Để giải quyết nhiều yếu tố trong quản lý đội xe, doanh nghiệp cần có những hướng dẫn rõ ràng nêu rõ trách nhiệm của người quản lý đội xe và giúp nhân viên tối ưu hóa vai trò một người quản lý. Dưới đây là mọi thứ cần biết để tối đa hóa lợi ích quản lý đội xe của doanh nghiệp.
Quản lý đội xe là gì?
Quản lý đội xe bao gồm mọi thứ liên quan đến hoạt động của một đội xe. Quy mô của đội không thành vấn đề. Một số đội có thể chỉ có một số ít số lượng xe, trong khi những đội khác có thể bao gồm hàng chục xe tải, xe hạng nặng. Nhóm xe ô tô hoặc xe tải mà một công ty sử dụng là đội xe doanh nghiệp và người chịu trách nhiệm bảo trì những chiếc xe đó là người quản lý đội xe.
Các loại đội xe
Có các đội xe từ lớn đến nhỏ. Tuy nhiên, tất cả đều có nhu cầu giống nhau về việc duy trì sự an toàn của phương tiện để đảm bảo phương tiện đến điểm hẹn đến đúng giờ. Các nhà quản lý đội xe có thể kiểm soát các đội vận tải đường bộ, độii giao hàng, thương mại hoặc vận tải dựa trên loại phương tiện được lái và hàng hóa được vận chuyển.
- Vận tải hàng hóa: Các đội vận tải máy kéo rơ moóc lớn để vận chuyển tải trọng khối lượng lớn. Một đoàn xe vận tải đường bộ có thể bao gồm hàng chục xe tải hoặc chỉ một vài xe. Những loại xe hạng nặng này có các yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn và tuân thủ do các kiểu lái xe đường dài thường xuyên trên đường và 1 phần do kích thước của phương tiện.
- Giao hàng: Đội xe giao hàng vận chuyển giao hàng địa phương cho các doanh nghiệp hoặc các công ty vận chuyển bưu kiện. Thông thường, các sản phẩm được vận chuyển đến trung tâm phân phối bằng phương tiện vận tải đường bộ và hàng hóa sẽ được chuyển đến phương tiện giao hàng để chuyển tiếp đến điểm cuối cùng.
- Thương mại: Các đội xe thương mại thường bao gồm nhiều loại phương tiện với số lượng lớn. Các đội xe này thường phục vụ nhiều mục đích cho một công ty, chẳng hạn như vận chuyển xuyên quốc gia và giao hàng trong địa phương, có thể phải cần đến nhiều nhân viên giao hàng để duy trì và quản lý hoạt động của họ.
- Vận chuyển: Đội xe vận tải có thể bao gồm các phương tiện như xe ô tô cho thuê, taxi hoặc xe tải chở thuê. Trong một số trường hợp đặc biệt, khách hàng sẽ lái những chiếc xe này thay vì nhân viên. Các nhà quản lý đội xe vận tải phải hết sức lưu ý để đảm bảo an toàn cho các phương tiện có thể có khách hàng là hành khách hoặc tài xế.
Công việc quản lý đội xe là gì?
Quản lý đội xe bao gồm một số nhiệm vụ, chẳng hạn như đảm bảo tuân thủ và an toàn, bảo dưỡng phương tiện và theo dõi vị trí của xe.
Theo dõi
Theo dõi là một trong những đầu việc cơ bản trong công việc của người quản lý hạm xe cũng như thông báo cho các nhiệm vụ khác. Để điều phối các phương tiện, người quản lý phải theo dõi vị trí của xe để biết khi nào xe đến và xe đi. Khi người quản lý biết từng chiếc xe đang ở đâu, họ có thể sử dụng thông tin đó để lập lịch trình giao hàng hiệu quả cho tài xế. Ngoài ra, bằng cách theo dõi các phương tiện, người quản lý đội xe có thể đảm bảo rằng việc giao hàng đến đúng giờ và tài xế duy trì tốc độ lái xe ở mức an toàn.
Sự an toàn
Ngăn ngừa sự cố bằng cách duy trì sự an toàn của phương tiện và người lái là một phần công việc của người quản lý đội xe. Hệ thống đào tạo và giám sát người lái xe có thể giúp người lái xe duy trì thói quen lái xe an toàn khi trên đường. Cải thiện an toàn có thể làm giảm tai nạn, làm giảm trách nhiệm của công ty và đặc biệt là phí bảo hiểm. Lái xe an toàn cũng giúp xe chạy đúng giờ mà không xảy ra các sự cố gây ra chậm trễ hoặc hủy chuyến giao hàng. Với việc giao hàng đúng thời hạn, khách hàng sẽ đặc biệt duy trì sự hài lòng đối với dịch vụ của đội xe doanh nghiệp cho dù đó chỉ là những dịch vụ xe cho thuê hay vận chuyển sản phẩm.
Tuân thủ
Các quy định của nhà nước bắt buộc yêu cầu tuân thủ cẩn thận để tránh bị phạt và làm gián đoạn công việc kinh doanh. Loại tuân thủ mà người quản lý đội xe phải tuân thủ tùy thuộc vào loại phương tiện và cách lái xe của tài xế. Ví dụ: theo quy định tại Nghị định 100/2019/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2019. Theo đó, tại “Điều 24. Xử phạt người điều khiển xe ô tô tải, máy kéo và các loại xe tương tự xe ô tô vận chuyển hàng hóa vi phạm quy định về vận tải đường bộ
1. Phạt tiền từ 600.000 đồng đến 800.000 đồng đối với hành vi vận chuyển hàng trên xe phải chằng buộc mà không chằng buộc hoặc không chằng buộc chắc chắn; xếp hàng trên nóc buồng lái; xếp hàng làm lệch xe.
2. Phạt tiền từ 800.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:
a) Chở hàng vượt trọng tải (khối lượng hàng chuyên chở) cho phép tham gia giao thông được ghi trong Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường trên 10% đến 40% đối với xe có trọng tải dưới 5 tấn, trên 10% đến 30% đối với xe có trọng tải từ 5 tấn trở lên và trên 20% đến 30% đối với xe xi téc chở chất lỏng (kể cả rơ moóc và sơ mi rơ moóc);
Bảo trì
Bảo dưỡng xe bao gồm cả bảo dưỡng phòng ngừa và sửa chữa. Viêc thay dầu thường xuyên, thay bộ lọc và kiểm tra lốp có thể giúp xe hoạt động tốt nhất trên đường. Ngoài ra, việc đánh giá xe theo lịch trình thường xuyên có thể xác định các vấn đề nhỏ và khắc phục trước khi gây ra các vấn đề nghiêm trọng. Ví dụ, một thợ cơ khí có thể tìm thấy một ống dẫn bị rò rỉ trong một chiếc xe cho thuê trong quá trình kiểm tra và thay thế nó trước khi tình trạng rò rỉ trở nên trầm trọng hơn và gây ra hư hỏng hoặc sự cố về động cơ. Bảo trì định kỳ cũng có thể ngăn ngừa các vấn đề. Tuy nhiên, các vấn đề vẫn có thể xảy ra do các trình điều khiển đi số km quá dài trên các phương tiện của đội xe. Khi một trong những phương tiện này bị hỏng sẽ cần được sửa chữa khẩn cấp ngay lập tức để có thể quay lại tiếp tục tuyến vận chuyển. Người quản lý đội xe cần đảm bảo xe ô tô hoặc xe tải phải sửa chữa được cung cấp dịch vụ thích hợp. Các nhà quản lý cũng phải đảm bảo thay thế có phương án tạm thời cho phương tiện trong quá trình sửa chữa.
Lợi ích của việc quản lý đội xe
Việc quản lý tốt đội xe sẽ mang lại nhiều lợi ích cho công ty, chẳng hạn như cải thiện hiệu quả và dịch vụ khách hàng tốt hơn. Ngay cả với một người quản lý hoặc năng suất của đội ngũ hiện tại, doanh nghiệp hoặc công ty vẫn có thể nhận thấy sự gia tăng lợi thế của việc quản lý đội xe hiệu quả.
Nâng cao hiệu quả
Quản lý đội xe tốt giúp tăng hiệu quả hoạt động chung của xe và mức tiêu thụ nhiên liệu. Cải thiện hiệu quả của các thuộc tính này có thể tiết kiệm tiền cho công ty theo thời gian. Những chiếc xe được bảo dưỡng tốt sẽ kéo dài tuổi thọ hơn, giảm số lượng xe mua lại, ngoài việc mở rộng công ty. Ngoài ra, hiệu suất nhiên liệu tốt hơn giúp giảm chi phí vận hành đội xe bằng cách giảm hóa đơn nhiên liệu.
Cải thiện dịch vụ khách hàng
Đội xe được quản lý tốt khiến khách hàng hài lòng hơn vì việc giao hàng hóa hoặc dịch vụ diễn ra đúng thời gian. Ví dụ, trong một đội xe vận tải đường bộ, việc giao hàng vào đúng ngày dự kiến với sự chậm trễ ngoài mong muốn do 1 vài lí do như thời tiết khắc nghiệt hoặc tắc đường. Trong các đội xe phục vụ trực tiếp cho khách hàng bằng cách cho họ thuê xe hoặc đi lại, việc xe đến chậm trễ có thể khiến khách hàng không hài lòng bởi gây ra gián đoạn lịch trình của khách hàng. Quản lý một đội xe để đảm bảo rằng mỗi khách hàng có một chuyến đi khi cần thiết ngay cả khi một số xe không có sẵn sẽ níu chân được sự trung thành của khách hàng với thương hiệu
Tuân thủ quy định
Nếu không có quy trình tổ chức tốt hay tài liệu về các thuộc tính của xe, công ty hoặc daonh nghiệp có thể phải đối mặt với các khoản phạt theo quy định. Những người quản lý đội xe, những người lưu giữ thông tin về lịch trình bảo dưỡng xe, quãng đường lái xe hay mức sử dụng nhiên liệu, v.v. phải chuẩn bị tốt cho việc hoàn thành các thủ tục giấy tờ cần thiết để đạt được và duy trì sự tuân thủ về mọi quy định.
Tăng lợi nhuận
Bằng cách cắt giảm chi phí thông qua hiệu quả cao hơn, công ty của bạn sẽ trở nên có lợi hơn, ngay cả khi thu nhập không đổi. Tuy nhiên, với lợi nhuận, doanh nghiệp của bạn có kinh phí để mở rộng và bổ sung thêm xe vào đội xe để phục vụ nhiều khách hàng hơn.
Cải thiện sự an toàn
Tất cả các phương tiện đều cần được kiểm tra thường xuyên, các phương tiện gặp sự cố khi đang lưu thông trên đường cần được đánh giá đầy đủ và khắc phục trước khi quay trở lại tuyến vận chuyển. Bằng cách giữ cho các phương tiện được bảo dưỡng tốt và theo dõi liên tục các vấn đề liên quan đến xe, các nhà quản lý đội xe phải làm cho toàn bộ đội xe của họ an toàn hơn. Ngoài việc tăng cường độ an toàn cho phương tiện, các nhà quản lý đội xe có tổ chức tốt cũng sẽ đảm bảo rằng tài xế của không được vượt quá giờ đã xác định trên quãng đường. Bằng cách giới hạn thời gian lái xe, các nhà quản lý đội xe ngăn ngừa các vấn đề ở tài xế chẳng hạn như việc dễ gây ra tai nạn do tài xế buồn ngủ trên đường.
Các phương pháp về quản lý đội xe
Ngay cả những người quản lý đội tàu có kinh nghiệm luôn có thể sử dụng một số mưu mẹo để cải thiện hoạt động của họ. Các phương pháp quản lý đội tàu tốt nhất tập trung vào việc tối ưu hóa hiệu quả và cải tiến tổ chức. Cụ thể, người quản lý đội xe của doanh nghiệp nên xem xét việc tập trung vào khách hàng, đảm bảo tuân thủ, lập kế hoạch mua sắm và quản lý tài chính.
Tập trung vào khách hàng
Tập trung vào khách hàng đảm bảo sự hài lòng của những nhân vật quan trọng nhất của doanh nghiệp - khách hàng của công ty. Các nhà quản lý đội xe cần ghi nhớ điều này khi đưa ra các quyết định liên quan đến hoạt động của hạm đội. Ví dụ, khi mua phương tiện mới, các nhà quản lý đội xe vận tải nên xem xét liệu khách hàng của công ty cho thuê xe muốn có một chiếc xe sang trọng hay một mẫu xe nhỏ, gọn phù hợp về chi phí. Một ví dụ khác liên quan đến việc lập lịch trình bảo trì. Làm thế nào một người quản lý đội xe có thể lên lịch bảo dưỡng phòng ngừa cho các phương tiện để cân bằng thời gian trên đường đến cửa hàng? Việc bỏ qua bảo trì có làm tăng nguy cơ hỏng hóc và giao hàng trễ không? Chọn các dịch vụ phòng ngừa vấn đề xảy ra sẽ làm cho khách hàng hài lòng bằng cách ngăn chặn sự chậm trễ trong việc vận chuyển sản phẩm.
Đảm bảo sự tuân thủ của phương tiện
Duy trì sự tuân thủ của phương tiện giúp một công ty phát triển nhiều cách hơn là tránh bị phạt. Ví dụ, nhiều quy định, chẳng hạn như yêu cầu sử dụng ELD, giảm thời gian và thủ tục giấy tờ cần thiết để theo dõi thông tin xe. Có một đội xe tuân thủ đảm bảo rằng các phương tiện vận hành an toàn, người lái xe phù hợp với đường và chi phí vận hành giảm thiểu do duy trì hiệu quả sử dụng nhiên liệu.
Lập kế hoạch duy trì vòng đời xe phù hợp
Các nhà quản lý đội xe phải quyết định cẩn thận thời điểm cho nghỉ hưu các phương tiện cũ gây ra nguy hiểm và dành chi phí để mua những chiếc mới. Việc tạo ra một lịch trình mua xe mới phải cân bằng giữa chi phí và lợi ích của việc đưa một chiếc xe hơi hoặc xe tải mới vào đội xe. Những ưu và nhược điểm này bao gồm giá của việc thêm bất kỳ thiết bị theo dõi hoặc thiết bị ghi lại nào vào xe, tiết kiệm nhiên liệu, giảm nhu cầu bảo dưỡng và giá trị bán lại của xe hiện có. Thời gian mua xe mới có thể thay đổi theo thời gian vì xe mới hơn có thể tồn tại lâu hơn xe cũ. Ví dụ, các phương tiện hiện đại tạo ra ít khí thải hơn, tiết kiệm nhiên liệu tốt hơn và vận hành an toàn hơn so với ô tô cũ và xe tải.
Quản lý tài chính tốt
Vì quản lý đội xe xử lý việc mua phương tiện với giá cao và chi phí bảo dưỡng và sửa chữa đắt đỏ, người quản lý đội xe phải theo dõi chặt chẽ tài chính của họ. Mọi thứ trở thành sự cân bằng chi phí cho phương tiện và thu nhập từ khách hàng. Các nhà quản lý đội xe phải liên tục theo dõi chi phí nhiên liệu, nhu cầu bảo dưỡng, chi phí sửa chữa và chi phí mua xe mới và đảm bảo những con số này không nhiều hơn số tiền mà đội xe kiếm được cho công ty và thu nhập bán lại từ việc bán xe cũ. Người quản lý đội tàu nên sử dụng phần mềm kế toán tốt để theo dõi các giá trị này và sử dụng chúng để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. Một số lựa chọn mà nguồn tài chính có thể thông báo bao gồm lập kế hoạch mua, bán phương tiện cũ, mở rộng đội xe hoặc giảm quy mô đội xe.
-----------------------
MATE Technology JSC - Transforming Together
Website: https://mate.com.vn/
Hotline: 0981 632 626
Address: 301 Nguyen Trai, Thanh Xuan Trung, Hanoi