6 sai lầm lớn trong quản lý kho và cách khắc phục
Như tất cả chúng ta đều biết, quản lý kho tốt là một phần quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu và doanh nghiệp thành công. Quản lý kho bao gồm tất cả mọi thứ từ mua hàng và vận chuyển, đến theo dõi, lưu trữ, luân chuyển và sắp xếp lại. Theo nghĩa đen, nó có thể tạo ra hoặc phá vỡ một công việc kinh doanh , bởi vì sản phẩm có tốt đến đâu cũng không quan trọng nếu chúng không được bảo quản đúng cách và phân phối hiệu quả đến khách hàng.
Hãy minh họa tầm quan trọng của quản lý kho bằng một ví dụ: tưởng tượng rằng một khách hàng đặt hàng và cửa hàng nhận được đơn đặt hàng đó, nhưng khi đơn hàng đến kho, phía bên cửa hàng được thông báo rằng sản phẩm đã hết. Hoặc do lỗi, nhà kho vận chuyển hàng không đúng. Kết quả là khách hàng thất vọng và đội ngũ bán hàng thất vọng đồng nghĩa với tỉ lệ mất khách hàng đó cũng rất cao sau đó doanh thu của cửa hàng những tháng về sau giảm thiểu đáng kể.
Chính vì thế quản lý kho hàng rất quan trọng, các doanh nghiệp cần phải xây dựng một hệ thống quy trình phù hợp với các công việc ngành nghề lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng nhận thức đúng đắn được điều này, dẫn đến các sai lầm không đáng có. Để giúp doanh nghiệp tránh lặp lại những sự việc không mong muốn như trên, bài viết này sẽ giúp cho bạn đọc biết được 6 sai lầm lớn trong quản lý gây thiệt hại lớn mà rất nhiều doanh nghiệp ngoài kia vẫn gặp phải và cách khắc phục chúng.
1. Thiếu chiến lược quản lý tồn kho
Khi nói đến quản lý hàng tồn kho, chỉ cần một sự thay đổi nhỏ đến kế hoạch lúc ban đầu cũng sẽ khiến doanh nghiệp đi một đi lệch hướng và dẫn đến nhiều hệ lụy sau này . Các chủ doanh nghiệp bị kéo theo hàng triệu hướng khác nhau, vì vậy việc quản lý hàng tồn kho rất dễ rơi vào tình trạng khó khăn nếu không có một chiến lược vững chắc. Kết quả của việc thiếu chú ý này, việc quản lý kho trở nên tốn thời gian HƠN đem tới một số rủi ro như : mất khách hàng, lãng phí tiền bạc, mất thị phần vào tay các đối thủ cùng phân khúc.
Cách khắc phục : Với mỗi công ty, đều có chiến lược quản lý hàng tồn kho riêng biệt dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp, nguồn lực mà công ty đó làm việc và loại sản phẩm cung cấp cho khách hàng. Hiểu được các nguyên tắc cơ bản của các chiến lược này có thể giúp bất kỳ doanh nghiệp nào tìm ra hướng đi phía trước, cải thiện hoạt động kho hàng và hàng tồn kho cũng như hiện đại hóa doanh nghiệp ở bất kỳ quy mô nào.
Vì vậy, không có chiến lược tối ưu nào có thể áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp. Cách duy nhất là hãy hiểu rõ được mục tiêu yêu cầu của công ty từ đó phân tích vấn đề cót lõi và lên một chiến lược cụ thể.
2.Quy trình không rõ ràng
Quản lí kho sẽ dễ dàng hơn với hệ thống kiểm kê tốt và một đội ngũ nhân viên nhiệt tình vui vẻ tham gia. Nhưng nếu doanh nghiệp đó không có một quy trình được xác định rõ ràng, tất cả những nỗ lực để có tổ chức sẽ bị lãng phí và mất thời gian rất nhiều 
Cách khắc phục : Doanh nghiệp cung cấp tài liệu và đào tạo nhân viên ở mọi bước trong quy trình quản lí bằng cách: in ra, gửi qua email hoặc đăng bài trên các blog. Một cách hay hơn nữa đó là cung cấp các buổi đào tạo bồi dưỡng nhằm liên tục cập nhật những kiến thức mới, kỹ năng mới, áp dụng thay đổi mới phục vụ trong công việc hiệu quản hơn.
Thiết lập các cuộc họp hàng tháng để nhận phản hồi từ nhân viên từ đó có thể nắm được những vấn đề khó khăn của nhân viên đang gặp phải và có một quy trình phù hợp áp dụng tốt hơn.
3. Số lượng đặt hàng quá tải
Hệ thống quản lý hàng tồn kho không đầy đủ là một trong những sai lầm phổ biến nhất về hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể khiến chủ sở hữu tranh giành các mặt hàng và nguồn cung cấp.
Đặt hàng dưới mức dẫn đến:
Không có khả năng hoàn thành đơn đặt hàng đúng hạn
Kinh doanh thua lỗ
Lãng phí thời gian, năng lượng và nguồn lực
Chi phí vận dịch vụ quá cao
Mặt khác, hàng tồn kho vô tổ chức hoặc lộn xộn cũng dẫn đến việc đặt hàng quá nhiều lãng phí. Nhiều doanh nghiệp nghĩ sai lầm về việc đặt hàng không phải là vấn đề lớn. Rốt cuộc, hàng tồn kho thừa luôn có thể được bán hoặc sử dụng sau này không?
Đặt hàng quá mức dẫn đến:
Mất dòng tiền (lý do hàng đầu khiến các doanh nghiệp nhỏ thất bại).
Lãng phí không gian lưu trữ
Các món bị hỏng hoặc hết hạn sử dụng
Lãng phí thời gian
Cách khắc phục: Sự xuất hiện các phần mềm quản lý hàng tồn kho trong thời buổi hiện đại đều có tính năng thông báo khi mức mặt hàng quá thấp hoặc quá cao đây có thể là giải pháp sẽ được các doanh nghiệp, khách hàng quan tâm và thay thế cho các công cụ quản lí kho truyền thống trước đây.
4. Không kiểm kê quy trình thường xuyên
Khi có quá nhiều việc cần làm, khâu kiểm kê hàng hóa trong kho của mỗi doanh nghiệp sẽ làm một cách hời hợt thậm chí bỏ qua. Một thực trạng sai lầm khá phổ biến lặp lại ở nhiều doanh nghiệp dẫn tới khó khăn trong việc quản lý, nắm bắt tình trạng xuất nhập tồn kho và những hậu quả thiệt hại lớn về hàng hóa.
Cách khắc phục: Thay vì tổ chức kiểm kê 1-2 lần/ năm thì các chủ doanh nghiệp nên phân chia ra từng tuần từng quý .
5. Không có phương án chuyển đổi số
Đây là lỗi lãng phí thời gian lớn nhất trong tất cả các sai lầm về kiểm kê hàng hóa doanh nghiệp phổ biến. Trong khi một số doanh nghiệp cho phép chiến lược hàng tồn kho trở nên quá phức tạp, các công ty khác lại quá miễn cưỡng trong việc hiện đại hóa. Sợ thay thay đổi tố kém, tiếp tục tiến hành các quy trình cũ, vẫn sử dụng Excel, bộ nhớ, hoặc giấy bút để theo dõi hàng tồn kho, tất cả mọi thứ đều được thực hiện bằng tay. Trong những trường hợp không mong muốn kết quả là công ty lãng phí thời gian và tiền bạc.
Cách khắc phục: Bất cứ khi nào có thể, các doanh nghiệp nên cố gắng giảm lỗi hàng tồn kho bằng cách sử dụng mã vạch, mã QR, dữ liệu AI và RFID để kiểm tra các mặt hàng vào và ra. Các bản kiểm kê viết tay, thường được in bằng hình con gà nhỏ xíu, khiến các nhân viên và ban quản lý khó khăn trong việc kiểm tra các mặt hàng và nguồn cung cấp.
6. Sử dụng công nghệ chưa đúng cách
Việc thực hiện công nghệ đòi hỏi sự đầu tư về thời gian và tiền bạc. Nhưng tiền bạc và thời gian không phải là vấn đề thực sự. Mối nguy thực sự là kỳ vọng rằng công nghệ sẽ giải quyết các vấn đề hoặc loại bỏ các điểm yếu trước đây kho hàng đang mắc phải.
Hiện nay, có quá nhiều nhà quản lý kho hàng nhảy vào cuộc đua công nghệ. Đôi khi chọn nhầm sản phẩm vì những lý do sai lầm. Kết quả? Chi tiền cho một giải pháp thực sự kết hợp các vấn đề đang tồn tại hoặc tệ hơn, tạo ra những vấn đề mới.
Cách khắc phục: Cố gắng tìm ra hệ thống hoàn hảo cho doanh nghiệp: một hệ thống tiết kiệm tiền mà không tiêu hao tài nguyên.
Khi nói đến hàng tồn kho và các công cụ giúp doanh nghiệp luôn có tổ chức, yếu tố quan trọng là sự đơn giản. Dưới đây là một số lĩnh vực của các doanh nghiệp có thể xem xét để đơn giản hóa các thách thức về hàng tồn kho của mình:
Sử dụng công nghệ phù hợp : Tìm giải pháp kiểm kê hiện đại (đơn giản) cho doanh nghiệp. Có những công cụ giá cả phải chăng giúp các doanh nghiệp luôn có tổ chức, vì vậy hoàn toàn không có lý do gì để chi nhiều tiền cho một phần mềm tùy chỉnh hoặc cấp doanh nghiệp.
Không bị ràng buộc bởi phần cứng đắt tiền: Tại sao phải mua một tá máy quét mã vạch trong khi một chiếc điện thoại thông minh sẽ làm được điều này? Hay phải sử dụng máy tính bảng hoặc thiết bị chỉ chạy một số hệ thống kiểm kê phức tạp không cần thiết với đầy đủ các tính năng và chức năng vô dụng. Đặc biệt là khi có những giải pháp trực quan và mức chi phí hợp lý có thể cung cấp mọi chức năng mà doanh nghiệp cần?
Tích hợp một giải pháp hiệu quả để quản lý kho hàng là vô cùng có lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp. Giúp cho doanh nghiệp tối ưu hóa trong quản lý kho hàng hay khi được sử dụng đúng cách - có thể cải thiện độ an toàn, tăng năng suất và tăng lợi nhuận đóng một vai trò quan trọng để doanh nghiệp luôn phát triển và lượng hàng hóa ngày càng dồi dào.
Kết luận
Ngày nay nhà kho trong mỗi doanh nghiệp đều phải đối mặt với những thách thức ngày càng phức tạp, đặc biệt với thời đại công nghệ hóa hiện nay. Cách tốt nhất để đối phó với những thách thức về kho hàng là hãy sử dụng các phương pháp mang tính bền vững sẽ giúp ích cho hoạt động kinh doanh tổng thể về lâu dài. Người quản lý kho hàng nên giám sát và theo dõi các thay đổi và áp dụng các giải pháp đáp ứng khi các vấn đề phát sinh.
May mắn thay, phần mềm quản lý kho đã được tạo ra để giúp các chủ doanh nghiệp có một cái nhìn toàn diện về tất cả số lượng hàng hóa có trong cửa hàng của mình. Các giải pháp này có thể cung cấp cho các doanh nghiệp mức độ quản lý, kiểm soát hàng tồn kho cao cấp để tại bất kỳ thời điểm nào từ bất kỳ vị trí nào.
Tuy nhiên, việc áp dụng công nghệ một cách chính xác cần có thời gian và cam kết. MATE sẽ là người tư vấn đồng hành cùng với doanh nghiệp về công nghệ cần để tìm ra những lỗ hổng trong quản lý và cách triển khai hệ thống quản lý kho phù hợp nhất đối với từng doanh nghiệp.
-----------------------
MATE Technology JSC - Transforming Together
Website: https://mate.com.vn/
Hotline: 0981 632 626
Address: 301 Nguyen Trai, Thanh Xuan Trung, Hanoi