Hiện nay tình trạng quản lý đội xe một cách truyền thống vẫn diễn ra tại Việt Nam, thống kê cho thấy nhiều doanh nghiệp chưa thể thực hiện cách quản lý có hệ thống nên đã xảy ra nhiều vấn đề trong khi vấn đề quản lý và điều đó ảnh hưởng trực tiếp tới kinh doanh. Tuy vậy, có những doanh nghiệp vừa và nhỏ và doanh nghiệp lớn đã sử dụng tới hệ thống quản lý đội xe để giảm thiểu tối đa các sơ suất, thiếu hụt trong dây truyền quản lý.
Quản lý đội xe là gì?
Bất kỳ tổ chức nào cần phương tiện thương mại để hoạt động đều tham gia vào một số hình thức vận hành đội xe và quản lý đội xe. Mục đích của quản lý đội xe là giám sát tất cả hoạt động của đội xe và bảo trì đội xe để tăng năng suất và giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru nhất có thể.
Các nhà quản lý đội xe phụ trách các hoạt động của đội xe và có thể được giao các trách nhiệm bao gồm bảo dưỡng phương tiện, giám sát mức tiêu thụ nhiên liệu và chi phí nhiên liệu, quản lý tài xế, sử dụng tài sản, lập kế hoạch tuyến đường và thực hiện bất kỳ chương trình nào nhằm tăng năng suất của công ty và giảm các trường hợp lãng phí.
Quản lý đội xe cho các đội xe công cộng như chính phủ và trường học sử dụng dữ liệu viễn thông của phương tiện để phân tích phương tiện của đội xe, vị trí phương tiện, cung cấp dịch vụ và phạm vi phủ sóng, hành vi của người lái xe, an toàn cộng đồng, định tuyến, đơn vị điều phối, chẩn đoán và bảo trì phòng ngừa để họ có thể tối ưu hóa dịch vụ của họ cộng đồng và phản hồi của công dân. Các công ty tổ chức có các hoạt động phức tạp và rộng lớn cần thiết sử dụng đến hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) như một phần của quy trình quản lý tài nguyên, vận hành và doanh nghiệp thường phải đối mặt với tình huống tiến thoái lưỡng nan trong việc điều chỉnh hệ thống ERP để quản lý nhu cầu của các chức năng cũng như quy trình cụ thể.
Công việc của người quản lý đội xe là làm gì?
Người quản lý đội xe có trách nhiệm đảm nhận các công việc sau:
1. Đảm bảo an toàn cho người lái xe
Một thách thức lớn đối với các công ty đội xe hoặc bất kỳ người quản lý đội xe nào là giữ an toàn cho người lái xe. Việc đảm bảo hành vi an toàn của người lái xe có thể khó khăn, đặc biệt khi các nhà quản lý đội xe ở cách xa phương tiện đang di chuyển hàng trăm dặm. Có những công cụ hữu ích mà người quản lý đội xe có thể sử dụng - như cam điều khiển hoặc hệ thống theo dõi xe - mang lại khả năng hiển thị trong thời gian thực cho một chiếc xe từ xa khác và cung cấp bằng chứng hoặc tài liệu để thực hiện đào tạo lái xe.
2. Giữ chân tài xế
Tình trạng thiếu tài xế đang là một vấn đề ngày càng gia tăng trong ngành vận tải đường bộ. Ổn định và tăng tỷ lệ giữ chân tài xế là điều mà các nhà quản lý đội xe cần luôn hướng tới. Bằng cách tạo ra các chương trình cố vấn, cải thiện điều kiện nơi làm việc hoặc đơn giản là xây dựng niềm tin mạnh mẽ hơn giữa người lái xe và người quản lý, các nhà quản lý đội xe tìm kiếm các phương pháp tiếp cận khác nhau để đảm bảo người lái xe hài lòng trong công việc.
3. Theo dõi đội
Để đảm bảo an toàn cho người lái xe, người quản lý đội xe cần biết chính xác vị trí của các phương tiện cá nhân tại bất kỳ thời điểm nào. Mặc dù điều này có vẻ đơn giản nhưng việc theo dõi vị trí phương tiện có thể là một kỳ công đầy thách thức cho dù một đội xe bao gồm 5 hay 5.000 phương tiện. Các nhà quản lý đội xe thường dựa vào công nghệ GPS và các hệ thống theo dõi GPS khác để biết phương tiện của họ đang ở đâu và tăng khả năng quan sát về hoạt động của đội và độ an toàn của phương tiện.
4. Tuân thủ thiết bị ghi nhật ký điện tử (ELD)
Nhiệm vụ ELD là một nhiệm vụ của quốc hội có hiệu lực vào tháng 12 năm 2017 yêu cầu người điều khiển phương tiện thương mại phải ghi lại Giờ dịch vụ (HOS) bằng điện tử. Cơ quan có ý định thay thế việc ghi nhật ký bằng giấy và giảm các trường hợp lái xe nguy hiểm do những người lái xe mệt mỏi gây ra. Đối với các đội xe là đối tượng của nhiệm vụ, người quản lý đội xe phải triển khai các hệ thống tuân thủ ELD để đảm bảo họ có một bản ghi chính xác về thời gian lái xe.
5. Giảm tổng chi phí
Cho dù đó là quản lý nhiên liệu hay giảm chi phí vận hành, các nhà quản lý đội xe phải xác định và loại bỏ mọi chi phí không cần thiết để giúp tạo ra các hoạt động hiệu quả cũng như tiết kiệm chi phí. Chi phí vận hành, nhiên liệu và bảo trì có thể nhanh chóng tăng lên. Cho dù đó là cài đặt các chương trình tiết kiệm nhiên liệu (bất kể giá nhiên liệu cao hay thấp) hay theo dõi tài sản, người quản lý đội xe có trách nhiệm xác định các giải pháp tiết kiệm chi phí và giúp công ty tăng năng suất.
6. Mua lại phương tiện cũ
Để quản lý đội xe một cách hiệu quả, người quản lý đội xe cần phải dự báo đội xe sẽ cần bao nhiêu và loại phương tiện nào để hoạt động hiệu quả. Việc mua xe mới khi có nhu cầu có vẻ đơn giản nhưng việc hiểu và dự báo chính xác việc sử dụng phương tiện của đội xe là điều tối quan trọng trong việc xác định chính xác chiến lược mua hàng. Tính đủ điều kiện của nhân viên đối với loại xe, vòng đời của xe và thậm chí cả thời điểm thị trường đều là những yếu tố quan trọng góp phần tạo nên chiến lược mua xe hợp lý.
9 lợi ích hàng đầu của việc tích hợp phân hệ quản lý xe trên phần mềm ERP:
1. Kết hợp phương pháp
Từ cấp độ quản lý toàn diện các hoạt động của công ty, việc sử dụng phần mềm quản lý đội xe chuyên dụng được kết hợp từ các phương pháp hay nhất trong ngành. Điều này giữ cho hệ thống quản lý đội xe của doanh nghiệp luôn vượt qua những tiến bộ vượt bậc của ngành.
2. Chi phí vận hành và bảo trì
Hậu cần trong quản lý đội xe là một ngành hoạt động chuyên sâu và chi phí bảo trì là một chi phí quan trọng nên phải được giám sát chặt chẽ. Mặc dù hệ thống ERP sẽ hiển thị tất cả các chi phí liên quan đến bảo trì nhưng các nhà quản lý vận tải chỉ có thể hiểu liệu các chi phí này có hợp lý hay không bằng cách đi sâu vào loại, tần suất, số lượng (v.v.) của các chi phí bảo trì này, chẳng hạn như các bộ phận đã mua, bổ sung hàng tồn kho, sử dụng, thanh toán, chiết khấu kiếm được, sổ cái của nhà cung cấp (v.v.).
3. Tích hợp các chức năng khác nhau
Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, các chức năng tài chính, thanh toán và kế toán là rất quan trọng và việc tích hợp chức năng này với phần mềm quản lý đội xe sẽ kết nối các phân hệ liên tục và bao gồm các bộ phận như nhu cầu về kế hoạch hậu cần cần những gì: nguyên vật liệu, mua sắm, mua hàng, chuyển hàng (hướng nội, chuyển hàng). Ví dụ, các bút toán thanh toán và kế toán được thực hiện trong hệ thống ERP với các nhà cung cấp sẽ được tự động liên kết với đầu cuối hậu cần. Luồng dữ liệu này qua nhiều phòng ban tạo ra một MIS hiệu quả, không trùng lặp, giúp tăng năng suất và hiệu quả tổng thể.
4. Tuân thủ an toàn
Cải thiện đảm bảo an toàn là một lợi ích lớn của tự động hóa hiện đại trong hậu cần. Doanh nghiệp không chỉ có thể duy trì dữ liệu chi tiết cụ thể về các sự cố trong quá khứ (nguyên nhân, ngày, giờ, nhận xét, v.v.) mà còn sử dụng dữ liệu trong quá khứ để dự đoán tương lai bằng cách áp dụng các công cụ dự đoán và phân tích dữ liệu hiện đại.
5. Thời gian hoạt động của phương tiện
Việc triển khai, bảo trì và phục vụ các nguồn lực với hiệu quả tối ưu tạo thành cốt lõi của hoạt động công ty hiệu quả và liền mạch. Do đó, tính sẵn có của tất cả các phương tiện và nguồn lực phải được thông báo rõ ràng và xây dựng trong kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp.
Ví dụ: khi việc sửa chữa và bảo trì khiến một số tài sản không khả dụng, hệ thống bảo trì đội xe sẽ đưa ra các thông báo, nhận xét cần thiết, đánh giá bao gồm chi tiết về việc trả lại, chi phí công việc, số lượng nhân công,... Vì điều này được thực hiện thông qua một hệ thống tự động trên một máy chủ tập trung, nên tất cả các bên liên quan đều được thông báo phù hợp.
6. Sự minh bạch trong tự động hóa
Tích hợp phân hệ quản lý đội xe với ERP mang lại cho doanh nghiệp cái nhìn thuận lợi về tất cả các luồng công việc và tài nguyên bao gồm: Đơn đặt hàng công việc, bộ phận, chi phí, sửa chữa, hàng tồn kho, nhà cung cấp, quãng đường đi được, lượng khí thải gây hiệu ứng nhà kính, sự tuân thủ, lịch sử xe, bảo hành (v.v.)
Các phương pháp hay nhất về quản lý đội xe:
- Phần mềm theo dõi đội xe hỗ trợ GPS
- Một công cụ công nghệ hiện đại tuyệt vời dành cho Logistics
- Chuỗi cung ứng và Quản lý hạm đội là Phần mềm Theo dõi đội dựa trên đám mây, hỗ trợ GPS. Dữ liệu nằm trên Cloud-Server tập trung và có thể dễ dàng tích hợp vào các hệ thống hiện có của công ty bao gồm cả ERP của nó.
Đây là một công cụ hiệu quả, nhanh nhẹn, tiết kiệm chi phí và linh hoạt có thể được sử dụng bởi các công ty và đội tàu ở mọi cấp độ hoạt động và mức độ phức tạp. Sử dụng điều này làm tăng hiệu quả quản lý đội xe của công ty lên nhiều lần.
7. Quản lý đội xe dễ dàng
Người dùng sẽ không cần bất kỳ hệ thống theo dõi chuyên biệt nào cho các phương tiện của công ty - với ứng dụng thông minh, doanh nghiệp có thể theo dõi đội xe chỉ bằng một vài cú nhấp chuột đơn giản. Quản lý mọi thứ thông qua hệ thống quản trị thân thiện với người dùng - các mục nhập nhật ký nhiên liệu, chi phí và nhiều tính năng khác cần thiết cho việc quản lý xe của công ty doanh nghiệp.
8. Quản lý việc cho thuê và tất cả các loại hợp đồng
Giám sát tất cả các hợp đồng cho xe của doanh nghiệp ngoài ra còn nhận được email cảnh báo khi hợp đồng đến ngày hết hạn. Một số công cụ trực quan được đưa ra để đảm bảo rằng người dùng sẽ nhớ tới gia hạn (hoặc kết thúc) hợp đồng của có trong hệ thống. Quản lý các dịch vụ cần thiết xoay quanh các phương tiện và là nơi giao tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ; tính năng quản lý hóa đơn và ghi chú. Thiết lập chính sách phương tiện trong nội bộ công ty cũng như chính sách bảo hiểm để quản lý đội xe một cách hiệu quả nhất.
9. Giám sát các loại hình chi phí
Xác định và theo dõi số tiền mà công ty đã chi trả cho từng phương tiện trong đội. Các chi phí định kỳ trong hợp đồng như hợp đồng cho thuê và dịch vụ được tự động thêm vào phân hệ kế toán trong khi tất cả các chi phí khác như mua sắm nhiên liệu hay sửa chữa phương tiện sẽ tự động được thêm vào báo cáo.
Phân tích và báo cáo
Giải pháp hiển thị tất cả các chi phí liên quan đến một phương tiện nhất định hoặc với một loại dịch vụ. Báo cáo so sánh các loại chi phí khác nhau (phương tiện nào có giá cao nhất; dịch vụ nào đã được thực hiện trên phương tiện nào; v.v.) bằng cách sử dụng công cụ báo cáo. Ngoài ra còn nhận được thông tin chi tiết về lợi tức hiệu quả của mỗi chiếc xe để cải thiện các khoản đầu tư cho đội xe.