Phương pháp kết hợp hai chỉ tiêu OKR và KPI
Trước khi chúng ta tìm hiểu chi tiết về OKR và KPI, điều quan trọng trước tiên là phải thiết lập vai trò của cả hai mục tiêu này trong một tổ chức. Một số doanh nghiệp thì xác định sự thành công của doanh nghiệp theo hướng hoạt động còn lại đa phần doanh nghiệp sẽ xác định theo hướng kết quả trả về.
Các tổ chức là những nhóm người góp nhặt lại tạo nên thành công, và cũng giống như mọi cá thể, họ có tham vọng. Tham vọng đó được phản ánh trong chiến lược của doanh nghiệp dựa trên Mục tiêu cuối cùng và Trụ cột chiến lược của tổ chức.
Các tổ chức đều có các quy trình hoạt động riêng, đó cũng được hiểu là hoạt động kinh doanh thường lệ. Các doanh nghiệp thực hiện các quy trình một cách liên tục để duy trì các chức năng kinh doanh cốt lõi. Nhưng đồng thời cũng có động lực bẩm sinh để hiện thực hóa tham vọng lớn, đó là lý do tại sao họ không ngừng làm việc trên các sáng kiến từ các phòng ban, đây là tất cả các dự án và nhiệm vụ (tạm thời) sẽ giúp toàn bộ doanh nghiệp tiến gần hơn đến mục tiêu cuối cùng.
Các tổ chức chưa xác định chỉ số thành công cụ thể
Đối với các tổ chức định hướng theo hoạt động không cụ thể thì đó chỉ là chuỗi hoạt động dựa trên các quy trình và xây dựng sáng kiến từ các phòng ban, cả hai đều là mục tiêu đầu ra theo hướng hoạt động cụ thể. Hàng ngày, nhân viên sẽ thực hiện các nhiệm vụ cần thiết mà tổ chức đưa ra để duy trì hiệu suất của các lĩnh vực kinh doanh chính và tiến tới Mục tiêu cuối cùng ví dụ như về doanh số, mở rộng quy mô,... Mặc dù hoàn thành nhiệm vụ và hoạt động là một cảm giác tuyệt vời, nhưng đó thường là một nỗ lực lãng phí nếu nội bộ không biết kết quả chính xác mình đang cố gắng đạt được là gì và sự ảnh hưởng như thế nào đến bức tranh toàn cảnh.
Các tổ chức theo định hướng hoạt động không rõ ràng thường tiếp tục thực hiện các quy trình và hành động của họ mà không thường xuyên xem xét lại nếu đây vẫn là những việc đúng đắn cần làm. Thông thường, họ có rất ít hoặc không có cái nhìn sâu sắc về cách các quy trình và hoạt động của họ giúp họ thực hiện tham vọng của mình.
Các tổ chức xác định chỉ số thành công dựa trên chỉ số OKR và KPI
Các doanh nghiệp lựa chọn xác định chỉ số thành công dựa trên hiệu suất OKR và KPI có một cách tiếp cận khác và đúng đắn hơn rất nhiều. Thứ nhất, họ coi các hoạt động của họ là một phương tiện công cụ để chinh phục chiến lược dài hơi. Thay vào đó, doanh nghiệp cũng đồng thời tập trung vào kết quả cụ thể trước mắt mà các hoạt động nhỏ lẻ này mang lại.
Thứ hai, tổ chức thường xuyên nhìn vào bức tranh toàn cảnh hơn và xem xét công việc kinh doanh của họ như bình thường phải như thế nào và cần phải thực hiện những bước tiến nào để đạt được mục tiêu cuối cùng. Doanh nghiệp lựa chọn sử dụng đánh giá hiệu suất OKR và KPI để xác định xem khâu nào trong hoạt động kinh doanh là quan trọng, cũng như để đo lường hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong từng giai đoạn nhất định.
Bây giờ chúng ta đã biết các tổ chức dựa trên kết quả sử dụng OKR và KPI, hãy cùng xem xét cách kết hợp giữa hai hiệu suất này
Sự kết hợp hoàn hảo giữa OKR và KPI
Các tổ chức có tốc độ phát triển vượt bậc với khả năng quan sát kết quả tốt đều tận dụng sự kết hợp giữa KPI và OKR để tạo ra kết quả kinh doanh tốt nhất có thể. Tổ chức sử dụng KPI để theo dõi hiệu suất và nhận ra các vấn đề và lĩnh vực cần cải tiến, trong khi OKRs giải quyết những vấn đề then chốt giúp tạo điều kiện thuận lợi cho các quy trình và thúc đẩy sự đổi mới.
Giả sử nhóm tiếp thị của doanh nghiệp có KPI cơ bản là 7% tỷ lệ chuyển đổi tổng thể trên trang web. Nếu tỷ lệ chuyển đổi trang web này giảm xuống dưới 7%, nhóm tiếp thị có thể phải đối mặt với một cuộc họp khó khăn để giải trình về việc giảm thiểu hiệu suất liên quan đến việc đáp ứng ở mức chỉ số cơ bản, ở đây là 7%. Và sau đó, các nhóm khác sẽ hiểu rõ vấn đề đang mặc phải cũng như nắm rõ mục tiêu tăng trưởng kinh doanh và tập trung vào việc cải thiện tỷ lệ chuyển đổi trang web trong quý tới.
Phương pháp kết hợp hiệu suất OKR và KPI trong doanh nghiệp
- Kiến tạo bộ hiệu suất cho từng phòng ban
Đảm bảo mỗi vai trò trong tổ chức có những mức chỉ số hiệu suất cơ bản cho công việc của từng phong ban và sử dụng chúng để làm chỉ số hiệu suất KPI. Đây là những chỉ số khơi dậy những sự kết hợp sáng tạo có ý nghĩa liên quan đến hiệu suất tổng thể của tổ chức.
- Phát triển phong cách làm việc tập thể
Khi mọi người đều rõ về các chỉ số hiệu suất công việc của họ, các cá nhân sẽ tập hợp lại thành nhóm để thảo luận về cách thức mà nhóm tạo ra những đóng góp đáng kể nhất cho hiệu suất OKR của công ty. OKR là chỉ tiêu giúp giải quyết sự mơ hồ trong việc xác định mục tiêu, cũng như góp phần thay đổi tích cực trong tầm nhìn và các ưu tiên chiến lược của doanh nghiệp.
- Thiết kế bộ phân tích dữ liệu minh bạch
Tiếp theo các doanh nghiệp cần kiến tạo một nơi chung cho tất cả các mục tiêu được đặt ra từ hiệu suất OKR được theo dõi để đảm bảo tính minh bạch trong tập thể. Nhìn chung, MATE có lời khuyên nhỏ cho Quý khách hàng rằng nên cập nhật số liệu hàng tuần và đồng bộ hóa với các đội nhóm, phòng ban để giải quyết nếu xảy ra vấn đề một cách tức thời.
- Đánh giá hiệu suất xuyên suốt
Sau khi có quy trình theo dõi tiêu chuẩn, các trưởng đội nhóm có thể đánh giá thành tích OKRs của từng cá nhân và tổng thể của cả nhóm bất kỳ lúc nào trong suốt quý để đảm bảo vẫn đang đi đúng hướng đúng mục tiêu ban đầu được đề ra. Nhìn chung, điều này giúp tất cả các nhóm và cá nhân tập trung và phù hợp với các mục tiêu kinh doanh tổng thể. OKR và KPI cung cấp cho doanh nghiệp sự minh bạch để cộng tác chéo và có được các nguồn lực khi cần thiết.
Ví dụ cách thức kết hợp hai hiệu suất OKR và KPI
Kết luận
Khái niệm OKR và KPI là những khái niệm logic hoàn toàn khác nhau. Các chỉ số của hai loại hiệu suất nếu được kết hợp sẽ tạo ra kết quả rất tốt và Quý khách hàng nên sử dụng cả hai trong doanh nghiệp nhưng phân chia phù hợp với mục tiêu cụ thể và khác nhau. Sử dụng OKR để thiết lập mục tiêu và cải thiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và KPI để theo dõi hiệu suất kinh doanh chung.
Để thiết lập mục tiêu tập trung và có định hướng cải tiến, các nhà quản lý chắc chắn nên sử dụng OKR và KPI. Phương pháp OKR kết hợp với KPI mang lại những lợi ích to lớn cho các tổ chức, như tính minh bạch trong toàn công ty, truyền thông hiệu quả các ưu tiên và quan trọng nhất là sự phù hợp của các mục tiêu.
---------------------------------------
MATE Technology JSC - Transforming Together
Website: https://mate.com.vn/
Hotline: 0981 632 626
Address: 301 Nguyen Trai, Thanh Xuan Trung, Hanoi