Tự động hóa quy trình kế toán ngày càng trở nên phổ biến trong ngành tài chính. Một số lĩnh vực đang có xu hướng gián đoạn hơn nữa do các công nghệ mới nổi như trí tuệ nhân tạo (AI), máy học (ML) và tự động hóa quy trình bằng robot (RPA).
Tự động hóa quy trình kế toán sử dụng các yếu tố thủ công nhất để xử lý các đầu công việc của kế toán và thực hiện chúng một cách tự động. Đôi khi còn được gọi là phần mềm kế toán tự động bởi vì các hệ thống này thực hiện việc xử lý số liệu và theo dõi giao dịch cho doanh nghiệp. Người dùng không còn cần phải xây dựng các tệp sổ cái phức tạp và nhập vô số hàng dữ liệu. Các công thức chính được tích hợp sẵn và người dùng có thể tạo báo cáo chỉ trong vài cú nhấp chuột. Mục đích là để đơn giản hóa những thứ trước đây quá phức tạp và làm cho quy trình kế toán tổng thể trơn tru hơn.
Theo MarketWatch, tự động hóa sẽ đạt gần 9 tỷ đô la vào năm 2026, tương ứng với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) gần 29%. Các công cụ kế toán và tài chính sẽ chiếm phần lớn trong các công nghệ này. Các lợi ích của điện toán đám mây bao gồm khả năng truy cập thông tin theo thời gian thực, dự đoán chính xác hơn và truy cập nhanh vào dữ liệu để ra quyết định. Tuy nhiên, sự tiếp xúc của con người sẽ vẫn cần thiết trong tương lai gần khi nói đến tự động hóa tài chính.
Tự động hóa quy trình kế toán là gì?
Tự động hóa quy trình kế toán là tự động hóa các công việc mà một kế toán viên phải thực hiện hàng giờ hàng ngày. Thường được gọi là các phần mềm kế toán và các chương trình này xử lý các con số và theo dõi các giao dịch một cách tự động. Việc tạo ra các sổ cái phức tạp và nhập vô số hàng loạt các loại dữ liệu sẽ không còn cần thiết nữa. Người dùng có thể dễ dàng tạo báo cáo với các công thức được tích hợp sẵn. Mục tiêu là đơn giản hóa các quy trình kế toán trước đây, hiệu quả hơn về tổng thể quy trình.
Việc tự động hóa quy trình kế toán ngày nay loại bỏ những khía cạnh kém hiệu quả nhất trong công việc của kế toán viên và giúp nhân viên có nhiều thời gian hơn để phân tích, lập chiến lược và tương tác giúp đỡ các phòng ban khác trong doanh nghiệp.
Lợi ích của Tự động hóa quy trình kế toán
Phần mềm kế toán đang trở nên phổ biến hơn theo thời gian do các công cụ tự động hóa kế toán tuyệt vời giải quyết tất thảy mọi vấn đề của người dùng. Dưới đây là một số lợi ích khác của phần mềm kế toán:
1. Tiết kiệm thời gian
Bằng cách tự động hóa quy trình kế toán, người dùng có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Rõ ràng thì lợi ích hữu hình nhất của việc tự động hóa là lượng thời gian mà sản phẩm đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được là xứng đáng. Đối với kế toán, tiết kiệm thời gian là yếu tố quan trọng nhất do đặc thù công việc có quá nhiều các đầu công việc lặt vặt. Nếu đội ngũ kế toán của doanh nghiệp sử dụng các công cụ phù hợp với quy mô thì hiệu suất làm việc của đội ngũ kế toán sẽ được giảm tải và năng suất nâng cao hơn rất nhiều
Quá trình khóa sổ tài chính hoàn toàn là một thách thức đối với kế toán vì quá trình này mất rất nhiều thời gian, nhưng nếu người dùng sử dụng các công cụ tự động hóa kế toán đúng cách thì quá trình đối chiếu sẽ được giảm tải.
2. Cải thiện năng suất
Giờ đây, thời gian có thể tiết kiệm được sử dụng cho các nhiệm vụ quan trọng khác. Bằng cách sử dụng các công cụ tự động hóa kế toán, người dùng có thể quản lý một trong những nhiệm vụ thiết yếu và phức tạp nhất đó là kế toán.
Đối với các nhân viên kế toán làm việc tự do, việc không sử dụng một bộ công cụ tự động hóa quy trình sẽ gây ra rất nhiều trở ngại bởi số lượng công việc là không xuể, cũng như việc tương tác kết hợp với các công ty sẽ rất khó khăn.
Trên thực tế, tự động hóa mở ra nhiều quỹ thời gian hơn giúp doanh nghiệp có thể dùng khoảng thời gian có ích đó phát triển các dịch vụ chăm sóc khách hàng cũng như sát sao công nợ.
3. Truy xuất dữ liệu nhanh chóng
Trước đây, kế toán phải lưu trữ thông tin trong các tệp theo cách thủ công, vì vậy khi ai đó cần thông tin cụ thể về một giao dịch, họ sẽ phải tìm tệp trước, sau đó quét toàn bộ tệp lớn để tìm dữ liệu tệp nhỏ. Từ khi xuất hiện bộ công cụ tự động hóa quy tình kế toán thì người udnfg có thể dễ dàng tìm thấy tệp hoặc tài liệu cần thiết với một cú nhấp chuột gần như tức khắc.
4. Dữ liệu đáng tin cậy
Nhiều mục sổ cái có thể được tạo trong vài giây bằng các công cụ tự động hóa kế toán mà không có rủi ro sai sót. Tuy nhiên dữ liệu vẫn cần được xác minh và sửa đổi bởi nhân viên kế toán để rà soát kĩ càng thông tin cũng như các loại dữ liệu quan trọng.
5. Truy cập dữ liệu kế toán đám mây
Các giải pháp kế toán đám mây cung cấp một phương pháp lưu trữ thông tin tài chính an toàn không kém (và đôi khi còn an toàn hơn) so với phần mềm kế toán truyền thống. Ví dụ, một máy tính hoặc máy tính xách tay của công ty có thông tin tài chính quan trọng có thể bị mất hoặc bị đánh cắp, điều này có thể dẫn đến vi phạm thông tin. Tuy nhiên, lưu trữ dữ liệu kế toán đám mây không để lại dấu vết của dữ liệu tài chính trên máy tính của công ty và quyền truy cập vào dữ liệu đó trong đám mây được mã hóa và bảo vệ bằng mật khẩu.
Việc chia sẻ dữ liệu cũng ít đáng lo ngại hơn. Với tính năng lưu trữ dữ liệu kế toán đám mây, nhân viên kế toán chỉ cần có quyền truy cập vào cùng một hệ thống bằng mật khẩu duy nhất của họ. Các phương pháp truyền thống thường yêu cầu ổ đĩa flash để vận chuyển dữ liệu, dữ liệu này có thể bị mất hoặc bị đánh cắp.
6. Lưu trữ tệp an toàn
Việc ghi sổ thủ công sẽ không đảm bảo an toàn. Sự bảo mật mà một hệ thống tự động hóa kế toán mang lại sẽ an toàn hơn so với một cuốn sổ cái bị khóa trong tủ văn phòng. Hệ thống kế toán cũng có thể cho phép người dùng thiết lập các cấp độ truy cập khác nhau cho các cấp nhân sự khác nhau trong công ty. Các thuật toán bảo mật giữ cho dữ liệu của doanh nghiệp an toàn trước những hacker. Trong môi trường cạnh tranh, bảo mật thông tin kinh doanh của doanh nghiệp là yếu tố tiên quyết. Một số hệ thống kế toán trên máy tính cũng có thể cho phép người dùng truy cập dữ liệu tài khoản từ xa.
7. Tích hợp trong thời gian thực
Khi các quy trình và thủ tục của công ty trở nên số hóa, khi các đội ngũ phong ban biết cách sử dụng các giải pháp này theo trình tự nhất định. Các công cụ tính lương kết hợp nền tảng kế toán với phần mềm quản lý chi tiêu, v.v.
Báo cáo hiệu quả đòi hỏi thời gian và nguồn lực tương đối lớn, báo cáo tự phục vụ tiêu thụ nhiều như sự cộng tác linh hoạt và thời gian thực giữa các sổ cái của các đơn vị kinh doanh khác nhau. Tự động hóa quy trình báo cáo, ví dụ: quy trình đăng lên sổ cái chung hoặc hợp nhất tài chính giữa thông tin hai đơn vị kinh doanh.
8. Nền tảng hỗ trợ chuyên nghiệp
Vai trò của một nhân viên kế toán có kỹ năng cao là một mắt xích không bao giờ có thể thiếu trong nội bộ một doanh nghiệp hay phải nói rằng họ nắm trong tay lợi nhuận hay công nợ của công ty vì vậy các nhân viên kế toán phải hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách cẩn thận vì một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng đến toàn bộ bảng cân đối kế toán.
Tự động hóa quy trình có thể được áp dụng cho bất kỳ công việc nào đòi hỏi việc lặp đi lặp lại. Phân hệ tự động hóa mọi quy tình có thể giúp một công ty phát triển.
9. Tiết kiệm nguồn lực
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nguồn lực và chỉ cần sử dụng nguồn lực bên trong doanh nghiệp nếu sử dụng hệ thống kế toán để xử lý một số tác vụ quản trị quan trọng. Sử dụng giải pháp này, doanh nghiệp có thể làm việc với một nhóm tương đối nhỏ hoặc tránh sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ kế toán bên ngoài để xử lý tất cả các yêu cầu tài chính nội bộ.
10. Ra quyết định hiệu quả
Các dữ kiện, số liệu, xu hướng và biểu đồ tạo nên cơ sở cho các quyết định kinh doanh. Khi dữ liệu được thu thập và phân tích từ tất cả các đầu mối, những loại thông tin có ý nghĩa này có thể thu thập được. Dữ liệu từ nhiều nguồn được đưa vào phần mềm kế toán, sau đó chương trình quản lý, lưu trữ, truy xuất và tạo ra các trang tính từ dữ liệu đó. Phần mềm nâng cao dựa trên AR cung cấp khả năng truy cập dễ dàng vào các dự báo trong tương lai và xu hướng thị trường trên màn hình phòng họp.
10. Giảm thiểu gián đoạn và lỗi do sức người
Khi con người tiếp xúc với nhiều thông tin thì càng có nhiều cơ hội rò rỉ và không chính xác. Bằng cách sử dụng các ứng dụng kế toán và các giải pháp kinh doanh, việc giải thích của con người được giảm thiểu và tăng độ chính xác. Ở đây không phải lỗi do con người mà là lỗi do máy móc gây ra bởi con người. Phần mềm được lập trình đưa ra các dự đoán, quyết định và dự đoán dựa trên các dữ kiện và dữ liệu.
11. Tăng trưởng KPI
Thông thường, những gì được đo lường sẽ được thực hiện. Nền tảng tự động hóa kế toán không chỉ cải thiện hiệu quả quy trình, tăng quy mô và cung cấp thông tin chi tiết của nhóm kế toán mà còn cho phép theo dõi tốt hơn. Các nhóm kế toán có thể theo dõi các chỉ số KPI như các điều chỉnh chưa được ghi chép, các nhiệm vụ đang mở và các mục nhật ký trễ hạn thông qua một điểm cộng tác duy nhất. Ngoài việc cho phép các quyết định kinh doanh tốt hơn, các số liệu này cũng có thể thúc đẩy trách nhiệm giải trình và thay đổi trong tổ chức kế toán.
Các lợi ích chính của ERP cho Kế toán và Quản lý Tài chính
1. Cải thiện quy trình làm việc
Lợi ích chính đầu tiên của phần mềm ERP là quy trình làm việc được cải thiện. Bằng cách cải thiện cách doanh nghiệp quản lý công việc, tính toán (đặc biệt là theo dõi tài sản) và các chức năng kinh doanh khác, hệ thống ERP cho kế toán có thể giúp hợp lý hóa các quy trình nội bộ của bạn. Đặc biệt, chúng có thể cho phép các nhóm trong công ty làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. Điều này rất hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp lớn khi tích hợp các chức năng kế toán vào hệ thống mới hoặc chuyển từ hệ thống này sang hệ thống khác (chẳng hạn như giữa các hệ thống ERP).
Ví dụ: các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể cần cải tiến quy trình làm việc để hợp lý hóa sự cộng tác giữa nhóm. Ở đây duy nhất có hệ thống kế toán của MATE phù hợp với khách hàng doanh nghiệp. Các doanh nghiệp lớn hơn cũng có thể hưởng lợi từ việc cải thiện quy trình làm việc của doanh nghiệp, không chỉ cho các nhiệm vụ thông thường mà còn cho các dự án đặc biệt hoặc các dự án có yêu cầu riêng.
2. Cải thiện Hiệu suất Kinh doanh
Khi ngày càng nhiều công ty áp dụng phần mềm Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP), thị trường cho ra mắt nhiều loại hệ thống phù hợp với các quy mô doanh nghiệp. Hệ thống ERP là một phần mềm quản lý kinh doanh tích hợp tất cả các lĩnh vực chức năng của một tổ chức thành một hệ thống duy nhất. Đây là một quá trình phức tạp liên quan đến sự thay đổi trong văn hóa, chia sẻ dữ liệu và hơn thế nữa. Chìa khóa thành công là đưa phần mềm đến tay người dùng cuối. Phần mềm ERP giúp các doanh nghiệp tự động hóa nhiều nhiệm vụ kinh doanh thường ngày để tập trung vào các hoạt động có giá trị gia tăng cao hơn.
ERP dành cho kế toán cũng giúp dự báo và lập kế hoạch bằng cách kết nối các bộ phận khác nhau trong một tổ chức. Hệ thống ERP chịu trách nhiệm xử lý nội bộ dữ liệu và giúp kết hợp dữ liệu lại với nhau theo cách giúp từng bộ phận đưa ra quyết định tốt hơn. Các doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống ERP để cung cấp thông tin chi tiết về cách các quyết định của tổ chức ảnh hưởng đến khách hàng và nhân viên của họ, cung cấp thông tin thường được gọi là 'phản hồi 360 độ'.
Điều này cho phép một tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh một cách trơn tru, tích hợp tất cả các lĩnh vực kinh doanh chức năng, quy trình kinh doanh và các chỉ số hoạt động chính cho hoạt động, tài chính, hậu cần, nguồn nhân lực, quản lý quan hệ khách hàng, v.v. Hệ thống ERP ngày nay đang phát triển mạnh trong kinh doanh và được sử dụng bởi nhiều công ty, từ các công ty khởi nghiệp cho đến những công ty lớn khổng lồ trên toàn cầu.
3. Giảm thiểu chi phí
Bộ phận kế toán và tài chính có một vai trò quan trọng trong sự phát triển không ngừng của một công ty. Các bộ phận này chịu trách nhiệm ghi chép, báo cáo và phân tích thông tin tài chính, đảm bảo rằng các chính sách tài chính và kế toán của công ty được tuân thủ và công ty tuân thủ các quy định có liên quan.
Bộ phận tài chính chịu trách nhiệm đảm bảo các tài sản và nợ phải trả tài chính của công ty được theo dõi một cách thích hợp, được ghi chép chính xác và quản lý một cách chính xác.
Đội ngũ cũng chịu trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả các quy tắc kế toán, thuế và báo cáo được tuân thủ theo các hướng dẫn đã đặt ra. Ngoài ra cũng có thể chịu trách nhiệm giám sát các kiểm soát nội bộ của công ty. Đây có thể là một nhiệm vụ cực kỳ phức tạp và tốn thời gian, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn, nơi có thể không có giám đốc tài chính tận tụy.
Kiểm toán nội bộ đang xác minh và kiểm tra việc tuân thủ luật pháp, chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn của công ty. Kiểm toán viên nội bộ có thể được thuê bởi công ty hoặc kiểm toán viên bên ngoài được thuê bởi bên thứ ba để xem xét một cuộc kiểm toán độc lập thay mặt cho khách hàng của họ. Tất cả các hệ thống ERP được thiết kế để đảm bảo tuân thủ các hướng dẫn kiểm soát nội bộ và giúp ngăn ngừa gian lận.
-----------------------
MATE Technology JSC - Transforming Together
Website: https://mate.com.vn/
Hotline: 0981 632 626
Address: 301 Nguyen Trai, Thanh Xuan Trung, Hanoi