Hướng dẫn chi tiết sử dụng hệ thống POS
Nếu doanh nghiệp đang tìm hiểu về hệ thống POS, việc đầu tiên có thể sẽ thắc mắc và tìm hiểu về những ưu điểm và nhược điểm của POS là gì để cân đối và tìm kiếm hệ thống nào phù hợp với doanh nghiệp. MATE cung cấp những thông tin kiến thức hữu ích tới khách hàng để dễ dàng nắm bắt tất cả các chi tiết hấp dẫn xung quanh hệ thống POS.
Hệ thống điểm bán hàng (POS) được các doanh nghiệp sử dụng để giải quyết các giao dịch mua bán. Nhờ những tiến bộ công nghệ, hệ thống POS có thể thực hiện hàng tấn quy trình, trong đó có rất nhiều quy trình là tự động. Ưu điểm của hệ thống POS bao gồm dịch vụ khách hàng tốt hơn, quản lý nhóm dễ dàng hơn, tăng doanh số bán hàng và hơn thế nữa. Mặt khác, có thể có một số nhược điểm như rủi ro về bảo mật, giá cả đắt đỏ và nhiễm phần mềm độc hại.
5 ưu điểm hàng đầu của hệ thống POS
- Biên lai tức thì
Máy quẹt thẻ hoặc thiết bị đầu cuối POS được trang bị tính năng in hóa đơn tự động vì vậy người dùng sẽ nhận được ghi chú của mỗi giao dịch. Bản sao hóa đơn có thể được sử dụng để gửi tiền hoàn lại từ phía công ty phát hành thẻ tín dụng. Ngoài ra, người dùng có thể giữ các hóa đơn mua sắm và tạp hóa ở dạng bản cứng để theo dõi chi tiêu của mình. Sử dụng hệ thống POS giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian tại các cửa hàng bán lẻ.
- Thuận tiện sử dụng
Hệ thống POS thuận tiện khi điện thoại của bạn không kết nối với internet để thực hiện các giao dịch trực tuyến hoặc ít tiền mặt. Giao dịch thẻ có thể là một phương thức thanh toán hóa đơn rất tiện lợi tại các trạm xăng và cửa hàng trong những trường hợp này. Vì vậy, nếu điện thoại của người dùng hết pin hoặc không có kết nối Internet, chỉ cần quẹt thẻ ghi nợ / thẻ tín dụng là đủ để thanh toán được hoàn tất.
- Không tiền mặt
Mang theo nhiều tiền mặt có thể gặp rủi ro ở thời đại hiện nay. Trong khi đi mua những món đồ đắt tiền, không ai còn đếm tiền mặt khi đứng ở quầy thanh toán. Ngoài ra, trong trường hợp thiếu tiền mặt, máy quẹt thẻ POS có thể là một lợi ích để tiết kiệm thời gian và công sức của khách hàng.
- Bảo mật
Thanh toán người dùng thực hiện thông qua thiết bị đầu cuối POS được bảo mật bằng mã PIN bảo mật và các giao dịch sẽ chỉ được tiến hành khi có sự chấp thuận của chủ thẻ. Các thẻ dựa trên công nghệ chip mới và hệ thống PoS cũng ít có khả năng bị hỏng hoặc bị tấn công. Các công ty như American Express đã tăng cường các biện pháp bảo mật bằng cách giới thiệu thẻ dựa trên chip của họ để người dùng có thể tận dụng nhiều lợi thế hơn của máy quẹt thẻ POS Terminal.
- Không lỗi giao dịch
Các giao dịch được thực hiện bằng điện tử ít khả năng xảy ra thất bại hoặc hủy giao dịch hơn. Ngay cả khi không thành công, hệ thống cũng sẽ đề cập ngay trong nội dung các hóa đơn. Ngoài ra, tất cả các chi tiết hóa đơn được tạo ngay lập tức, do đó, không có khả năng xảy ra trùng lặp hoặc thiếu sai sót. Người dùng có thể tận hưởng các tiện ích của Máy quẹt thẻ miễn là có số dư hoặc hạn mức tín dụng đủ điều kiện.
- Cải thiện dịch vụ khách hàng
Mang đến cho khách hàng của bạn trải nghiệm tuyệt vời dẫn đến sự hài lòng của khách hàng cao hơn, điều này khiến họ quay trở lại. Việc chọn một hệ thống POS tuyệt vời giúp tiến hành giao dịch bán hàng nhanh hơn và hiệu quả hơn. Hệ thống POS cũng có thể được sử dụng để cung cấp các sản phẩm có liên quan cho khách hàng, tạo ra nhiều cơ hội bán hàng hơn và trải nghiệm phù hợp cho khách hàng của bạn.
- Quản lý nhóm dễ dàng
Một số hệ thống POS cho phép người dùng theo dõi dữ liệu liên quan đến nhân viên, chẳng hạn như doanh số trên mỗi nhân viên và số giờ làm việc. Điều này giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về nhóm của doanh nghiệp và giúp bạn lập kế hoạch hiệu quả hơn. Việc sử dụng hệ thống POS như vậy giúp bạn hiểu những gì và ai đang làm việc tốt nhất, có nghĩa là bạn có thể lập kế hoạch tốt hơn cho tương lai và cung cấp đào tạo và hỗ trợ khi cần thiết.
- Tiết kiệm thời gian
Sử dụng hệ thống POS giúp tiết kiệm thời gian vì hệ thống được tích hợp các tính năng giúp giảm lượng thời gian người dùng cần dành cho các công việc quản trị hoặc công việc đơn thuần. Hệ thống POS có thể giúp người dùng quản lý hàng tồn kho, đơn đặt hàng, dịch vụ khách hàng, mua hàng, báo cáo, v.v. Ví dụ: hệ thống POS có thể cung cấp báo cáo cập nhật về hàng tồn kho để người dùng có thể dễ dàng cập nhật hàng trong kho.
- Hệ thống chuỗi nhiều chi nhánh
Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, việc phục vụ từng cửa hàng theo cùng một cách có thể trở nên khó khăn. Với hệ thống POS, người dùng có thể quản lý nhiều cửa hàng một cách hoàn hảo. Điều này có nghĩa là mọi cửa hàng đều có thể cung cấp cùng một mức độ dịch vụ, hiệu quả và sự dễ dàng. Mỗi địa điểm sẽ có hàng tồn kho riêng, với hệ thống POS, người dùng có thể dễ dàng quản lý hàng tồn kho và mức tồn kho trên nhiều địa điểm cùng một lúc. Ngườ dùng có thể sử dụng dữ liệu từ tất cả các vị trí để tìm ra các mẫu thịnh hành, theo dõi doanh số bán hàng và lập kế hoạch đặt hàng.
- Tăng doanh số bán hàng
Cũng như cải thiện trải nghiệm của khách hàng và nhân viên, hệ thống POS có thể giúp tăng doanh số bán hàng của doanh nghiệp. Một số hệ thống POS cung cấp thông tin chi tiết hữu ích về mô hình bán hàng của để người dùng có thể biết nơi nào cần thay đổi và theo dõi các cải tiến. Ngoài ra, phần mềm dựa trên đám mây sẽ liên tục cung cấp cho người dùng công nghệ mới nhất, cho phép thực hiện các phương thức thanh toán mới như thanh toán không tiếp xúc và thanh toán trực tuyến, mở ra nhiều nguồn doanh thu hơn cho doanh nghiệp của bạn.
- Nâng cấp phiên bản
Nếu điều hành một doanh nghiệp nhỏ, đến nay các doanh nghiệp vẫn có thể chấp nhận tiền mặt, séc hoặc thanh toán UPI. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp đang trên đà phát triển, hệ thống POS hoặc Máy bán hàng sẽ trở thành công cụ thiết yếu nhất mà người dùng có thể có trong công việc kinh doanh của mình.
Theo thuật ngữ của người dân, hệ thống POS là một trung tâm nơi bán hàng, hàng tồn kho và quản lý khách hàng của người dùng kết hợp với nhau. Một hệ thống thống nhất và an toàn sẽ thay thế tất cả việc sắp xếp các bảng excel và sổ kế toán theo cách thủ công. Hệ thống đi kèm với một phần mềm EPOS cho phép người dùng thực hiện các khoản thanh toán ảo. Với số lượng người sử dụng thẻ tín dụng để mua hàng ngày càng tăng, việc không có hệ thống POS có thể dẫn đến một số thiệt hại đáng kể.
Nếu doanh nghiệp của bạn là một doanh nghiệp đang phát triển, rất có thể doanh nghiệp đã sử dụng hệ thống POS hoặc đang tìm cách kết hợp dữ liệu. Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách sử dụng Máy POS để người dùng có thể bắt đầu sử dụng toàn bộ tính năng của hệ thống này.
Nhưng trước tiên, hãy hiểu một hệ thống POS bao gồm những gì
Máy POS hay một thiết bị đầu cuối là sự kết hợp giữa phần mềm và phần cứng. Hệ thống trung tâm có thể là bất kỳ thiết bị số nào có cài đặt phần mềm EPOS. Hệ thống có thể là một máy tính xách tay hoặc một máy tính bảng. Phần mềm EPOS được kết nối với máy chủ dựa trên công nghệ đám mây thông qua internet. Vì vậy cần có kết nối internet ổn định.
Một số phần cứng cần thiết khác là:
- Ngăn kéo đựng tiền
- Máy in hóa đơn
- Máy quét mã vạch
- Thiết bị đầu cuối thẻ tín dụng
- Máy quét mã vạch
- Máy in hóa đơn
- Ngăn kéo đựng tiền
Bây giờ chúng ta đã có các yêu cầu, đây là hướng dẫn từng bước để sử dụng hệ thống này.
1. Thiết lập phần mềm
Điều đầu tiên cần làm là thiết lập phần mềm. Thực hiện đăng nhập hệ thống EPOS bằng thông tin đăng nhập. Cấu hình tài khoản bằng cách nhập thông tin chi tiết về doanh nghiệp chẳng hạn như tên, vị trí, số lượng cửa hàng, v.v. Hầu hết các phần mềm POS đều có giao diện dễ dàng với các hướng dẫn tương tác để hỗ trợ người dùng trong suốt quá trình.
2. Tải dữ liệu
Khi tài khoản được thiết lập, bước tiếp theo sẽ là tải lên các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Hầu hết các phần mềm POS sẽ cho phép người dùng tải lên hệ thống định dạng tệp .CSV một cách dễ dàng. Nếu không có tệp .CSV, cũng có thể nhập tất cả các sản phẩm của mình theo cách thủ công. Một số thông tin người dỳgn cần điền là: Tên sản phẩm, Mã hàng, Biến thể sản phẩm, Mô tả sản phẩm, Danh mục sản phẩm, Giá thành, Giá bán, Tên nhà cung cấp, Số lượng, v.v.
Giờ đây, người dùng có thể thiết lập nhiều tài khoản hoặc hồ sơ người dùng cho cửa hàng của mình với nhiều thông tin đăng nhập EPOS. Người dùng có thể thêm quản trị viên, người quản lý, thủ quỹ hoặc những người khác sẽ vận hành hệ thống POS. Người dùng có thể thiết lập các cấp độ quyền theo vai trò của họ.
3. Thiết lập phần cứng
Thiết lập phần cứng sẽ phụ thuộc vào yêu cầu cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến nhà cung cấp POS để tìm ra các bước chính xác để cài đặt phần cứng. Các bước xử lý bao gồm:
- Bật / tắt phần cứng
- Kết nối nó với internet
- Ghép nối với hệ thống phần mềm POS
4. Thiết lập thanh toán
Người dùng có thể cần phải cấu hình hệ thống để phần mềm nhận dạng các loại thanh toán. Tham khảo ý kiến nhà cung cấp dịch vụ thanh toán để thiết lập một cách hiệu quả.
Cuối cùng, hệ thống POS đã sẵn sàng để sử dụng. Khi phần cứng thanh toán của doanh nghiệp được kết nối với phần mềm, hệ thống sẽ sẵn sàng để nhận thanh toán. Khi khách hàng muốn mua sản phẩm, hãy làm theo các bước sau:
- Thực hiện đăng nhập trong EPOS. Quét mã vạch của sản phẩm hoặc chọn từ màn hình
- Quét thẻ trong đầu đọc thẻ để bắt đầu thanh toán
- Yêu cầu khách hàng phê duyệt giao dịch mua bằng mã PIN
- In phiếu thu và bàn giao cho khách hàng.
Khi đã thành thạo hơn với Máy POS, người dùng có thể quản lý nhân viên của mình, cài đặt thêm các chương trình khách hàng thân thiết và phần mềm tự động hóa tiếp thị cũng như làm được nhiều việc hơn thế.
-----------------------
MATE Technology JSC - Transforming Together
Website: https://mate.com.vn/
Hotline: 0981 632 626
Address: 301 Nguyen Trai, Thanh Xuan Trung, Hanoi