Chi phí lắp đặt hệ thống POS ngành F&B
Dành nhiều thời gian quý báu để tìm kiếm hệ thống tốt nhất có thể, các đơn vị doanh nghiệp cuối cùng vẫn mắc sai lầm khi chỉ dựa vào quyết định cuối cùng về chi phí. Thay vào đó, khi phân tích chi phí của một hệ thống POS, điều quan trọng là phải tập trung vào cách các chi phí khác nhau sẽ chuyển thành giá trị cho doanh nghiệp của bạn.
Vì vậy, đây là câu hỏi tìm ra vấn đề thực sự: Các thành phần của hệ thống POS trong ngành F&B gồm những gì, những yếu tố nào ảnh hưởng đến chi phí hệ thống POS, chúng sẽ cải thiện hoạt động nhà hàng như thế nào, và những điều gì cần cân nhắc trước khi lắp đặt POS? Dưới đây là câu trả lời cho các câu hỏi của chủ nhà hàng về chi phí hệ thống POS đối với doanh nghiệp F&B.
Các thành phần chính của hệ thống POS ngành F&B
- Phần cứng POS
Phần cứng của hệ thống POS là thiết bị đầu cuối POS với mục đích thực hiện giao dịch bán hàng và xử lý thanh toán. Được chế tạo ra để phù hợp với hoạt động của một mô hình kinh doanh điển hình. Phần cứng POS gồm có:
+ Máy POS cầm tay
+ Màn hình cảm ứng tính tiền
+ Máy in hóa đơn
Với những công cụ trên, nhân viên nhà hàng có thể nhận đơn đặt hàng từ khách hàng và gửi đến bộ phận tương ứng của nhà bếp ngay lập tức, nhận thanh toán hóa đơn và tiền, quản lý bàn ăn, v.v. Các loại máy thường có sẵn với các kích thước khác nhau tùy thuộc vào mục đích sử dụng cụ thể.
- Phần mềm POS
Khi đã tìm ra loại phần cứng POS phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp, bước tiếp theo doanh nghiệp cần phải làm là lựa chọn và cân nhắc sẽ sử dụng phần mềm nào. Phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc hoạt động như bộ não của POS và giúp điều hành doanh nghiệp trơn tru hơn.
Phần mềm POS có các tính năng tích hợp cần thiết để vận hành doanh nghiệp của mình, chẳng hạn như quản lý tồn kho, có báo cáo và phân tích, đồng thời tích hợp với nền tảng thương mại điện tử.
Chi phí cài đặt hệ thống POS là bao nhiêu?
Chi phí lắp đặt hệ thống điểm bán hàng (POS) là bao nhiêu?
Đó là một câu hỏi mà luôn nhận được sự quan tâm và là một trong những cân nhắc hàng đầu trong việc tìm kiếm nền tảng tốt nhất.
Câu trả lời ngắn gọn: Chi phí phụ thuộc và thay đổi theo loại POS và nhà cung cấp. Hơn nữa, giá của hệ thống cũng phụ thuộc vào phí xử lý thanh toán.
Trên thị trường hiện nay không ít các nhà cung cấp cho phép đăng ký miễn phí, đăng ký trả phí với nhiều tính năng nâng cao hơn hoặc định giá tùy chỉnh trên cơ sở từng doanh nghiệp. Nếu nhà cung cấp POS cung cấp xử lý thanh toán tích hợp cũng có thể tính phí cho mỗi giao dịch. Có thể thấy, chi phí của hệ thống bán hàng bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau. Không có câu trả lời duy nhất giải đáp cho mọi vấn đề. Chỉ có giải pháp tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu khác nhau của từng loại doanh nghiệp.
Sau đây hãy cùng khám phá các yếu tố sẽ ảnh hưởng đến chi phí của một hệ thống POS.
9 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí lắp đặt POS
Khi nghiên cứu chi phí hệ thống POS, hãy xem xét từng yếu tố này và cách chúng tác động đến việc định giá.
1. Phần mềm
Chi phí của hệ thống bán hàng phụ thuộc vào loại phần mềm. Có ba loại phần mềm POS chính:
Phần mềm POS dựa trên đám mây tuân theo mô hình SaaS.
Hệ thống POS kế thừa hoặc tại chỗ được lưu trữ trên máy chủ cục bộ.
POS kết hợp hoặc tại chỗ cung cấp thiết lập giữa dựa trên đám mây..
Dưới đây là 1 số hình thức thanh toán phổ biến :
- Mua một lần:
Một số người mua thích mua phần mềm được cấp phép hàng năm để có giải pháp lâu dài hiệu quả hơn về chi phí.
- Đăng ký hàng tháng/hàng quý:
Hầu hết các mô hình dựa trên đám mây (Cloud-based) đều cung cấp các khoản thanh toán hàng tháng hoặc hàng quý, giúp hệ thống POS có thể truy cập được ngay cả đối với các công ty khởi nghiệp với chi phí thấp. Số lượng người dùng và các tính năng cũng có thể ảnh hưởng đến chi phí của hệ thống bán hàng.
- Lệ phí khác:
Giá hệ thống POS có thể thay đổi với các tính năng bổ sung, hỗ trợ khách hàng và hỗ trợ thiết lập. Một số nhà cung cấp POS cung cấp giá dựa trên giao dịch, trong đó doanh nghiệp bị tính phí cho mỗi giao dịch thanh toán hoàn thành. Sau đó, cần để ý đến các khoản phụ thu của thẻ tín dụng.
2. Phần cứng
Thiết lập POS không chỉ đơn giản là phần mềm đơn lẻ. Cần phải có một hệ thống tốt cũng như thiết bị phù hợp.
Thách thức là làm thế nào để xác định chi phí hệ thống POS phần cứng và nên chi bao nhiêu cho phần cứng tại điểm bán? Điều này hoàn toàn phụ thuộc vào bản chất kinh doanh của mỗi đơn vị doanh nghiệp. Dưới đây là một số câu hỏi sẽ giúp người đọc hiểu rõ.
Doanh nghiệp có ý định sử dụng iPad để kết thúc các giao dịch và chỉ phát hành biên lai kỹ thuật số không?
Doanh nghiệp có yêu cầu một máy trạm đầy đủ tính năng với màn hình lớn, máy quét mã vạch, ngăn kéo đựng tiền, máy in hóa đơn và mọi thứ khác không?
Tóm lại, giá hệ thống POS của phần cứng hoàn toàn phụ thuộc vào yêu cầu cũng như mong muốn sử dụng của doanh nghiệp về phần cứng đó.
3. Thanh toán
Khi nói đến hệ thống POS, một thành phần quan trọng khác của hệ thống POS là bộ xử lý thanh toán. Dưới đây là một số yếu tố chính gây ra biến động về chi phí hệ thống POS mà nhà cung cấp dịch vụ POS đang phải cân nhắc.
Chi phí thiết lập
Đây là chi phí một lần liên quan đến việc thiết lập tài khoản xử lý thanh toán, đôi khi được gọi là phí khởi động, một số nhà cung cấp còn gọi nó là phí cài đặt. Tuy nhiên, hầu như tất cả các nhà cung cấp không tính phí thiết lập này trong chi phí hệ thống POS.
Chi phí giao dịch
Bộ xử lý thanh toán tạo ra lợi nhuận bằng cách thu thập một phần của mỗi giao dịch mà nó thực hiện thay mặt đơn vị kinh doanh.
Ví dụ: doanh thu nhà hàng, các loại thanh toán cần đáp ứng và xử lý và thẻ Visa, Mastercard, v.v.
Đăng ký hàng tháng
Một nhà cung cấp có thể tính phí đăng ký hàng tháng cho các dịch vụ trong các trường hợp cụ thể.
Chi phí hủy
Có thể bị tính phí nếu đơn vị kinh doanh đó quyết định thu hồi các dịch vụ của bộ xử lý thanh toán của mình.
4. Kích thước khoảng không quảng cáo
Số tiền trả trước hoặc trả định kỳ có thể bị ảnh hưởng bởi kích thước danh mục sản phẩm trong một số trường hợp. Nếu số lượng SKU lớn, nên chọn hệ thống POS có ngưỡng SKU cao.
Một số nhà cung cấp POS tính phí khác nhau tùy thuộc vào số lượng SKU yêu cầu. Cho dù một vài thứ trong kho hay kho sản phẩm thay đổi liên tục, hãy đảm bảo hệ thống POS có thể quản lý quy mô hàng tồn kho hiện tại. Tóm lại, quy mô hàng tồn kho cũng là một yếu tố chính khi nói đến chi phí hệ thống POS là bao nhiêu.
5. Số lượng người dùng
Một khía cạnh khác của giá hệ thống POPOS là số lượng người dùng. Tài khoản nhân viên bổ sung hoặc thông tin đăng nhập có thể bị tính phí bởi một số nhà cung cấp POS. Hầu hết các nhà cung cấp đều giới hạn số lượng người dùng trên mỗi “cấp độ tài khoản”, trong khi một số nhà cung cấp cung cấp không giới hạn số lượng người dùng, điều này rất tuyệt vời cho các nhóm, doanh nghiệp và đơn vị kinh doanh.
6. Số lượng máy trạm
Trong hầu hết các trường hợp, chi phí của hệ thống bán hàng khác nhau tùy thuộc vào số lượng máy trạm khách hàng mua. Chi phí hệ thống POS cho máy trạm cũng thay đổi từ thiết lập cơ bản đến hàng chục tiện ích bổ sung và thiết bị ngoại vi.
7. Quy mô doanh nghiệp
Nhiều thiết bị đầu cuối và địa điểm đồng nghĩa với việc chi phí hệ thống điểm bán hàng tăng lên. Để theo dõi nhân viên và hàng tồn kho trong tổ chức, các tổ chức lớn hơn đôi khi yêu cầu các tính năng phức tạp hơn trong hệ thống POS.
8. Tính năng
Đó là một trong những yếu tố chính khi tìm hiểu chi phí hệ thống phần mềm. Các hệ thống "nâng cao" chắc chắn sẽ bị tính phí nhiều hơn. Nếu doanh nghiệp chỉ mới bắt đầu kinh doanh nên tập trung vào các giải pháp chỉ cung cấp các tính năng và khả năng yêu cầu. Tất nhiên, khi doanh nghiệp đang trên đà phát triển, các hệ thống này cũng sẽ cần phải mở rộng quy mô. Trong những trường hợp như vậy, nhà cung cấp sẽ phải cung cấp các các phân hệ mới tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp.
9. Địa điểm
Cuối cùng, chi phí có thể khác nhau tùy thuộc vào số lượng địa điểm kinh doanh. Nếu đơn vị kinh doanh có nhiều cơ sở, chắc hẳn sẽ cần một kế hoạch hỗ trợ cấu trúc phân tán này.
Một số nhà cung cấp tính phí cho các địa điểm bổ sung, nhưng các nhà cung cấp khác có kế hoạch hỗ trợ không giới hạn số lượng cửa hàng hoặc điểm bán
Những điều cân nhắc trước khi lắp đặt hệ thống POS ngành F&B
Ngoài chi phí của một hệ thống POS và các tính năng nổi bật còn có những yếu tố khác mà doanh nghiệp nên tính đến việc hợp tác với nhà cung cấp điểm bán hàng.
- Thời hạn và Điều khoản Hợp đồng
Hầu hết các hệ thống POS đi kèm với gói hàng tháng hoặc hợp đồng hàng năm. Các gói hàng tháng linh hoạt và cung cấp cho người bán nhiều quyền kiểm soát hơn, trong khi các gói hàng năm có thể đưa doanh nghiệp vào một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý, không thể hoàn lại và không thể hủy bỏ trừ khi chi trả phí ngưng sử dụng.
- Tính năng dễ sử dụng
Một số hệ thống POS sử dụng trực quan hơn những hệ thống khác. Đảm bảo rằng việc thích nghi quy trình làm việc của hệ thống POS và có thể tùy chỉnh chúng để phù hợp hơn với sở thích.
Mặc dù tính dễ sử dụng không ảnh hưởng đến chi phí của hệ thống POS, nhưng sẽ hoàn toàn ảnh hưởng đến năng suất hoạt động làm việc. Nếu một hệ thống POS phức tạp, sẽ mất nhiều thời gian hơn để đào tạo nhân viên về cách sử dụng và có thể khiến các hoạt động tại các cơ sở, đơn vị kinh doanh mất nhiều thời gian trong công việc.
Kết luận
Chi phí của một hệ thống POS sẽ phụ thuộc đáng kể vào các yếu tố như loại POS, loại hình kinh doanh của mỗi đơn vị và quy mô hoạt động. Tuy nhiên, bằng cách làm theo một số hướng dẫn đơn giản, doanh nghiệp có thể nhận được giá trị lớn với giá cả phải chăng. Có thể lựa chọn được hệ thống POS tương thích với nhu cầu kinh doanh của mình và so sánh giá trước khi mua. Việc thay thế một hệ thống POS có thể phải trả một khoản chi phí đắt đỏ, bên cạnh đó chi phí của các tiện ích bổ sung và các dịch vụ bổ sung rất có thể sẽ tăng lên một cách nhanh chóng. Vì vậy, hãy dành thời gian và nghiên cứu các lựa chọn dựa trên nhu cầu mong muốn của từng cơ sở kinh doanh.
Đọc thêm
Hệ thống bán hàng POS miễn phí tốt nhất cho SME 2022
---------------------------------------
MATE Technology JSC - Transforming Together
Website: https://mate.com.vn/
Hotline: 0981 632 626
Address: 301 Nguyen Trai, Thanh Xuan Trung, Hanoi