DMAIC: Năm giai đoạn của của phương pháp Lean Six Sigama
Vai trò các cấp độ trong thắt lưng Lean Six Sigma (P2)
Ở phần trước, chúng ta đã thảo luận về nền tảng của Lean Six Sigma, các nguyên tắc trong Lean Six Sigma và một số lợi ích. Tiếp theo mời bạn đọc cùng xem qua các vai trò trách nhiệm chính, và cấu trúc năm giai đoạn của dự án Lean Six Sigma tuân theo.
Thắt lưng Lean Six Sigma
Lean Six Sigma đã áp dụng các vai trò từ phương pháp Motorola Six Sigma, phương pháp này mượn quy ước đặt tên cho sự tiến triển của sự thành thạo được sử dụng trong võ thuật. Một số tổ chức có các cấp độ và định nghĩa riêng về sự thành thạo. Tuy nhiên, bài viết này sẽ mô tả các cấp độ được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Trước đấy bạn đọc có thể đã nghe nói về thắt lưng Lean Six Sigma - đây là Đai vàng, Đai xanh, Đai đen và Đai đen chính. Mỗi vai trò này đều phải được đào tạo và trong nhiều trường hợp được cấp chứng chỉ phù hợp với vai trò của họ.
Trong những năm đầu tiên của Lean và Six Sigma, mọi tổ chức đều thiết lập các tiêu chuẩn riêng của mình liên quan đến phương pháp, công cụ và kỹ thuật. Tuy nhiên, hầu hết các tổ chức hiện nay đều dựa vào một cơ quan chứng nhận độc lập để đào tạo và cấp chứng chỉ. Hai tổ chức được công nhận rộng rãi nhất cung cấp chứng nhận là Hiệp hội Chất lượng Hoa Kỳ (ASQ) và Hiệp hội Chứng nhận Six Sigma Quốc tế (IASSC). Các khóa học GoSkills Lean Six Sigma phù hợp với Nhóm kiến thức của IASSC. Hãy xem xét từng vai trò này chi tiết hơn.
1. Đai vàng Lean Six Sigma (YB) là gì?
Một tổ chức có thể có nhiều Đai vàng (YB) . Những cá nhân này là thành viên nhóm trong dự án Lean Six Sigma do Đai xanh hoặc Đai đen lãnh đạo. YB nên làm quen với phương pháp luận có cấu trúc và việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật đa chức năng.
Đai vàng sẽ tham gia vào tất cả các cuộc họp của nhóm dự án đóng vai trò là chuyên gia về chủ đề theo chức năng hoặc nguyên tắc của họ. Vai trò này được thực hiện cùng với công việc hoặc vị trí toàn thời gian bình thường của họ.
Một dự án sẽ có nhiều hay ít thành viên Đai vàng tùy theo nhu cầu dựa trên phạm vi của quy trình đang được điều tra và bản chất của vấn đề.
Việc đào tạo cho Đai vàng thường tập trung vào cấu trúc của phương pháp và việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật giải quyết vấn đề liên chức năng.
Phân tích chi tiết về Lean và Six Sigma thường được xử lý bởi Đai xanh hoặc Đai đen, người đang lãnh đạo dự án. Tuy nhiên, các thành viên trong nhóm Đai vàng thường là những người thu thập dữ liệu được sử dụng trong phân tích và giúp giải thích kết quả phân tích.
Các thành viên nhóm Đai vàng cũng sẽ lãnh đạo việc thực hiện giải pháp trong phạm vi chức năng hoặc kỷ luật tương ứng của họ.
Một người có chứng nhận Đai vàng thường là thành viên của nhiều nhóm dự án Lean Six Sigma.
2. Đai xanh Lean Six Sigma (GB) là gì?
Một tổ chức sẽ có nhiều Đai xanh (GB). Vai trò Đai xanh thường là vai trò của người lãnh đạo dự án. Đai xanh thường làm việc với các dự án Lean Six Sigma nằm trong lĩnh vực chuyên môn và trách nhiệm của họ. Những cá nhân này biết phương pháp và cấu trúc Lean Six Sigma. Họ cũng có thể áp dụng các công cụ phân tích Tinh gọn và các kỹ thuật thống kê thường được sử dụng với Six Sigma.
Những cá nhân này lãnh đạo các dự án nhỏ hoặc dự án chỉ tập trung vào một chức năng. Vai trò này thường được thực hiện cùng với một vị trí toàn thời gian khác.
Hầu hết các Đai xanh đang dẫn đầu một dự án có liên quan đến việc cải thiện một số khía cạnh trong quy trình kinh doanh của họ. Trong một số trường hợp, Đai xanh có thể được chỉ định cho một dự án đa chức năng lớn do một Đai đen lãnh đạo.
Các dự án đa chức năng lớn thường có nhiều phân tích xảy ra đồng thời và Vành đai xanh sẽ dẫn dắt từng nỗ lực đó.
Là người lãnh đạo dự án, Green Belt chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các công cụ và kỹ thuật Lean Six Sigma thích hợp được sử dụng ở mỗi giai đoạn của dự án.
Cá nhân này thường sẽ dẫn dắt phần trình bày và thảo luận về dự án tại buổi đánh giá cổng giai đoạn. Bởi vì cá nhân này thường là người duy nhất trong dự án đã được đào tạo về kỹ thuật phân tích Tinh gọn và kỹ thuật thống kê Six Sigma, họ sẽ tiến hành các phân tích này.
Đai xanh không phải là chuyên gia về tất cả các khía cạnh của quy trình hoặc sản phẩm, nhưng họ thường là chuyên gia về một số phần của quy trình hoặc sản phẩm. Vì vậy, họ phải sử dụng kiến thức chuyên môn về chủ đề của mình giống như cách mà đai vàng hoạt động. Tuy nhiên, Green Belt không phải là chuyên gia về tất cả các khía cạnh của các công cụ và kỹ thuật Lean Six Sigma tiên tiến. Khi gặp vấn đề, họ tìm đến Đai đen để được tư vấn và huấn luyện.
3. Đai đen Lean Six Sigma (BB) là gì?
Một tổ chức thường sẽ có nhiều Đai đen. Vai trò Đai đen là vai trò của chuyên gia chủ đề về Lean Six Sigma cho một chức năng hoặc vị trí trong tổ chức. Những cá nhân này lãnh đạo các dự án lớn đa chức năng và đóng vai trò là huấn luyện viên cho các Đai xanh trong bộ phận hoặc địa điểm đó. Đây thường là một vị trí toàn thời gian.
Đai đen không chỉ biết cách áp dụng phương pháp và công cụ, họ còn là người đào tạo và huấn luyện cho Đai xanh và Đai vàng trong tổ chức. Một ngày điển hình sẽ bao gồm:
Tiến hành một cuộc họp nhóm cho một trong những dự án mà họ đang lãnh đạo;
Gặp gỡ một số Đai xanh để xem xét tiến trình của họ và cung cấp huấn luyện cho các bước tiếp theo của họ;
Thực hiện chuỗi giá trị hoặc phân tích thống kê với dữ liệu từ một trong những dự án mà họ đang lãnh đạo;
Cung cấp đào tạo về việc sử dụng Lean Six Sigma trong tổ chức của họ cho các ứng viên Đai vàng và Đai xanh;
Gặp gỡ các bên liên quan của tổ chức để thảo luận về tình trạng của các dự án và xác định các vấn đề hoặc sự cố cho các dự án trong tương lai.
Có thể thấy, cá nhân thường được kỳ vọng sẽ lãnh đạo nhiều dự án đồng thời trong khi đóng vai trò huấn luyện viên cho một số ít Đai xanh đang lãnh đạo các dự án của riêng họ. Các dự án được dẫn dắt bởi Black Belt thường là các dự án lớn đa chức năng. Là người lãnh đạo dự án, họ phải lập kế hoạch và tổ chức công việc. Điều thường là khía cạnh thách thức nhất của các dự án đó là làm việc với các bên liên quan từ các chức năng khác nhau. Trong nhiều tổ chức, vai trò Đai đen được chỉ định lại hàng năm hoặc hai năm để nhiều cá nhân có thể trở nên lão luyện ở tất cả các khía cạnh của phương pháp Lean Six Sigma.
4. Đai đen Lean Six Sigma Master (MBB) là gì?
Cấp độ cuối cùng là Master Black Belt. Hầu hết các tổ chức sẽ chỉ có một Master Black Belt, một người thường là cá nhân cấp cao chịu trách nhiệm quản lý sáng kiến Lean Six Sigma trong tổ chức. Đây là một vị trí toàn thời gian. Nhiều lần Master Black Belt này báo cáo với nhà vô địch cấp C về sáng kiến Lean Six Sigma.
Từ quan điểm đào tạo và chứng nhận, cá nhân này có chứng chỉ tương tự như Đai đen. Tuy nhiên, vai trò và trách nhiệm là khác nhau.
Master Black Belt không quản lý các dự án, thay vào đó họ đang quản lý sáng kiến.
Bậc thầy Đai đen thường hợp tác chặt chẽ với lãnh đạo cấp cao để xác định cần có bao nhiêu Đai đen và Đai xanh và bộ phận chức năng hoặc địa điểm nào sẽ nhận được chúng trước.
Master Black Belt thường duy trì một báo cáo tình trạng về danh mục đầu tư của các dự án Lean Six Sigma; những cái đang hoạt động, những cái đã hoàn thành và những cái được đề xuất. Như vậy, họ có thể đánh giá tác động của chương trình tổng thể đối với tổ chức và họ có thể ưu tiên các nỗ lực cải tiến dựa trên chiến lược của tổ chức.
Những cá nhân này cũng làm việc với HR để duy trì hồ sơ đào tạo của tất cả các đai vàng, đai xanh và đai đen trong tổ chức.
Nếu một tổ chức nhỏ, hoặc nếu sáng kiến Lean Six Sigma là nhỏ trong tổ chức, vai trò của Master Black Belt sẽ được đảm nhận bởi một trong các Black Belt của tổ chức.
Năm giai đoạn của Lean Six Sigma – DMAIC
Các dự án Lean Six Sigma tuân theo một phương pháp có cấu trúc, dựa trên năm giai đoạn. Năm giai đoạn được thể hiện bằng từ viết tắt DMAIC – viết tắt của Xác định, Đo lường, Phân tích, Cải thiện, Kiểm soát.
Quy trình Lean Six Sigma DMAIC được định nghĩa như thế nào?
Mỗi giai đoạn có một tiền đề tổ chức hoặc câu hỏi phải được giải quyết. Sau khi câu hỏi được trả lời thỏa đáng, dự án có thể tiến hành giai đoạn tiếp theo. Thời lượng của giai đoạn dựa trên thông tin và dữ liệu có sẵn. Thông thường, ở cuối mỗi giai đoạn, có một cuộc xem xét cổng giai đoạn với các bên liên quan và một hoặc nhiều Đai đen. Chúng ta hãy xem xét từng giai đoạn chi tiết hơn.
Giai đoạn 1: Xác định vấn đề của doanh nghiệp
Giai đoạn Xác định là giai đoạn đầu tiên của dự án. Câu hỏi quan trọng phải được trả lời là "Chúng ta đã xác định vấn đề từ góc độ kinh doanh chưa?" Thông thường, một nhà lãnh đạo dự án Đai xanh hoặc Đai đen được chọn và được cung cấp bản mô tả cấp cao về vấn đề. Một số thành viên nhóm dự án Vành đai vàng cũng có thể được xác định vào thời điểm đó. Nhóm dự án cần lấy thông tin đầu vào từ các bên liên quan và khách hàng để hiểu vấn đề từ quan điểm của họ. Trong thời gian này, họ đang định lượng những gì khách hàng coi là kỳ vọng chất lượng quan trọng.
Với sự hiểu biết về vấn đề từ góc độ doanh nghiệp và khách hàng, ranh giới cho quy trình - và bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào được phân phối - có thể được xác định. Mặc dù có thể có một nhóm dự án sơ bộ trong giai đoạn này, nhưng việc xác định ranh giới của quy trình thường sẽ chỉ ra chức năng nào cần hỗ trợ dự án với các chuyên gia về chủ đề. Trong giai đoạn này, những chuyên gia về chủ đề mới làm quen với Lean Six Sigma thường sẽ được đào tạo Đai vàng. Giai đoạn này thường kết thúc với việc phát triển một điều lệ dự án xác định vấn đề từ góc độ khách hàng, các quy trình sẽ được phân tích và mục tiêu cải thiện hiệu suất.
Giai đoạn 2: Đo lường hiệu suất quy trình các bước trước đây
Giai đoạn Đo lường là giai đoạn thứ hai của dự án Lean Six Sigma. Trong giai đoạn này, điều kiện cơ bản được thiết lập bằng cách đo lường hiệu suất hiện tại của quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ đối với các thuộc tính chất lượng quan trọng được xác định trong giai đoạn Xác định. Câu hỏi được đặt ra trong giai đoạn này là: "Doanh nghiệp có hiểu công việc và quy trình của từng bước trong quy trình hiện tại và đã đo lường hiệu suất của quy trình ở mỗi bước chưa?" Nếu quy trình không được ghi chép hoặc kiểm soát tốt, đây có thể sẽ là giai đoạn dài nhất và đòi hỏi nhiều công sức nhất.
Quy trình phải được xác định để xác định dòng chảy của từng bước. Mỗi bước sau đó được đo lường về thời gian, chất lượng và bất kỳ thuộc tính nào khác quan trọng đối với khách hàng. Thông thường, các hệ thống đo lường thích hợp không tồn tại để thu thập dữ liệu này, do đó, một hệ thống đo lường sẽ cần được phát triển và xác minh để cung cấp dữ liệu chính xác và đầy đủ. Các chuyên gia về chủ đề trong nhóm từ các bộ phận và chức năng khác nhau tham gia chặt chẽ vào giai đoạn này để xác định các bước của quy trình cũng như phát triển và triển khai phương pháp đo lường hiệu suất. Vào cuối giai đoạn này, vấn đề mà khách hàng gặp phải sẽ được định lượng bằng dữ liệu quy trình và đánh giá chính xác về trạng thái hiện tại hoặc trạng thái "Nguyên trạng" cho toàn bộ quy trình đã được xác định.
Giai đoạn 3: Phân tích xác định vấn đề đã gặp phải
Giai đoạn Phân tích là giai đoạn thứ ba của dự án Lean Six Sigma. Trong giai đoạn này, quy trình và dữ liệu sản phẩm được phân tích để xác định nguyên nhân hoặc nguyên nhân gốc thực sự của vấn đề mà khách hàng gặp phải. Câu hỏi chính cần được trả lời chỉ là, "Chúng ta đã xác định rõ ràng vấn đề và xác định (các) nguyên nhân gốc rễ thực sự chưa?" Ở giai đoạn này, trưởng dự án áp dụng các công cụ phân tích Lean và kiểm định giả thuyết thống kê Six Sigma kỹ thuật để xác định nguyên nhân gốc rễ. Trưởng dự án dự kiến sẽ có thể chỉ ra một cách toán học rằng nguyên nhân gốc rễ đã được xác định.
Thường thì dữ liệu được thu thập trong giai đoạn Đo lường là đủ để phân tích. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, phân tích sẽ chỉ ra một lĩnh vực cần nghiên cứu thêm và có thể cần thu thập thêm dữ liệu. Công cụ hoặc kỹ thuật phân tích nào được sử dụng sẽ phụ thuộc vào bản chất của vấn đề hoặc khiếm khuyết từ góc độ khách hàng và các loại dữ liệu có sẵn để phân tích. Thông thường trong giai đoạn này, một tuyên bố vấn đề chi tiết sẽ được hoàn thành dựa trên kết quả phân tích. Nhóm phải đề phòng việc chuẩn bị một tuyên bố vấn đề chi tiết trước bước này. Nếu không, rất có thể họ sẽ giải quyết vấn đề sai, điều này sẽ dẫn đến sự nhầm lẫn và định hướng sai cho nhóm khi họ bắt đầu tạo ra giải pháp trong giai đoạn tiếp theo.
Giai đoạn 4: Tiến hành và thử nghiệm
Giai đoạn thử nghiệm là giai đoạn thứ tư của dự án Lean Six Sigma. Các đội thường muốn chuyển sang giai đoạn này ngay lập tức mà không hoàn thành triệt để ba giai đoạn đầu tiên. Khi điều đó xảy ra, nhóm thường tạo ra một cải tiến để giải quyết một triệu chứng mà không tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Mục tiêu của giai đoạn này là tạo ra một giải pháp cho vấn đề nhằm loại bỏ hoặc chứa đựng nó. Câu hỏi đang được trả lời là, "Chúng ta đã tạo ra một giải pháp khả thi cho vấn đề đã sẵn sàng để thực hiện chưa?" Tùy thuộc vào bản chất của vấn đề đã xác định, các thành viên khác nhau trong nhóm sẽ đóng vai trò lớn hơn hoặc nhỏ hơn trong việc tạo ra giải pháp.
Trong giai đoạn này, giải pháp được phát triển và thử nghiệm. Tùy thuộc vào bản chất của giải pháp, đây thường là giai đoạn tốn kém nhất. Quá trình "To-Be" được phát triển và ghi lại. Trong nhiều trường hợp, quy trình mới yêu cầu thay đổi thiết bị, phần mềm hoặc quy trình. Một lần nữa, dữ liệu được dựa vào để chắc chắn rằng giải pháp đã giải quyết vấn đề một cách hiệu quả, điều này thường có nghĩa là một số hoạt động có ý nghĩa thống kê được thực hiện để thu thập dữ liệu đó. Một cái bẫy mà nhóm có thể dễ dàng mắc phải là ăn mừng quá sớm một "thành công ngẫu nhiên". Giải pháp phải được kiểm tra kỹ lưỡng và các tài liệu triển khai và đào tạo đi kèm được phát triển và sẵn sàng để triển khai. Đến cuối giai đoạn này, giải pháp đã sẵn sàng.
Giai đoạn 5: Triển khai và duy trì vận hành
Giai đoạn Triển khai là giai đoạn cuối cùng của dự án Lean Six Sigma. Trong giai đoạn này, giải pháp được triển khai đầy đủ. Giai đoạn này không kết thúc cho đến khi giải pháp ổn định và tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi thay đổi đều hoạt động. Câu hỏi đang được trả lời là: "Chúng ta đã thiết lập một" trạng thái bình thường mới "để loại bỏ hoặc kiểm soát vấn đề mà khách hàng gặp phải chưa?" Tất cả các thành viên của nhóm dự án đều tham gia vào việc triển khai để chắc chắn rằng mọi thay đổi trong bộ phận của họ đều được thực hiện đầy đủ. Giai đoạn tiếp tục cho đến khi quá trình đã chứng minh sự ổn định trong hoạt động. Điều này có thể xảy ra trong vòng vài ngày hoặc có thể mất vài tháng.
Một kế hoạch kiểm soát thường được thiết lập để giám sát quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ. Kế hoạch kiểm soát bao gồm các phép đo ngưỡng đối với hiệu suất chấp nhận được và các bước hành động khắc phục sẽ được tuân theo nếu hiệu suất xuống cấp. Kế hoạch kiểm soát này là một trong những chìa khóa để đảm bảo cải tiến là vĩnh viễn và quy trình không trở lại trạng thái trước đó. Trong hầu hết các trường hợp, kế hoạch kiểm soát sẽ bao gồm kiểm soát quá trình thống kê. Một khía cạnh chính của công việc trong giai đoạn này thường là cập nhật tài liệu trong các quy trình liên quan như quy trình đào tạo, hệ thống thông tin kinh doanh và xem xét quản lý. Giai đoạn này được hoàn thành khi những người vận hành và quản lý quy trình không còn yêu cầu hỗ trợ từ nhóm dự án.
---------------------------------------
MATE Technology JSC - Transforming Together
Website: https://mate.com.vn/
Hotline: 0981 632 626
Address: 301 Nguyen Trai, Thanh Xuan Trung, Hanoi