Lean Six Sigma là gì?
Tìm hiểu các nguyên tắc, công cụ và lợi ích của phương pháp mạnh mẽ này (P1)
Lean Six Sigma là một phương pháp cải tiến quy trình được thiết kế để loại bỏ các vấn đề, loại bỏ lãng phí và kém hiệu quả, đồng thời cải thiện điều kiện làm việc để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Lean Six Sigma được kết hợp các công cụ, phương pháp và nguyên tắc của Lean và Six Sigma thành một phương pháp phổ biến và mạnh mẽ để cải thiện hoạt động của tổ chức bạn. Phương pháp tiếp cận theo định hướng nhóm của Lean Six Sigma đã chứng minh kết quả trong việc tối đa hóa hiệu quả và cải thiện đáng kể lợi nhuận cho các doanh nghiệp trên toàn thế giới.
Vậy, “Lean Six Sigma chính xác là gì?” Mời quý bạn đọc tiếp để tìm hiểu sâu về nó là gì, tại sao lại quan trọng và làm thế nào để thực hiện đúng.
Có ba yếu tố chính đối với Lean Six SigmSigma:
Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques): Một tập hợp toàn diện các công cụ và kỹ thuật phân tích được sử dụng để xác định và giải quyết vấn đề.
Quy trình và phương pháp luận (Process and methodolgogy): Một loạt các giai đoạn tổ chức việc sử dụng các công cụ giải quyết vấn đề để đảm bảo tìm ra nguyên nhân gốc rễ thực sự và giải pháp được thực hiện đầy đủ.
Tư duy và văn hóa (Mindset and culturculture): Một lối suy nghĩ dựa trên dữ liệu và quy trình để đạt được các mục tiêu về hiệu suất hoạt động và liên tục cải thiện.
Ba yếu tố này củng cố lẫn nhau. Các kỹ thuật phân tích không được sử dụng một cách hiệu quả trừ khi có một quy trình áp dụng chúng và tư duy cải tiến liên tục tạo ra nhu cầu về chúng. Một quy trình cải tiến không tạo ra kết quả mong muốn trừ khi nó bao gồm các công cụ và kỹ thuật xác định hoạt động của các bước quy trình và có một nền văn hóa nhấn mạnh vào cách tiếp cận dựa trên dữ liệu có hệ thống để giải quyết vấn đề.
Cuối cùng, một nền văn hóa luôn tìm cách cải tiến liên tục sẽ thất bại nếu không có công cụ và kỹ thuật để phân tích cũng như không có quy trình hoặc phương pháp nào có thể áp dụng để tổ chức và tập trung nỗ lực cải tiến. May mắn thay, phương pháp Lean Six Sigma để cải tiến kinh doanh bao gồm cả ba lớp.
Các thành phần của phương pháp cải tiến quy trình (Lean Six Sigma)
1.Lean là gì?
Sản xuất tinh gọn (Lean) là một quy trình sản xuất dựa trên tư tưởng tối đa hóa năng suất đồng thời giảm thiểu lãng phí trong hoạt động sản xuất. Nguyên tắc tinh gọn coi lãng phí là bất cứ thứ gì không tạo thêm giá trị mà khách hàng sẵn sàng trả tiền để có được.
5 nguyên tắc của Lean
Giá trị
Giá trị được xác định bởi những gì khách hàng coi là quan trọng trong một sản phẩm hoặc dịch vụ, hơn là những gì các cá nhân phát triển hoặc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ coi là quan trọng.Dòng giá trị
Tập hợp các hoạt động kinh doanh và các bước liên quan đến việc tạo ra và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng; là sự kết nối các bước lại với nhau hơn là xem xét từng bước một cách cô lập.Dòng chảy
Mức độ mà ở đó có một dòng hoạt động trơn tru, không bị gián đoạn nhằm gia tăng giá trị cho khách hàng, chứ không phải là sự lãng phí và kém hiệu quả cản trở dòng chảy trong dòng giá trị.Kéo
Mức độ mà dòng giá trị chỉ xử lý các sản phẩm và dịch vụ mà khách hàng có nhu cầu, thay vì tạo ra thứ gì đó và hy vọng ai đó muốn nó.Sự hoàn hảo
Việc đánh giá liên tục hiệu suất của chuỗi giá trị để xác định và cải thiện giá trị được tạo ra và phân phối cho khách hàng, thay vì chống lại những thay đổi nhằm cải thiện quá trình tạo và phân phối giá trị cho khách hàng.
3 loại lãng phí
Phương pháp Lean xác định và cố gắng loại bỏ ba loại lãng phí:
Muda
Công việc không có giá trị gia tăng – lãng phí thuần túy.Mura
Sự không đồng đều trong dòng chảy – sự thay đổi không thể đoán trước đòi hỏi phải có sự bù đắp ở những nơi khác trong hệ thống.Muri
Quá tải tài nguyên vượt quá khả năng định mức thông thường của chúng – gây căng thẳng và làm hỏng tài nguyên khiến chúng không thể thực hiện khối lượng công việc bình thường.
Như bạn đọc có thể thấy từ cả hai danh sách này, các nguyên tắc của Lean có thể được áp dụng cho bất kỳ quy trình hoặc hoạt động kinh doanh nào, không chỉ sản xuất. Bây giờ nó được sử dụng trong tất cả các chức năng và tất cả các ngành công nghiệp.
2. Six Sigma là gì?
Là một phương pháp giải quyết vấn đề dựa trên dữ liệu. Trọng tâm là các biến thể của quy trình và tập trung vào việc xác định và loại bỏ bất kỳ thứ gì gây ra sự thay đổi trong quy trình. Khi không còn biến thể, kết quả quy trình có thể được dự đoán chính xác – mọi lúc. Bằng cách thiết kế hệ thống sao cho các kết quả có thể dự đoán chính xác này nằm trong vùng hiệu suất chấp nhận được từ góc độ khách hàng, các lỗi quy trình sẽ được loại bỏ.
5 giai đoạn của Six Sigma
Giai đoạn 1: Xác định
Trong giai đoạn này, các ranh giới cho quy trình đang được phân tích được thiết lập và các kỳ vọng hoặc hiệu suất mong muốn cho quy trình đó được xác định từ góc độ khách hàng. Điều này nhằm đảm bảo thay đổi không làm suy giảm trải nghiệm của khách hàng mà thay vào đó nâng cao trải nghiệm đó.Giai đoạn 2: Đo lường
Trong giai đoạn này, hiệu suất hiện tại của quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ được đo lường để xác định điều gì đang thực sự xảy ra, đặc biệt là từ góc độ khách hàng. Điều này nhằm đảm bảo phân tích và giải pháp dựa trên hiệu suất thực tế, không phải thông tin lý thuyết hoặc giai thoại.Giai đoạn 3: Phân tích
Trong giai đoạn này, quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ được phân tích bằng cách sử dụng dữ liệu đo được để xác định nguồn gốc hoặc các nguồn biến thể đang gây ra vấn đề. Điều này là để đảm bảo (các) nguyên nhân gốc thực sự được xác định chứ không chỉ là một triệu chứng.Giai đoạn 4: Cải thiện
Trong giai đoạn này, những thay đổi có thể có đối với quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ được đánh giá và một bộ giải pháp thay đổi được thiết kế và thử nghiệm. Điều này nhằm đảm bảo giải pháp tạo ra hiệu ứng mong muốn và sự thay đổi được giảm bớt hoặc loại bỏ.Giai đoạn 5: Kiểm soát
Trong giai đoạn này, các thay đổi được triển khai, các hệ thống hỗ trợ cũng được cập nhật và quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ được đặt dưới sự kiểm soát – thường là kiểm soát quy trình theo thống kê – để đảm bảo giải pháp được triển khai đầy đủ theo cách bền vững và để xác định xem hiệu suất có bắt đầu hay không suy thoái.
Phương pháp của Six Sigma sẽ hoạt động với bất kỳ quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ nào có mục tiêu hiệu suất có thể xác định và các đặc điểm có thể đo lường được, bởi vì phương pháp này chủ yếu dựa vào dữ liệu.
3. Điểm tương đồng và khác biệt giữa Lean và Six Sigma
Điểm giống nhau
Cả hai đều dựa trên định nghĩa về giá trị dựa trên trải nghiệm của khách hàng.
Cả hai đều sử dụng cách tiếp cận ánh xạ dòng quy trình để hiểu quy trình. Ngay cả khi phân tích dựa trên một sản phẩm hoặc dịch vụ, vẫn có một quy trình liên quan đến việc tạo và cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đó.
Cả hai đều dựa vào dữ liệu để xác định hiệu suất hiện tại và để xác định tác động của hiệu suất trong tương lai. Dữ liệu được thu thập trong dự án Lean Six Sigma thường có thể được sử dụng để hỗ trợ cả phân tích Lean và phân tích Six Sigma. Việc dựa vào dữ liệu giúp đảm bảo rằng nguyên nhân gốc thực sự được xác định.
Cả hai đều được áp dụng bằng cách sử dụng các dự án cải tiến thường được thực hiện bởi một nhóm nhỏ đa chức năng. Thời lượng của dự án và quy mô của nhóm sẽ phụ thuộc vào phạm vi và quy mô của quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ được phân tích để cải tiến.
Cả hai đã di chuyển ra ngoài hoạt động sản xuất và hiện được sử dụng cho tất cả các chức năng và cho tất cả các quy trình đối mặt bên trong và bên ngoài. Chúng cũng được sử dụng trong tất cả các ngành bao gồm công nghiệp, tiêu dùng, chính phủ, giáo dục và phi lợi nhuận.
Các cải tiến dựa trên việc sử dụng một trong hai phương pháp thông thường sẽ vừa giảm lãng phí vừa giảm biến thể. Loại bỏ các bước và hoạt động lãng phí (muda) sẽ loại bỏ các nguồn biến thể và loại bỏ biến thể sẽ loại bỏ năng lực xử lý và các bước lãng phí liên quan đến việc điều chỉnh biến thể (mura và muri).
Tuy nhiên, có một số khác biệt trong hai cách tiếp cận. Những khác biệt này không tạo ra xung đột, thay vào đó, chúng cung cấp nhiều con đường có thể được sử dụng để đến cùng một đích. Dự án Lean Six Sigma nên để bản chất của lỗi, như được xác định bởi giá trị khách hàng và trạng thái hiện tại của quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ quyết định bộ công cụ nào là phù hợp nhất. Giải pháp cuối cùng thường là sự kết hợp của cả cải tiến Lean và cải tiến Six Sigma.
Sự khác biệt
Trọng tâm khác nhau để xác định vấn đề – Lean tập trung vào lãng phí (muda, mura, muri) và Six Sigma tập trung vào sự thay đổi, bất kỳ sai lệch nào so với hiệu suất mục tiêu.
Các loại kỹ thuật khác nhau – Lean chủ yếu sử dụng các kỹ thuật trực quan cho cả phân tích và tạo giải pháp được hỗ trợ bằng phân tích dữ liệu. Six Sigma chủ yếu sử dụng các kỹ thuật thống kê để phân tích và tạo giải pháp được hỗ trợ bằng trực quan hóa dữ liệu. Điều này dẫn đến một lầm tưởng rằng Lean dễ dàng hơn Six Sigma, bởi vì phân tích trực quan của Lean rất dễ hiểu, trong khi nhiều người bị đe dọa bởi phân tích số của Six Sigma. Thực tế là cả hai loại phân tích này đều dễ dàng thực hiện với các công cụ hỗ trợ thống kê hiện nay.
Các loại tài liệu khác nhau cho giải pháp – giải pháp Tinh gọn được ghi lại bằng sơ đồ luồng giá trị được sửa đổi dẫn đến những thay đổi trong quy trình công việc và thường thay đổi hướng dẫn công việc ở nhiều bước trong quy trình. Giải pháp Six Sigma được ghi lại với các thay đổi trong quy trình thiết lập và kế hoạch kiểm soát để theo dõi quy trình và phản hồi với sự thay đổi. Nó cũng sẽ tác động đến các hướng dẫn công việc và thường dẫn đến những thay đổi trong phương pháp hoặc hệ thống đo lường.
Hai cách tiếp cận tương thích với nhau theo nhiều cách nên có thể dễ dàng hợp nhất chúng thành một phương pháp luận để đạt được hiệu quả tổng hợp của việc kết hợp chúng. Lean Six Sigma, như nó thường được thực hiện, tránh được hầu hết những cạm bẫy từ những cách tiếp cận thất bại trước đó.
Nguyên tắc Lean Six Sigma
Cách tiếp cận từ bên ngoài là chìa khóa cho sự thành công của việc triển khai LSS trong các tổ chức. Một số nguyên tắc cơ bản để cho phép điều này là:
1. Tập trung vào khách hàng: Xác định 'chất lượng' và 'sự hài lòng' nghĩa là gì đối với khách hàng và sắp xếp các quy trình kinh doanh và con người để đạt được các mục tiêu kinh doanh và khách hàng nên là trung tâm của bất kỳ triển khai LSS nào.
2. Xác định rào cản đối với chất lượng ổn định: Nhiều tổ chức hào hứng với việc làm quá nhiều việc cùng một lúc mà không đánh giá thực sự điều gì quan trọng nhất đối với khách hàng và các bên liên quan trong kinh doanh. Xác định rõ vấn đề của doanh nghiệp và đặt các ưu tiên phù hợp với vấn đề đó. Truy cập vào dữ liệu định tính và định lượng ở giai đoạn này cho phép một cách tiếp cận hợp lý hơn ở giai đoạn này.
3. Loại bỏ sự kém hiệu quả: Xác định rõ ràng khách hàng chưa sẵn sàng trả tiền cho những gì. Phân định ranh giới giữa các bước không tạo giá trị gia tăng và các bước tạo giá trị gia tăng trong quy trình kinh doanh. Áp dụng triết lý loại bỏ, đơn giản hóa hoặc tự động hóa trong toàn tổ chức được hỗ trợ bởi việc đo lường kết quả nhất quán. Những gì được đo lường, được cải thiện.
4. Giao tiếp và gắn kết mọi người: Giao tiếp và đào tạo nhất quán, liền mạch cũng như nắm bắt mọi người trong toàn tổ chức là chìa khóa để đạt được thành công với bất kỳ thay đổi nào, đặc biệt là với việc triển khai LSS. Khuyến khích mọi người yêu thích các vấn đề và hào hứng giải quyết chúng. Khắc sâu văn hóa giải quyết vấn đề theo nhóm bằng cách sử dụng các kỹ thuật tư duy theo nhóm. Đảm bảo hỗ trợ hành vi theo cách mới trong toàn tổ chức, đặc biệt là ở cấp lãnh đạo và quản lý.
5. Linh hoạt và có thể thích ứng: Thay đổi không gian thoải mái ngay từ đầu và mỗi người trong tổ chức sẽ di chuyển trên Đường cong thay đổi với tốc độ khác nhau. Nhận thức rõ khía cạnh này và đảm bảo cơ cấu tổ chức và triết lý quản lý phù hợp với thực tế mới. Thị trường luôn thay đổi và điều quan trọng là phải theo dõi những gì khách hàng có thể yêu cầu trong tương lai. Với ý nghĩ đó, việc giữ cho các quy trình kinh doanh có khả năng thay đổi linh hoạt và xây dựng văn hóa về khả năng thích ứng và sự nhanh nhẹn trong toàn tổ chức cũng trở nên cấp thiết đối với việc triển khai LSS.
Lợi ích của Lean Six Sigma
Lean Six Sigma là một phương pháp cải tiến liên tục. Hãy xem xét lợi ích cho doanh nghiệp và sau đó là lợi ích cho những cá nhân đạt được một mức độ chứng nhận trong Lean Six Sigma.
1. Đối với doanh nghiệp
Quy trình đơn giản
Lean Six Sigma sẽ đơn giản hóa quy trình kinh doanh. Các bản đồ dòng giá trị đa chức năng sẽ xác định các khu vực lãng phí và kém hiệu quả. Nhiều quy trình đã nhúng công việc làm lại và giải pháp thay thế cho các sự cố dai dẳng. Khi nỗ lực lãng phí được loại bỏ và việc làm lại cũng như các giải pháp thay thế không còn cần thiết, các quy trình còn lại sẽ đơn giản và thường dễ quản lý và kiểm soát hơn nhiều. Điều này dẫn đến một quy trình nhanh hơn, dẫn đến dịch vụ khách hàng tốt hơn và sự hài lòng của khách hàng cao hơn. Cả hai điều đó thường sẽ dẫn đến doanh số bán hàng lớn hơn. Ngoài ra, quy trình đơn giản hơn, nhanh hơn sẽ giảm chi phí đầu vào, điều này sẽ làm tăng lợi nhuận. Cuối cùng, các quy trình đơn giản hơn có ít cơ hội mắc lỗi hơn. Do đó, chúng thường được đặc trưng bởi chất lượng cao hơn và ít lỗi hơn.
Ít lỗi và sai sót hơn
Hãy tìm hiểu sâu hơn về lợi ích của việc ít sai sót và nhầm lẫn hơn. Lean Six Sigma bắt đầu với định nghĩa về chất lượng chấp nhận được dựa trên giá trị của khách hàng. Sự tập trung bên ngoài vào chất lượng này ưu tiên các nỗ lực cải tiến liên tục để giải quyết các vấn đề có ảnh hưởng nhiều nhất đến thành công của doanh nghiệp. Ngoài ra, việc dựa vào dữ liệu để xác định các vấn đề hơn là cảm nhận trực quan hoặc giai thoại càng ưu tiên nỗ lực cải tiến đối với các vấn đề thực sự trong tổ chức. Kết quả là những cải tiến khắc phục được các vấn đề thực sự và đưa chúng đến một mức độ mà khách hàng thực sự có thể chấp nhận được. Vì vậy, không chỉ Lean Six Sigma giải quyết các lỗi và sai lầm trong kinh doanh, mà hơn thế nữa, Lean Six Sigma giải quyết các lỗi và sai lầm quan trọng nhất.
Hiệu suất dự đoán
Các quy trình đơn giản dễ kiểm soát và quản lý hơn các quy trình phức tạp, đặc biệt là những quy trình ít lỗi và sai sót hơn. Nhưng thêm vào những lợi ích này, Lean Six Sigma tập trung vào việc giảm sự thay đổi trong một quy trình. Với ít biến thể hơn, các quy trình trở nên dễ đoán hơn. Điều đó có nghĩa là thời gian chu kỳ có thể dự đoán được, chất lượng đầu ra có thể dự đoán được và chi phí có thể dự đoán được. Và những điều này có thể dẫn đến dịch vụ khách hàng tốt hơn, ít khiếu nại hơn và lợi nhuận cao hơn. Khả năng dự đoán này trở thành một lợi thế to lớn cho một tổ chức khi hoạt động trong một môi trường thay đổi nhanh chóng. Công nghệ thay đổi và kỳ vọng của khách hàng đã tạo ra một môi trường kinh doanh không ổn định. Nếu không có các quy trình có thể dự đoán được thì gần như không thể tạo ra và thực hiện một phản ứng thích hợp đối với sự bất ổn này.
Kiểm soát tích cực
Điều này đưa tôi đến lợi ích tổ chức cuối cùng mà tôi muốn thảo luận và đó là khả năng được cải thiện để chủ động kiểm soát các quy trình. Phương pháp Lean Six Sigma rút ngắn thời gian chu kỳ và đưa ra các kế hoạch và hệ thống kiểm soát dựa trên dữ liệu thời gian thực. Với thời gian chu kỳ ngắn và hệ thống kiểm soát dựa trên dữ liệu, người vận hành và người quản lý quy trình có thể đưa ra quyết định tác động ngay lập tức đến hiệu suất quy trình. Điều này cải thiện hiệu suất, cải thiện tinh thần của nhân viên và cải thiện sự nhanh nhẹn. Người vận hành hiểu công việc của họ tác động như thế nào đến hiệu suất của quy trình và họ nhận được phản hồi nhanh chóng. Người vận hành ít có khả năng cảm thấy rằng họ là nạn nhân của quy trình vì họ hiện đang tham gia trực tiếp vào việc quản lý và cải thiện quy trình. Với các chu kỳ ngắn và kiểm soát tích cực, tổ chức có thể nhanh chóng đáp ứng các cơ hội trong thị trường đang thay đổi.
2. Đối với cá nhân
Hiệu quả cá nhân
Lean Six Sigma cung cấp một phương pháp giải quyết vấn đề có cấu trúc có thể được sử dụng để giải quyết mọi loại vấn đề. Có thể tìm và khắc phục sự cố sẽ cải thiện khả năng thực hiện của bạn ở bất kỳ vị trí và ngành nào. Phương pháp Lean Six Sigma hướng dẫn nhân viên thông qua một quy trình tìm hiểu, phân tích, xác định vấn đề và tạo giải pháp có tổ chức. Nhiều công cụ và kỹ thuật có thể được áp dụng cho các vấn đề và vấn đề hàng ngày. Nhưng ngay cả khi không sử dụng tất cả các công cụ, phương pháp giải quyết vấn đề có tổ chức sẽ giúp cá nhân mỗi người kiểm soát việc tìm kiếm và khắc phục sự cố của mình. Tôi đã sử dụng phương pháp này khi khắc phục sự cố tại nhà mình, với các tổ chức từ thiện địa phương mà tôi hỗ trợ, và tất nhiên là trong nhiều môi trường kinh doanh khác nhau.
Cơ hội lãnh đạo
Lean Six Sigma được thực hiện thông qua các dự án và dự án có người lãnh đạo. Dẫn đầu một dự án Lean Six Sigma thường sẽ tạo cơ hội tiếp xúc với các chức năng khác và quản lý cấp cao. Sự tiếp xúc này là trong bối cảnh của một người có thể tìm và khắc phục sự cố. Tương tác với các thành viên trong nhóm và người quản lý sẽ có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp và ra quyết định. Cấu trúc của Lean Six Sigma có thể giúp mỗi nhân viên phát triển kỹ năng quản lý dự án của mình. Và tất nhiên, việc có thể ghi vào sơ yếu lý lịch rằng bạn đã lãnh đạo một nhóm dự án tiết kiệm chi phí, cải thiện chất lượng và giảm thời gian chu kỳ sẽ chỉ giúp ích cho bạn khi bạn tìm kiếm cơ hội thăng tiến hoặc cơ hội mới tiếp theo.
Thanh toán và khả năng thăng tiến
Điều này đưa chúng ta đến mức lương và khả năng thăng tiến của những người thực hành Lean Six Sigma. Đạt được chứng nhận thắt lưng là một chứng chỉ có giá trị trong sơ yếu lý lịch của bạn. Nhiều tin tuyển dụng yêu cầu ứng viên phải có chứng chỉ Lean Six Sigma. Vì vậy, điều này sẽ mở ra cơ hội cho một số chương trình khuyến mãi. Ngoài ra, trong một tổ chức, việc thăng chức thường dựa trên cách bạn thể hiện kỹ năng lãnh đạo của mình. Dẫn dắt hiệu quả một dự án Lean Six Sigma cho quản lý cấp cao và nhân sự thấy rằng bạn đã sẵn sàng cho trách nhiệm lớn hơn.
Đọc thêm: 5 giai đoạn của Lean Six Sigma - DMAIC
---------------------------------------
MATE Technology JSC - Transforming Together
Website: https://mate.com.vn/
Hotline: 0981 632 626
Address: 301 Nguyen Trai, Thanh Xuan Trung, Hanoi