụng lợi thế của công nghệ số nhằm duy trì khả năng cạnh tranh trong thị trường.
Hai cách đơn giản để nhìn vào Số hóa dữ liệu và Số hóa quy trình
Dưới đây là hai hình dung về một số cách đơn giản hơn để xem xét số hóa dữ liệu, số hóa quy trình cùng với chuyển đổi số, có thể giúp bạn đọc cùng doanh nghiệp xác định và ghi nhớ các khái niệm rõ ràng hơn.
Chức năng của các loại hình chuyển đổi số
Ở góc độ này, chúng ta xem xét các khái niệm khác nhau về mức độ chi tiết, trong đó chuyển đổi số là góc nhìn bao quát lớn nhất cho đến số hóa ở cấp độ chuyển đổi cơ bản.
Góc nhìn khác qua mốc thời gian
Bạn đọc cũng có thể xem xét các khái niệm này bằng cách sử dụng thời gian làm khuôn khổ, trong đó:
- Giai đoạn trong quá khứ - số hóa dữ liệu trong lịch sử
- Giai đoạn trong hiện tại - số hóa quy trình đang diễn ra
- Giai đoạn trong tương lai - kết quả chuyển đổi sẽ xảy ra tương lai
Số hóa dữ liệu và Số hóa quy trình trong thị trường kinh doanh hiện nay
Vậy tất cả những khái niệm và sự hiểu biết về số hóa dữ liệu và số hóa quy trình này áp dụng được như thế nào đối với các doanh nghiệp?
Trong trường hợp số hóa dữ liệu, việc chuyển đổi càng nhiều dữ liệu về khách hàng và tài sản sang định dạng số càng có ý nghĩa đối với các hoạt động dịch vụ của đa ngành nghề. Bằng cách lưu trữ thông tin ở định dạng số - cho dù đó là hóa đơn, hồ sơ dịch vụ hay thông tin chi tiết về khách hàng - doanh nghiệp và kỹ thuật viên có thể dễ dàng truy cập thông tin liên quan hơn, cho phép họ cung cấp trải nghiệm dịch vụ khách hàng chất lượng cao hơn nhiều.
Và điều này gắn chặt với số hóa, bởi vì để sử dụng thông tin đã được số hóa này, nhân viên cần những cách đơn giản và hiệu quả để xác định vị trí và sử dụng dữ liệu. Bằng cách triển khai ERP cho toàn doanh nghiệp, dữ liệu về khách hàng và lịch sử dịch vụ của họ có thể được lưu trữ một cách nhất quán và cung cấp cho tất cả nhân viên theo yêu cầu.
Và đối với một doanh nghiệp kinh doanh thông minh, phương thức số để các kỹ thuật viên có thể truy cập và nắm bắt dữ liệu đảm bảo thu thập dữ liệu kịp thời và chính xác hơn, cũng như trao quyền cho kỹ thuật viên để cung cấp dịch vụ xuất sắc cho khách hàng.
Các doanh nghiệp đã sẵn sàng cho quá trình số hóa dài lâu?
Tóm lại, số hóa là việc doanh nghiệp phải làm đối với thông tin, các quy trình và chuyển đổi số xảy ra đối với toàn bộ doanh nghiệp. Khi ngày càng có nhiều loại hình công nghệ số phát triển, điều cần thiết là tất cả các doanh nghiệp phải nhận thức được tác động sâu sắc và lợi ích to lớn của những loại hình công nghệ này đối với hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp và sử dụng số hóa cũng như chuyển đổi số để dẫn đầu đối thủ.
Hãy nói chuyện với MATE ngay hôm nay về cách xây dựng một quá trình số hóa phù hợp cho công ty có thể giúp doanh nghiệp nắm bắt dữ số, xây dựng nền tảng quản trị doanh nghiệp và quản lý tài sản để cung cấp một dịch vụ chă sóc khách hàng đặc biệt và sát sao nhất.
--------------------------------
MATE Technology JSC - Transforming Together
🌐 Website: https://mate.com.vn/
📞 Hotline: 0981 632 626
📍 Address: 301 Nguyen Trai, Thanh Xuan Trung, Hanoi