OKR là gì? Sự khác biệt giữa chỉ tiêu OKR và KPI
Hầu hết các tổ chức đều quen thuộc với KPI và mới đây thì xuất hiện thêm OKR. Cả hai phương pháp đều rất tuyệt vời trong đo lường nhưng đây là hai loại chỉ số độc lập không liên quan đến nhau, là những thước đo cho biết khi nào sự đánh giá là tốt hoặc xấu.
Chỉ tiêu OKR là gì?
OKR - viết tắt của những mục tiêu và những kết quả chính (Objectives & Key Results) cung cấp định hướng trong tùy từng bối cảnh, OKR là chỉ tiêu đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu trong một khuôn khổ thiết lập mục tiêu và theo dõi kết quả thực hiện mục tiêu. Mục tiêu mô tả những gì người thực hiện kế hoạch muốn hoàn thành và những Kết quả chính mô tả cách thức để đạt được kế hoạch đó. Có thể ngầm hiểu rằng KPI và OKR bổ sung qua lại cho nhau, bởi số liệu từ KPI có thể giúp xác định được những kết quả cốt lõi trong OKR.
Ví dụ về OKR
Có một ví dụ như sau, giả sử rằng bảo tàng truyền thống muốn cải thiện lượng khách tới thăm thú, có thêm những tiêu chí chất lượng phù hợp hơn với cộng đồng xã hội hiện nay. Thì đây là một Mục tiêu. Bây giờ, làm thế nào để hoàn thành được mục tiêu? Một cặp Kết quả chính để đạt được Mục tiêu này sẽ là:
- Tăng số lượng khách địa phương hàng tháng lên 30% vào quý tới
- Tổ chức hai sự kiện cộng đồng tập trung vào việc thu hút các nhà tài trợ địa phương mới
Chỉ tiêu KPI là gì?
KPI (Key Performance Indicators) là một loại đo lường hiệu suất. KPI đánh giá sự thành công của một tổ chức hoặc một hoạt động cụ thể. Là tập hợp các tiêu chí đánh giá hiệu suất làm việc thể hiện mức độ hiệu quả thực hiện công việc của một tổ chức, một cá nhân thực hiện mục tiêu đề ra trong một khoảng thời gian cụ thể. KPI không chỉ là tiêu chí đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của một tổ chức, phòng ban, cá nhân mà còn là công cụ so sánh thành tích với các tổ chức, phòng ban, cá nhân khác.
Ví dụ về KPI
Hãy sử dụng một viện bảo tàng cho ví dụ trên mà MATE đề ra. Hai trong số các KPI của bảo tàng chính là sự tham gia và đóng góp. Chúng ta sẽ phải thu thập dữ liệu về số lượng khách đến qua cửa và bao nhiêu người quyên góp hàng tháng. Tóm gọn lại KPI là những số liệu, biểu thị qua các con số trong một mục tiêu.
Sự khác biệt giữa chỉ tiêu OKR và KPI
Với ví dụ về bảo tàng, OKR cho thấy cả những mục tiêu mà họ muốn hoàn thành và cách hay phương thức mà họ sẽ đạt được điều đó. Các mục tiêu sẽ giúp định hướng những Mục tiêu, đồng thời được ghép nối với thước đo là các Kết quả chính. Mặt khác, KPI là những con số (thước đo) đứng một cách độc lập: số lượng khách tham gia và những đóng góp từ những nhà tài trợ.
Nói chung OKR và KPI khác nhau về phạm vi và đơn vị đo lượng. Chỉ tiêu OKR trả lời câu hỏi mục tiêu của doanh nghiệp là gì và cách để đạt được mục tiêu đó. Còn chỉ số KPI đo lường định lượng bằng con số chính xác và thực hiện thường xuyên hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng gắn liền với nhiệm vụ cá nhân, bộ phận, tổ chức cụ thể.
Không có sự cạnh tranh nào bởi KPI và OKRs bổ sung cho nhau. Cả hai đều có vị trí của mình trong một tổ chức hoạt động tốt.
KPI và OKR, chỉ tiêu nào tốt hơn?
KPI là thước đo trong khi OKR là một phương pháp thiết lập mục tiêu có hệ thống. Khi được sử dụng đúng cách, cả hai sẽ bổ sung cho nhau.
Ví dụ: công ty của bạn có thể cần trang web của bạn có thời gian hoạt động là 99%. Chỉ số này đại diện cho một phép đo quan trọng cần duy trì. Đây là một KPI. Và mặc dù KPI có thể rất quan trọng đối với thành công của bạn nhưng không phải lúc nào chúng cũng tạo ra những OKR tuyệt vời.
Tuy nhiên, đôi khi hiệu suất KPI thay đổi thì doanh nghiệp sẽ phải thay đổi chỉ số OKR sao cho phù hợp với chiến lược kinh doanh. Ví dụ: nếu trang web ngừng hoạt động một thời gian để “sửa chữa trang web của bạn” thì đây là Mục tiêu mới và một trong những Kết quả chính có thể bao gồm việc tăng cường chất lượng website hoặc ổn định thời gian hoạt động.
OKRs có thể thay thế KPI không?
Điều tiên quyết để duy trì KPI là theo dõi các yếu tố quan trọng trong tổ chức và mặc dù KPI có thể thông báo ngay tức thời về số liệu và thậm chí trở thành OKR nếu doanh nghiệp muốn thay đổi thành một phép đo lường, tính toán chi tiết hơn.
Ví dụ KPI cho mục tiêu có được thể trạng tốt để leo núi sẽ gồm: nhịp tim, huyết áp, khả năng đi bộ đường dài... Khi xác định được KPI, bước tiếp theo là đo lường để biết được trạng thái của KPI.
Giả sử KPI "khả năng đi bộ đường dài", thực trạng là có thể đi bộ 10km/ngày, thực trạng này thấp hơn mức tối thiểu cần thiết là 20km/ngày. Lúc đó chúng ta có thể kết luận là thể trạng chưa đủ tốt để đạt mục tiêu leo núi. Khi đó sẽ tồn tại một mục tiêu: Tăng khả năng đi bộ đường dài từ 10km lên 20km/ngày. Để đạt được mục tiêu này, có thể sử dụng OKRs.
Doanh nghiệp có thể có cả hai chỉ số KPI và OKR không?
Đây là điều dĩ nhiên bởi KPI là “thước đo sức khỏe” cho vị trí của doanh nghiệp trong khi OKR là cột mốc quan trọng nhất của thành công trong tương lai. Một nhà quản trị tinh tế có thể kết hợp cả KPIs và OKRs ví dụ dưới đây sẽ cho thấy sự kết hợp hoàn hảo.
KPIs sẽ được giao với những mục tiêu có tần suất lặp đi lặp lại theo chu kỳ, đòi hỏi sự chính xác cao:
Tăng gấp đôi lưu lượng truy cập website của Quý 4 so với Quý 3
Tăng tỷ lệ chuyển đổi từ khách tham khảo trên site sang khách hàng đăng ký dùng thử: từ 15% lên 20%
OKRs sẽ được áp dụng đối với những mục tiêu không diễn ra liên tục, lặp lại, không theo chu kỳ. Ví dụ:
Mục tiêu: Kiếm khách mới từ sự kiện offline ABC
Dùng kênh Facebook kiếm 600 khách tiềm năng đến sự kiện
Thu thập thông tin của 250 lead tại sự kiện
Dù là OKR hay KPI cũng sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực không thể thiếu giúp doanh nghiệp theo dõi từng hoạt động chuyển biến của nhân viên trong thời kỳ công nghệ số.
Dưới đây là một ví dụ khác về cách cả hai hoạt động cùng nhau: Trong vai trò là Phó Giám đốc Công nghệ của Hoa Kỳ, Người đồng sáng lập What Matters, Ryan Panchadsaram, là một phần của nhóm “giải cứu” cho sự ra mắt thất bại của Healthcare.gov - một trang web được thiết kế để giúp mọi người tìm kiếm các chương trình bảo hiểm y tế.
Mục tiêu của nhóm rất đơn giản: “Sửa chữa healthcare.gov cho đại đa số người tiêu dùng”. Để làm điều này, doanh nghiệp đã sử dụng một số KR (Kết quả chính) sẽ xác định thế nào là một trang web hoạt động tốt.
Ưu điểm khi áp dụng phương pháp OKR trong doanh nghiệp
#1. OKR khuyến khích mọi người đặt ra các mục tiêu đầy tham vọng
Không giống như các khung mục tiêu truyền thống, OKR không đặt ra các mục tiêu “an toàn” và các nhà quản lý lập ra sẽ mong đợi đạt được 100%. Phương pháp này được khuyến khích đặt ra các mục tiêu táo bạo, khó khăn vì vậy kết quả đương nhiên có thể sẽ không đạt được 100%. Ngay cả 60% trong chỉ tiêu OKR vẫn thể hiện những bước tiến lớn về hiệu suất. Do đó, OKR là phương thức truyền cảm hứng cho mọi người nhắm đến mục tiêu cao và vượt qua ranh giới, thay vì áp dụng trong một vùng mục tiêu an toàn.
#2. Xem xét chỉ tiêu liên tục
Bỏ qua cách đặt mục tiêu truyền thống hàng năm và đánh giá kết quả hoạt động vào cuối năm. OKR thường được xem xét và cập nhật mỗi quý một lần, đôi khi hàng tháng, điều này phù hợp hơn nhiều với môi trường công việc có nhịp độ nhanh ngày nay, nơi chuyển đổi liên tục là tiêu chuẩn.
#3. Bản chất của OKR là định lượng
Nhiều khuôn khổ thiết lập ra mục tiêu chỉ tập trung vào mục tiêu được đề ra chứ không phải cách bạn đạt được mục tiêu đó. Nhưng phần Key Results - Mục tiêu chính của OKR có nghĩa là người thực hiện thực sự đi sâu vào vấn đề thực tế, đặt ra các kết quả định lượng để xác định thành công. Điều này cung cấp sự rõ ràng tuyệt đối về thành công trông như thế nào và các bước / sáng kiến / hành động phải được thực hiện để thực hiện các ưu tiên trong chiến lược.
#4. OKR là một quá trình từ dưới lên và xét theo chiều ngang
Theo truyền thống, quá trình thiết lập mục tiêu diễn ra theo thứ tự từ trên xuống, với việc lãnh đạo thiết lập các mục tiêu cho các nhà quản lý và các nhà quản lý thiết lập các mục tiêu cho nhóm của họ. Riêng với OKR, mọi người có nhiều quyền tự do hơn trong việc thiết kế các mục tiêu và kết quả của riêng họ để đưa vào các mục tiêu tổng thể của tổ chức. Khi mọi nhân viên tham gia vào quá trình thiết lập các mục tiêu và kết quả chính, họ sẽ tham gia nhiều hơn vào quá trình này và có nhiều quyền sở hữu hơn đối với các mục tiêu.
#5. OKR phải được tách biệt
OKR nên được tách biệt với các quyết định trả lương và thưởng, đó là một chiến lược sáng suốt trong doanh nghiệp. Các chỉ số hiệu suất gắn liền với tiền thưởng có thể dẫn đến các hành vi sai lệch, nơi mọi người làm việc cống hiến một cách xứng đáng để nhận được tiền lương thưởng của họ. Bởi vì OKR khuyến khích các mục tiêu đầy tham vọng có thể không đạt được 100% nên việc ràng buộc trong lương thưởng là vô nghĩa.
Ưu điểm khi áp dụng phương pháp KPI trong doanh nghiệp
#1. Kết quả có thể đo lường
Vì mục tiêu duy nhất của KPI là theo dõi tiến độ, chỉ tiêu KPI cho thấy những lợi ích thực sự dưới dạng số lượng, chỉ số hoặc dữ liệu. Công nhân, nhân viên hoặc công ty có thể nhanh chóng định lượng hoặc theo dõi sự phát triển mục tiêu của họ và biết phần nào của công việc này cần được chú ý nhiều hơn. Ngoài ra, KPI cung cấp kết quả hàng tuần, hàng tháng hoặc định kỳ phù hợp với các điều kiện tiên quyết hoặc nhiều mục tiêu khác nhau.
#2. Căn chỉnh phù hợp
Đối với một tổ chức lớn với số lượng công nhân cao, việc theo dõi tiến độ của mọi công việc có thể trở nên khó khăn. Trong trường hợp này, KPI giúp mọi người duy trì mục tiêu vì giúp mọi người có liên quan đến công việc đều có thể tiếp cận được kết quả. Điều này giúp mọi người luôn có cảm hứng vì không ai thích nhìn thấy danh hiệu hoặc sự thăng tiến của họ được đánh dấu màu đỏ. Hơn nữa, KPI đảm bảo mọi người làm việc theo cùng một hướng chính xác.
#3. Xây dựng chiến lược trong tương lai
Theo dõi tiến độ thông qua KPI cho phép người giám sát thiết kế hoặc thay đổi kế hoạch của họ tùy thuộc vào chức năng mục tiêu trước đó. Vì KPI giúp tổ chức hiểu được năng lực, chỉ số hiệu suất và năng suất của nhân sự giúp tạo ra chiến lược hoặc thiết lập các mục tiêu trong tương lai.
#4. Xây dựng quy chế phần thưởng
Bất kỳ nhân viên nào cũng có ý định làm việc tốt hơn và chăm chỉ để được tăng lương hoặc thưởng cho những đầu công việc khó khăn. Với KPI, mỗi cá nhân đều có cơ hội chứng tỏ bản thân và giúp các giám sát viên thấy được sự thăng tiến và hưởng lợi tương ứng. Cùng với đó, KPI giúp người lao động theo dõi hiệu suất của họ và nâng cao bản thân.