1. Văn phòng số là gì?
Trước đây khi nói đến văn phòng, chúng ta sẽ hình dung ngay đến hệ thống sổ sách, giấy tờ, hóa đơn, chứng từ, con dấu…Ngày nay, thuật ngữ văn phòng số E-Office ra đời đã thay đổi mô hình quản trị, từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến. Đây cũng chính là những tiền đề cho tiến trình Chuyển đổi số doanh nghiệp đang là xu hướng tất yếu của sự phát triển hiện nay.
Văn phòng số tích hợp ứng dụng các phần mềm, giải pháp phục vụ các công tác quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo…Cũng thực hiện các nhiệm vụ như văn phòng “giấy tờ” truyền thống, nhưng văn phòng điện tử E-Office lưu trữ trên nền tảng trực tuyến nên doanh nghiệp cắt giảm được rất nhiều chi phí thừa cho giấy tờ, văn bản, mực in…Đặc biệt, các công việc điều hành có thể tương tác ở bất cứ nơi đâu, bất kể thời điểm nào, chỉ cần người dùng có thiết bị kết nối mạng Internet.
2. Đâu là điểm khác biệt giữa văn phòng số và văn phòng kiểu cũ
Với mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống, văn phòng điện tử E-Office giúp các nhà quản lý lưu trữ, kiểm soát, làm việc với công văn, hóa đơn, hợp đồng…ngay trên “văn phòng không giấy tờ”.
Những điểm khác biệt giữa văn phòng số và văn phòng không giấy tờ truyền thống gồm có:
| Các tiêu chí so sánh | Văn phòng truyền thống | Văn phòng số |
| Quy trình làm việc | Với mô hình văn phòng truyền thống, quy trình khởi tạo hóa đơn, văn bản, hợp đồng mất nhiều thời gian, qua nhiều bộ phận ký duyệt. Điều này khiến các nhà quản lý và cả nhân viên mất khá nhiều thời gian, phải chờ đợi phê duyệt, chuyển phát.. | Trong khi đó, nếu ứng dụng văn phòng chuyển đổi số với Hóa đơn điện tử, Chữ ký số, Hợp đồng điện tử một cách nhanh chóng theo mẫu có sẵn. Tất cả những người có nhiệm vụ đều được phân quyền và phê duyệt trực tiếp trên hệ thống. |
| Tiếp nhận thông tin | Quá trình truyền đạt thông tin nội bộ thường mất nhiều thời gian, đối tượng tiếp nhận hiểu lầm ý lãnh đạo. | Mọi thông báo đến tai người tiếp nhận đều chính xác 100% do nhà quản lý trực tiếp thiết lập |
| Quản lý dữ liệu | Dữ liệu bị phân tán do quản lý lẻ tẻ, khó khăn để tìm kiếm | Phân loại và lưu trữ tập trung trên một nền tảng trực tuyến. |
| Truy xuất văn bản | Các văn bản được xuất thủ công nên không tránh khỏi những sai sót. | Văn phòng chuyển đổi số tự động tổng hợp dữ liệu và cập nhật công khai trên hệ thống. |
3. Những lợi ích mà văn phòng điện tử mang lại cho doanh nghiệp
Văn phòng điện tử E-Office mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp Small and Medium Enterprise. Cùng phân tích những lợi ích của mô hình văn phòng số trong nội dung bên dưới:
- Cắt giảm tối đa chi phí thừa cho doanh nghiệp
Với mô hình quản trị văn phòng kiểu truyền thống, các khoản chi phí hằng tháng dành cho giấy tờ, mực in, đầu tư trang thiết bị lưu trữ, bảo trì máy móc…là không hề nhỏ. Với mô hình văn phòng số, doanh nghiệp dường như cắt giảm được phần lớn khoản chi phí thừa này mà vẫn đảm bảo hiệu suất công việc.
Đặc biệt, trong bối cảnh sau đại dịch, các doanh nghiệp phải thực hiện các chính sách “thắt lưng buộc bụng” để có thể vượt qua được bài toán doanh thu. Việc cắt giảm tối đa chi phí không cần thiết là điều cần làm ngay và không nên để chậm trễ.
- Rút ngắn thời gian xử lý công việc
Khi tất cả quy trình công việc đều được hệ thống và phân bổ tập trung trên các phần mềm nên những người quản lý có thể rà soát, xử lý thắc mắc, khiếu nại một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Không cần quá nhiều nhân sự, phòng ban, tốn kém nguồn lực, văn phòng số số giúp tiến độ công việc được đẩy nhanh, nâng cao hiệu suất làm việc của các bộ phận chuyên trách.
- Tương tác giữa các nhà lãnh đạo nhanh chóng
Một ưu điểm tạo nên sự khác biệt của Văn phòng điện tử E-Office khi sử dụng Hợp đồng điện tử, Hóa đơn điện tử, Chữ ký số đó chính là nhà lãnh đạo dễ dàng giải quyết các đơn từ mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động.
Trước đây, vấn đề này là bài toán khá nan giải của những người làm công tác quản lý khi công văn, hóa đơn, hợp đồng thường có sự chậm trễ, sai sót khi thực hiện trên giấy tờ thủ công.
- Xây dựng mô hình làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt
Với đặc thù môi trường làm việc số, các công văn, giấy tờ đều sẽ được xử lý chính xác, nhà quản lý có thể theo dõi sát sao tiến độ công việc của nhân sự, phát hiện nhanh chóng các nút thắt để điều phối xử lý kịp thời.
Mô hình làm việc được xây dựng trên mô hình chuyển đối số giúp doanh nghiệp tạo được hình tượng chuyên nghiệp, có thể xử lý linh hoạt trong mọi tình huống. Đơn cử, trong thời điểm dịch bệnh bùng phát như đại dịch covid-19, các doanh nghiệp làm việc từ xa nếu ứng dụng văn phòng chuyển đổi số sẽ chủ động trong các công tác quản lý, vận hành doanh nghiệp nhanh chóng mà không phải lúng túng và mất quá nhiều thời gian để thích nghi.
Trong trường hợp phải làm việc từ xa, 100% giấy tờ, văn bản, hợp đồng vẫn được ký kết và chuyển giao một cách nhanh chóng mà không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến tiến độ công việc. Xu hướng chuyển đổi công nghệ số ngày càng trở nên mạnh mẽ và phổ biến. Các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp chuyển sang các giải pháp Văn phòng số để tiết kiệm thời gian và quản lý, vận hành công việc được hiệu quả và thuận tiện hơn. Hy vọng những thông tin tổng quan về văn phòng số trên đây đã giúp bạn hiểu rõ hơn về mô hình văn phòng đang là xu hướng này.