Một chiến lược quản trị tri thức thành công góp phần đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp đồng thời nâng cao hiệu suất hoạt động và sự hài lòng của khách hàng.
Bằng cách định lượng rằng chiến lược quản lý tri thức cải thiện hiệu suất, tăng sự hài lòng của khách hàng và giảm chi phí hay không, doanh nghiệp sẽ thiết lập mối liên kết rõ ràng giữa hệ thống quản lý tri thức và các mục tiêu tổng thể trong nội bộ trong thời kỳ chuyển đổi số.
Số hóa là quá trình số hóa thông tin từ định dạng tương tự sang định dạng kỹ thuật số. Liên quan đến việc tạo ra một phiên bản kỹ thuật số, bao gồm các bit và byte, của một đối tượng hoặc quy trình vật lý.
Ví dụ: phát triển một ứng dụng cho phép tất cả thông tin thường được ghi lại ở dạng vật lý thay vào đó được ghi lại trên điện thoại thông minh hoặc máy tính xách tay. Dữ liệu và thông tin nào cần được số hóa là một quyết định quan trọng cần thực hiện. Nếu quyết định được đưa ra mà không có sự hiểu biết trước về thông tin nào là quan trọng, mức độ toàn vẹn của dữ liệu và kiến thức này hiện đang ở đâu, thì bản thân thông tin được số hóa có thể không đầy đủ, không liên quan hoặc không chính xác. Chỉ khi quá trình số hóa diễn ra chính xác thì quá trình số hóa mới có thể mang lại kết quả khả quan. Việc sử dụng điện toán đám mây chứa kho kiến thức khổng lồ để tìm kiếm giải pháp tức thời là một ví dụ về số hóa. Việc tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp là một đề xuất rất tốn kém. Điều cần thiết là tích hợp theo hướng hữu cơ, bắt đầu với một hoạt động hoặc quy trình cung cấp tiềm năng tối đa để tạo ra lợi nhuận tích cực. Sự tích hợp này được tiếp tục dần dần cho đến khi quá trình chuyển đổi kỹ thuật số hoàn tất. Và hệ thống quản trị tri thức xử lý được hầu hết các yếu tố đó, vậy:
Làm thế nào để xác định xem hệ thống quản lý tri thức của doanh nghiệp có đang đạt hiệu quả hay không?
Doanh nghiệp có thể sử dụng một bộ số liệu để phân tích hệ thống của mình dựa trên ba góc độ nguyên nhân và kết quả:
- Đạt được mục tiêu thông qua số liệu kết quả
- Cung cấp giá trị thông qua các chỉ số hiệu suất
- Phân tích mức độ sẵn sàng thông qua số liệu học tập
Cách để đạt được mục tiêu
Một mục tiêu quan trọng trong quá trình thực hiện chiến lược quản lý tri thức bao gồm việc chứng minh rằng khoản đầu tư ban đầu sẽ mang lại giá trị cho tổ chức.
ROI có thể được đo lường trong một hệ thống quản lý tri thức không?
ROI có thể được chứng minh thông qua quy trình đối chuẩn. Điều này cung cấp cho doanh nghiệp một phép đo có thể định lượng để điều chỉnh chi tiêu và cho thấy hiệu quả của chiến lược quản lý tri thức mà tổ chức doanh nghiệp đang tiến hành. Điều này cung cấp một khuôn khổ để đánh giá và theo dõi chiến lược và xác định các điều chỉnh tiềm năng. Bảng điểm cân bằng sẽ bao gồm các số liệu cho cả kết quả và các chỉ số hàng đầu.
Các thước đo phân tích kết quả đạt được trong các mục tiêu của tổ chức. Nhờ đó, đánh giá hiệu suất trong quá khứ ở nhiều cấp độ khác nhau, có thể thiết kế một bộ chỉ số kết quả phù hợp để giải quyết các nhu cầu cụ thể của mình. Thông thường, phân tích tài chính là điều cần thiết trong hệ thống phân cấp số liệu để cung cấp dữ liệu về giá trị cổ đông cho các công ty đại chúng.
Chuyển đổi số
Chuyển đổi số đề cập đến việc có thể suy nghĩ lại những cách làm cũ, thử nghiệm nhiều hơn và trở nên nhanh nhẹn hơn trong việc phản ứng với khách hàng và đối thủ kỹ thuật số. Nó kéo theo một sự thay đổi văn hóa, theo đó các tổ chức liên tục thách thức hiện trạng, thử nghiệm và thoải mái với thất bại.
Chuyển đổi số thu hẹp khoảng cách giữa những gì khách hàng số đã mong đợi và những gì các doanh nghiệp hiện tại thực sự có thể cung cấp. Đầu tư vào công nghệ số thông qua số hóa nhằm mục đích chính là thu hẹp khoảng cách này. Tuy nhiên, trừ khi các tổ chức tìm cách liên tục học hỏi để tinh chỉnh và sắp xếp lại các quy trình kinh doanh của họ và khi khoảng cách xuất hiện, quá trình chuyển đổi số sẽ không mang lại kết quả mong muốn.
Phương pháp đo lường hiệu suất
Các chỉ số đo lường hiệu suất phân tích mức độ hài lòng của người sử dụng hệ thống. Doanh nghiệp có thể đang đầu tư nguồn lực đáng kể vào các công cụ và cơ sở hạ tầng để cho phép quản lý tri thức trong toàn tổ chức. Trong khi đó, người dùng muốn có bằng chứng về tính hữu ích, giá trị thì hệ thống quản lý tri thức sẽ giúp trải nghiệm của người dùng được sắp xếp hợp lý và hiệu quả hơn. Người dùng có thể sử dụng ba loại chỉ số chính để phân tích sự kết nối hợp tác giữa các nhân viên tại khu vực làm việc và chỉ số đạt được mục tiêu đó là: thống kê sử dụng, chỉ số khả năng sử dụng không gian làm việc cũng như các phép đo kết quả và quy trình kinh doanh.
Các chỉ số này bao gồm:
Khả năng sử dụng
Khả năng sử dụng đo lường mức độ dễ sử dụng, mức độ đầy đủ của hỗ trợ và đào tạo sự tự tin của người dùng, hiệu suất không gian làm việc và xếp hạng tổng thể về mức độ hài lòng của khách hàng / người dùng. Các chỉ số học tập phân tích chương trình đào tạo quản lý tri thức của công ty, ngoài ra còn đo lường mức độ mà hệ thống quản lý tri thức được sử dụng một cách nhất quán trong tổ chức. Điều này phụ thuộc vào việc nhân viên nội bộ sử dụng các nguyên tắc, khái niệm và kỹ thuật quản lý tri thức tốt như thế nào. Đây là yếu tố quan trọng của chiến lược quản lý tri thức.
Giá trị kinh doanh
Các chỉ số sẽ chứng minh được phản ứng tốt có chiều hướng đi lên của sự cải thiện đối với những thay đổi nhanh chóng, giá trị của kiến thức được đúc kết từ sự hợp tác, hiệu quả và cải tiến quy trình kinh doanh cũng như khả năng tiếp cận các đóng góp.
Cách sử dụng
Điều này sẽ đo lường số lượng tài khoản người dùng đã đăng ký và tần suất sử dụng nếu doanh nghiệp đầu tư đáng kể cả nguồn lực tài chính và thời gian để triển khai hệ thống quản lý tri thức. Với các số liệu phù hợp, doanh nghiệp có thể dễ dàng chứng minh hiệu quả của khoản đầu tư đó.
Sử dụng các chỉ số để đo lường thành công
Quản trị tri thức hiện là một thành phần được chấp nhận trong hầu hết mọi ngành nghề. Các công ty đặt nhiều kỳ vọng vào chiến lược và đầu tư của họ để đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao lợi thế cạnh tranh của. Đo lường hiệu quả của chiến lược quản lý tri thức trong doanh nghiệp cũng liên quan đến dữ liệu có thể định lượng được. Thật vậy, việc đo lường giá trị của chiến lược quản lý tri thức là một yếu tố cấp thiết để xác định xem liệu kỳ vọng của doanh nghiệp có thể trở thành hiện thực hay không.
Chỉ số là các phép đo bằng số của các thuộc tính chính tạo ra dữ liệu về một hiện tượng cụ thể. Chúng rất quan trọng đối với sự tiến bộ của các quy trình kinh doanh, chỉ số cung cấp thông tin để so sánh hiệu suất giữa các khoảng thời gian và các cá nhân.
Quản lý kiến thức
Quản lý tri thức đề cập đến nghệ thuật và khoa học của việc tối ưu hóa luồng kiến thức trong một tổ chức. Nó liên quan đến việc xử lý hiệu quả thông tin và tài nguyên trong một tổ chức, là một phần không thể thiếu của chuyển đổi kỹ thuật số. Quản lý kiến thức cung cấp sự rõ ràng về phương tiện tốt nhất để tiếp thu kiến thức, cơ chế sản xuất kiến thức mới và cách thức quá trình học tập được thực hiện được tích hợp trong thực tế. Điều này đặc biệt hữu ích trong thời đại mà giao dịch với những khách hàng có ý thức về kỹ thuật số hơn bao giờ hết và cảm thấy thoải mái khi sử dụng nhiều thiết bị để tương tác với doanh nghiệp
Quản lý tri thức được thực hiện thông qua các phương pháp và kỹ thuật khác nhau như lập bản đồ tri thức, tổ chức quán cà phê tri thức tạo điều kiện cho các cuộc trò chuyện cởi mở và cởi mở, và việc tạo ra các cộng đồng thực hành khuyến khích các tương tác cần thiết để khám phá các lựa chọn có sẵn để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
Điều cốt yếu là phải hiểu rằng số hóa và số hóa cho phép chuyển đổi kỹ thuật số. Trong khi các quy trình này phải chịu chi phí cao, chúng có thể không đủ để chuyển đổi kỹ thuật số diễn ra thành công. Điều cần thiết là đầu tiên phải có được kiến thức về những thông tin nào cần được số hóa và những quy trình nào cần được số hóa và khi nào. Kiến thức này được thu thập từ kinh nghiệm có sẵn của các chuyên gia hoặc thông qua các kỹ thuật chia sẻ kiến thức với các bên liên quan có liên quan.
Chỉ số chiến lược quản lý tri thức
Có một câu nói cũ nổi tiếng trong giới kinh doanh:
"Những gì không thể đo lường thì không thể quản lý được."
Mặc dù một số lĩnh vực quản trị tri thức mang tính vô hình nhưng người dùng có vô vàn cách đo lường thành công có thể được áp dụng cho việc quản lý tri thức.
Nguyên tắc đo lường
Trước khi áp dụng hệ thống số liệu, cần làm rõ các câu hỏi mà các số liệu đó nên trả lời được. Các chỉ số rất hữu ích để trả lời một số câu hỏi bao gồm bốn chủ đề sau:
Phần mềm quản trị tri thức có hoạt động không, và nếu không, cần phải điều chỉnh những gì?
Việc triển khai có đúng quy trình không, và nếu không, làm thế nào để bạn đưa nó trở lại đúng hướng?
Các thành viên trong nhóm có sản xuất như mong đợi không?
Việc quản lý tri thức có mang lại giá trị cho công ty của bạn không?
Ngoài ra, các chỉ số nên được nhắm mục tiêu để cung cấp hướng dẫn cho việc ra quyết định tốt hơn và hầu hết các chỉ số cần một đường cơ sở để đo lường hiệu suất. Điều này sẽ hợp lý hóa quá trình đo lường quản lý tri thức.
Đo lường việc thực hiện quản trị tri thức
Thông thường, người dùng sẽ muốn đo lường mức độ hiệu quả của việc triển khai hệ thống quản lý tri thức. Bằng cách thực hiện đánh giá khi bắt đầu triển khai quản lý tri thức sẽ tạo ra một số chỉ số cơ bản, giúp xác định việc cải thiện các quy trình kinh doanh. Một giao thức thích hợp sẽ đánh giá một số yếu tố của luồng kiến thức trong tổ chức. Điều này sẽ cho phép doanh nghiệp xác định các trở ngại và cản trở luồng kiến thức đó. Quản lý bài đánh giá chất lượng sau đó sẽ cung cấp cho người dùng phân tích dữ liệu về sự tiến bộ trong doanh nghiệp.
Đo lường giá trị quản lý tri thức
Đây là một số liệu quan trọng. Đây là nơi người dùng có thể định lượng được việc đầu tư và triển khai hệ thống quản lý tri thức của doanh nghiệp. Người dùng sẽ sử dụng những yếu tố này để chứng minh giá trị gia tăng thu được và nhận được sự hỗ trợ liên tục từ tất cả các phòng ban của công ty.
Làm thế nào để đo lường giá trị này?
Đánh giá một lĩnh vực kinh doanh đang bị tụt hậu do thiếu kiến thức hay không, trước tiên phải có được số liệu cơ bản, sau đó giới thiệu người xây dựng hệ thống quản trị tri thức trong lĩnh vực nhất định với một dự án thử nghiệm. Thực hiện các phép đo trong suốt quá trình để thiết lập các thay đổi điểm đối chuẩn. Mục tiêu là để đánh giá giá trị tài chính trên các tình huống học tập.
Đo lường sự tuân thủ quản trị tri thức
Khi đã áp dụng khuôn khổ quản lý tri thức trong tổ chức của mình, doanh nghiệp cần thiết lập các trách nhiệm và kỳ vọng rõ ràng thông qua các tiêu chuẩn và chính sách của hệ thống quản trị tri thức. Người dùng có thể chọn để đo lường phương thức và cách à các thành viên trong nhóm, trong bộ máy tổ chức đang tuân thủ. Ngoài ra thiết lập một bảng điều khiển có thể nhắm được mục tiêu rõ ràng để theo dõi các dự án khác nhau trong công ty để xác định sự tuân thủ đó. Ngoài ra cũng có thể thiết lập các trang tổng quan tương tự trên các đơn vị kinh doanh khác trong tổ chức.
Đo lường hoạt động quản lý tri thức
Người dùng cần cải tiến quy trình kinh doanh liên tục và chiến lược quản lý kiến thức sẽ giúp các nhà quản lý, đo lường chỉ số đánh giá những cải tiến đó. Kết quả sẽ tăng trưởng mạnh mẽ khi doanh nghiệp áp dụng và triển khai hệ thống quản trị tri thức riêng biệt. Những cải tiến có thể phát triển nhanh hơn trong một số lĩnh vực nhất định và điều đó cho phép người dùng đánh giá được các thành công nhất định và áp dụng để sửa đổi dây truyền còn đang bị tụt hậu lại phía trước.
Dựa trên những điều trên, có ba yêu cầu chính để chuyển đổi kỹ thuật số thành công.
- Đầu tiên là thông tin cần số hóa phải đầy đủ, phù hợp và chính xác.
- Thứ hai là quy trình kinh doanh được chọn để số hóa có tiềm năng tối đa hóa lợi tức đầu tư.
- Thứ ba là việc học hỏi và phân tích lại các nhu cầu và thực hành của khách hàng được thể chế hóa trong toàn bộ tổ chức.
Ba yêu cầu này phụ thuộc vào khả năng tổ chức học hỏi, không học và học lại thông qua quản lý kiến thức hiệu quả.