Đối với mỗi sản phẩm được bán hoặc dịch vụ được cung cấp, mỗi một hóa đơn sẽ được lập ra, bước đầu tiên là để thanh toán. Trước đây các khoản thanh toán chủ yếu dựa trên tiền mặt và sổ sách được lưu giữ theo cách thủ công, dẫn đến việc lập sai hóa đơn cùng với các khoản phải trả bị trì hoãn thì ngày nay, chúng ta tận hưởng những lợi ích to lớn của công nghệ tài chính như: chuyển khoản điện tử, thanh toán bằng thẻ và thanh toán trực tuyến giúp tăng tốc giao dịch. Phần mềm lập hóa đơn giúp mọi thứ thậm chí còn nhanh hơn, đặc biệt là rút ngắn tốc độ và quá trình thu tiền.

Nếu doanh nghiệp muốn tận dụng hiệu quả và năng suất mà các ứng dụng phần mềm này mang lại, người dùng cần biết thêm chi tiết tính năng về loại phần mềm này. Bài viết này của MATE JSC mang tới cho người đọc thông tin cơ bản về loại hình công nghệ liên quan đến phần mềm lập hóa đơn, bao gồm các tính năng cốt lõi, lợi ích chính, các giải pháp hàng đầu, cùng với cấu trúc giá và cách ứng dụng hoạt động. Người đọc cũng sẽ tìm hiểu cách các nền tảng lập hóa đơn trực tuyến hoặc dựa trên đám mây có thể cung cấp các chức năng tại chỗ mạnh mẽ và thuận tiện hơn, mang đến cho người dùng nhiều sự lựa chọn hơn.

Hàng năm, ngày càng có nhiều công ty chuyển sang hình thức hóa đơn điện tử vì nhiều lý do ưu điểm hơn so với hình thức hóa đơn thủ công, trên giấy tờ. Cụ thể, thời gian xử lý và các chi phí liên quan được sắp xếp hợp lý hơn so với hóa đơn giấy thông thường.

Phần mềm lập hóa đơn tiết kiệm chi phí không chỉ đến từ chi phí bưu chính và in ấn mà còn giảm thiểu đáng kể việc thực hiện các quy trình thống nhất tất cả các nhiệm vụ liên quan đến việc lập hóa đơn. Đây là lý do tại sao khoảng 50% doanh nghiệp hiện nay đã thêm hệ thống thu thập dữ liệu số đáp ứng cho nhu cầu nội bộ trong doanh nghiệp. Hơn nữa, nghiên cứu chỉ ra rằng rằng cứ 1 trong 4 công ty thì đã có 1 tổ chức lập hóa đơn điện tử vào năm 2020, đóng góp vào dự án tăng trưởng 6,94 tỷ đô la trong thị trường hóa đơn kỹ thuật số toàn cầu.

Như mọi khi, các bài viết hướng dẫn của MATE JSC ở đây để cung cấp cho người đọc tất cả thông tin hữu ích, có liên quan đến phạm vi mà doanh nghiệp cần để khi đến thời điểm lựa chọn và xây dựng phần mềm cho doanh nghiệp nội bộ, cá nhân đi tìm kiếm phần mềm cho tổ chức sẽ có thể mang về 1 giải pháp hữu hiệu thông minh. Nếu bạn cần biết thêm về các công cụ lập hóa đơn hàng đầu, bạn cũng có thể xem phần mềm lập hóa đơn hàng đầu trên thị trường hiện nay của chúng tôi.

Phân hệ Kế toán tài chính mERP

 Để bắt đầu đi tìm hiểu kỹ, chúng ta cần biết:

Phần mềm lập hóa đơn dùng để làm gì?

Vấn đề điển hình của các doanh nghiệp vừa và nhỏ đó là không có bộ phận tài chính chuyên trách để xử lý các khoản phải trả. Do đó, nhiệm vụ lập hóa đơn và xử lý hóa đơn phải do nhân viên kế toán hoặc một vài người khác xử lý cùng lúc. Với nền tảng lập hóa đơn có thể thực hiện các quy trình chính sau:

 Tạo và tùy chỉnh hóa đơn

Các nền tảng lập hóa đơn trực tuyến ngày nay tương đối dễ sử dụng hơn so với phần mềm trên máy tính để bàn và đang ngày càng trở thành lựa chọn ưu tiên của nhiều người. Không bị ràng buộc bởi hệ thống xử lý tại chỗ cho phép người dùng dễ dàng truy cập thông tin từ mọi nơi để tạo hóa đơn và cá nhân hóa chúng gói gọn cả thương hiệu doanh nghiệp bên trong. Không giống như cách truyền thống là đã có hóa đơn in, việc sử dụng công cụ này cho phép nhân viên kế toán tạo hóa đơn từ đầu rồi sau đó điền vào các mục hàng với: tên khách hàng, số lượng, số tiền, chiết khấu, thuế bán hàng và các mục hàng khác.

Người dùng cũng có thể chọn sử dụng các mẫu được tích hợp sẵn trong phần mềm rồi chỉ cần điền vào các trường thông tin. Hầu hết các ứng dụng cung cấp biến tùy chỉnh giúp người dùng có thể sửa đổi các yếu tố trong hóa đơn như logo của doanh nghiệp hay đối tác. Người dùng cũng có thể tạo lập thông tin khách hàng mới hoặc nhập tên khách hàng thân thiết từ cơ sở dữ liệu cũ và chỉ cần nhấp vào gửi. Người dùng còn có các tùy chọn để chuyển các ước tính đã được khách hàng phê duyệt thành hóa đơn và cũng có thể gửi chúng đi hoặc người dùng có thể thông báo cho khách hàng để nhận hóa đơn từ cổng thông tin trực tuyến, email. Tương tự như vậy, việc gửi hóa đơn định kỳ cho khách hàng lâu năm cũng có thể được tự động hóa.

Lập hóa đơn và thanh toán thuận lợi

Nền tảng trực tuyến không yêu cầu thiết lập bổ sung và có thể cung cấp cho người dùng khả năng xử lý thanh toán một cách thuận tiện. Với phần mềm lập hóa đơn, bạn có thể tạo một cổng thông tin trực tuyến để khách hàng trực tiếp thực hiện thanh toán và để bạn xử lý chúng ngay lập tức. Phần mềm cũng cho phép bạn chấp nhận thanh toán bằng ngoại tệ vì phần mềm lập hóa đơn và thanh toán có các tính năng để xử lý nhiều loại tiền tệ khác nhau. Với các nền tảng lập hóa đơn, việc quản lý và xử lý các khoản thanh toán đã trở thành nhiệm vụ dễ dàng vì người dùng có tùy chọn tích hợp với PayPal hoặc các nền tảng thanh toán trực tuyến khác, xử lý các khoản thanh toán bằng thẻ tín dụng. Phần mềm lập hóa đơn thường có các tính năng để xử lý nhiều ngôn ngữ, nhiều loại tiền tệ và điều chỉnh thuế. Ngoài ra còn có chức năng theo dõi các khoản thanh toán ngoại tuyến.

Tạo báo cáo

Người dùng có thể tạo ra nhiều loại báo cáo bằng phần mềm lập hóa đơn, hỗ trợ theo dõi tài chính và theo dõi những hóa đơn nào hiện đang còn tồn đọng. Ngoài ra còn có thể tự động hóa việc tạo báo cáo, xuất dưới dạng tệp PDF và chia sẻ cũng như nhận file qua email. Người dùng có thể tạo báo cáo và phân tích dữ liệu để có được thông tin chi tiết liên quan từ hoạt động lập hóa đơn và thanh toán của doanh nghiệp, chẳng hạn như số lượng hóa đơn chưa thanh toán, thời gian trung bình cho một chu kỳ thanh toán, số lượng khách hàng thanh toán đúng hạn và bao nhiêu khách hàng thanh toán trễ. Ngoài ra còn có thể nhanh chóng nhận được thông tin báo cáo quan trọng thông qua phần mềm cũng quản lý tất cả các hồ sơ, giao dịch và cơ sở dữ liệu trong nội bộ doanh nghiệp.

Vậy phần mềm xuất hóa đơn hoạt động chính xác như thế nào?

Ở dạng đơn giản nhất, phần mềm lập hóa đơn được thiết kế để tự động hóa và chính xác. Nếu doanh nghiệp của bạn gửi hóa đơn thường xuyên sẽ giúp ích rất nhiều nếu sử dụng một hệ thống tích hợp xử lý hết các công việc có tính chất lặp đi lặp lại trong khi vẫn có thể đảm bảo rằng mọi thứ được tổ chức và chính xác trong khâu tổ chức. Và cuối cùng, hệ thống được thiết kế để đẩy nhanh quá trình thanh toán.

Lợi ích của phần mềm lập hóa đơn là gì?

Ngoài việc quản lý hiệu quả tất cả các tác vụ liên quan đến hóa đơn, phần mềm lập hóa đơn tốt nhất phải mở rộng thêm các lợi ích sau:

 Giảm thiểu các khoản thanh toán trễ - Giải pháp phần mềm phù hợp giúp hợp lý hóa quy trình lập hóa đơn và thanh toán của doanh nghiệp, đồng thời cho phép nhân viên kế toán vẫn thực hiện và nhận các khoản thanh toán đúng hạn. Bằng cách giữ cho dữ liệu và lịch trình có tổ chức, lãnh đạo doanh nghiệp có thể cập nhật tình hình lợi nhuận của doanh nghiệp trong tức khắc.

Giảm thiểu các khoản thanh toán bị bỏ lỡ - Bằng cách theo dõi chính xác các cam kết thanh toán với khách hàng, doanh nghiệp đảm bảo không bỏ lỡ việc thu thập bất kỳ khoản thanh toán nào sẽ chuyển thành kết quả kinh doanh sau thuế.

Duy trì hình ảnh chuyên nghiệp - Một giải pháp lập hóa đơn và thanh toán tốt có thể giúp nâng cao danh tiếng của công ty bạn. Hầu hết phần mềm cung cấp hỗ trợ cho các biểu trưng tùy chỉnh và các cải tiến thiết kế khác đối với chứng từ thanh toán và hóa đơn. Doanh nghiệp có thể đưa ra cách tiếp cận mới mẻ có tổ chức để thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp với khách hàng của mình.

Giúp hợp lý hóa các quy trình kế toán và tài chính bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ quan trọng - Doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí hiệu quả bằng cách giảm bớt nhân viên trong bộ phận lập hóa đơn và thanh toán, đồng thời tiết kiệm thời gian dành cho việc theo dõi và truy xét những khách hàng trả chậm. Tương tự như vậy, có thể tăng dòng tiền với việc thanh toán hóa đơn nhanh hơn và tăng cường quan hệ với khách hàng với thời gian sửa chữa và giải quyết lỗi ngắn hơn.

Giảm thiểu gian lận và cải thiện bảo mật - Một giải pháp phần mềm lập hóa đơn tốt có các tính năng bảo mật cấp ngân hàng để đảm bảo rằng toàn bộ quy trình lập hóa đơn được bảo vệ khỏi bị hack hoặc quấy nhiễu về bảo mật. Điều này tương đối an toàn so với việc chuẩn bị hóa đơn theo cách thủ công và gửi đi dưới dạng tệp đính kèm trong email.

Các tính năng của phần mềm lập hóa đơn là gì?

Mặc dù các giải pháp lập hóa đơn rất khác nhau về bộ tính năng, mục tiêu sử dụng và giá cả nhưng chúng đều có chung các chức năng tiêu chuẩn.

Một ứng dụng đáng tin cậy phải có các tính năng sau:

Tạo hóa đơn mới

Cho phép tạo lập các hóa đơn sạch sẽ và chuyên nghiệp được tùy chỉnh để phù hợp với thương hiệu của bạn. Hệ thống phải cho phép trích xuất và tích hợp thông tin từ các dự án, bảng chấm công và hồ sơ khách hàng.

Tạo hồ sơ khách hàng

Một tính năng cho phép người dùng tóm tắt thông tin cá nhân của khách hàng, đính kèm các tệp có liên quan trong một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất được trang bị bộ lọc tìm kiếm để dễ dàng truy cập vào hồ sơ khách hàng.

Xử lý thẻ tín dụng

Bộ công cụ lập hóa đơn giúp nhân viên kế toán tiết kiệm thời gian và tạo thuận lợi cho việc thanh toán bằng cách xử lý thẻ tín dụng nhanh chóng, đồng thời cho phép lập hóa đơn định kỳ và quản lý khách hàng an toàn. Một số hệ thống thậm chí còn cho phép tự động lập hóa đơn thẻ tín dụng để khách hàng không bị lỡ một khoản thanh toán đến hạn.

Các mẫu hóa đơn được xác định trước

Kiểu cách của hóa đơn trông như thế nào cũng quan trọng không kém các trường thông tin chính xác, đó là lý do tại sao một hệ thống nên cung cấp các mẫu giao tiếp hóa đơn chuyên nghiệp và được xác lập mẫu trước. Điều này sẽ không chỉ giúp nhân viên xử lý tiết kiệm thời gian mà còn cho phép người dùng cá nhân hóa các bước thiết lập kế toán của mình và cho phép doanh nghiệp mang thương hiệu riêng.

Các loại tiền lệ khác nhau

Tính năng này cho phép người dùng kết nối liền mạch hệ thống lập hóa đơn với phần còn lại của kiến ​​trúc phần mềm, tương tự như các hoạt động tài chính cơ bản. Cài đặt nhiều loại đơn vị tiền tệ có thể hữu ích cho việc phát hành biên lai, chấp nhận thanh toán và quản lý thuế có tầm quan trọng sống còn đối với các doanh nghiệp có hoạt động toàn cầu.

Nhận/gửi thông tin

Chức năng này cho phép gửi báo giá cho khách hàng của mình một cách nhanh chóng vì có một cơ sở dữ liệu tập trung trên nền tảng tích hợp, nơi tất cả thông tin của doanh nghiệp được lưu trữ và sẵn sàng cung cấp.

Lập hóa đơn, thanh toán và báo cáo thuế

Một hệ thống lập hóa đơn trực tuyến tốt sẽ loại bỏ nhu cầu sử dụng thêm các hệ thống bên ngoài để báo cáo thuế và cho phép người dùng thực hiện trong cùng một hệ thống mà không mất hàng giờ để tóm tắt thông tin.

Tại sao phải sử dụng phần mềm lập hóa đơn?

Tất cả các tính năng, lợi ích và lợi thế nói trên là đủ lý do để doanh nghiệp của bạn áp dụng các giải pháp phần mềm lập hóa đơn. Nhưng để thiết lập và tiến hành xây dựng một phần mềm lập hóa đơn, chúng tôi sẽ xem xét những gì nó có thể làm cho doanh nghiệp của bạn với những lý do bổ sung dưới đây: 

Tạo hóa đơn nhanh và chính xác

Điều này khác xa so với những gì bạn quen tạo hóa đơn từ trình xử lý văn bản. Một chứng từ hóa đơn phù hợp phải có số hóa đơn với các loại số liệu quan trọng trên mỗi hóa đơn trước khi gửi; thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp; ngày hóa đơn được gửi và ngày sản phẩm được giao hoặc dịch vụ được cung cấp; tên và thông tin liên hệ của người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ; tên và thông tin liên hệ của người mua; phân tích chi phí; Tổng số tiền; chi tiết thanh toán; và ngày đến hạn thanh toán. Hãy tưởng tượng việc nhập tất cả thông tin đó theo cách thủ công so với một hệ thống thực hiện mọi thứ cho bạn ngoại trừ các yếu tổ biến đổi liên tục.

Tạo hóa đơn ở bất cứ đâu

Liên quan đến những điều trên, các công ty có thể tạo hóa đơn từ bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet vì các nền tảng trực tuyến được cung cấp bởi công nghệ đám mây và dựa trên web. Tương tự như vậy, với một số nhà cung cấp cung cấp ứng dụng dành cho thiết bị di động, người dùng có thể tạo hóa đơn ngay cả khi đang di chuyển, điều mà không thể làm với phần mềm tại chỗ.

Tích hợp lập hóa đơn với các hệ thống kinh doanh chính

Các nền tảng lập hóa đơn trực tuyến có thể tích hợp với hệ thống kế toán đầy đủ cho tất cả các yêu cầu tài chính và có thể liên kết với các mô-đun bảng lương, hàng tồn kho, ngân hàng và báo cáo bằng cách sử dụng một nguồn dữ liệu cơ bản. Một số giải pháp lập hóa đơn thậm chí có thể kết nối trực tiếp với các nền tảng thương mại điện tử và giỏ hàng cũng như với cơ sở dữ liệu khách hàng bên ngoài và bảng chấm công.

Phần mềm lập hóa đơn giá bao nhiêu?

Phần mềm lập hóa đơn có thể được mua dưới dạng một ứng dụng độc lập hoặc là một phần phân hệ của phần mềm kế toán và tài chính. Các phần mềm lập hóa đơn không thể tự chạy một mình bởi vì để thực hiện chính xác các chức năng thì phải có quy trình kế toán. Do đó, hầu hết các công cụ lập hóa đơn được xây dựng cùng với các tính năng khác trong một giải pháp phần mềm kế toán hoàn chỉnh.

Giá có thể rất khác nhau - từ các ứng dụng miễn phí dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với vài chục khách hàng trở xuống, đến các ứng dụng có giá gấp đôi gấp ba tùy thuộc vào số lượng người dùng và các khách hàng doanh nghiệp. Hầu hết ứng dụng được cung cấp thông qua các gói giá linh hoạt với các dịch vụ Basic, Start hay Pro hoặc Business.

Dù nhu cầu của doanh nghiệp bạn là gì thì cũng nên có kế hoạch định giá phù hợp với hoạt động kinh doanh. Cá nhân đi tìm kiếm sản phẩm, giải pháp nên xem qua bảng giá của các nhà cung cấp và so sánh, nghiên cứu kỹ lưỡng. Chi phí luôn là yếu tố chính trong bất kỳ hoạt động mua lại phần mềm nào và một phần mềm miễn phí có thể không thực sự có các tính năng bạn cần trong khi một gói kế toán đầy đủ trong vừa đắt mà lại có thể không đạt được kỳ vọng của doanh nghiệp.

Các sự cố phần mềm lập hóa đơn thường gặp là gì?

Mặc dù được coi là một trong những công nghệ phát triển hơn được sử dụng ngày nay, phần mềm lập hóa đơn đã đi một chặng đường dài so với hình thức ban đầu là hóa đơn điện tử không cần giấy tờ. Tuy nhiên, cho đến nay, loại phần mềm này vẫn còn một số vấn đề cần phải giải quyết, bao gồm những vấn đề sau:

Không có tiêu chuẩn duy nhất

Phần mềm lập hóa đơn hoạt động trên một môi trường điện tử đa dạng và phức tạp mà hiện tại không có các tiêu chuẩn để đánh giá chung. Mặc dù có nhiều tiêu chuẩn được sử dụng ở các khu vực địa lý khác nhau, bối cảnh toàn cầu còn bị xáo trộn bởi các yếu tố môi trường địa phương khác nhau về thuế cũng như các yêu cầu tuân thủ lập hóa đơn điện tử. Một số nhà cung cấp giải pháp mặc dù hoạt động trên toàn cầu có thể điều hướng sự phức tạp của việc lập hóa đơn. Nhưng đó là một ngoại lệ hơn là quy tắc.

Hệ thống không an toàn

Không có hệ thống trực tuyến nào được xây dựng để trở thành một pháo đài bất khả xâm phạm mặc dù có tất cả các giao thức bảo mật và cơ chế an toàn cần thiết. Bất cứ thứ gì trực tuyến đều có thể bị xâm phạm bởi hackers. Doanh nghiệp có thể phải thương lượng với các bên cung cấp giảp phá về tính toàn vẹn của cơ sở dữ liệu và an ninh thông tin trực tuyến của doanh nghiệp hoặc yêu cầu thêm dịch vụ của một bên thứ ba về thực hiện các biện pháp an toàn bảo mật.

Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn phần mềm lập hóa đơn là gì?

Cũng giống như khi tìm kiếm bất kỳ loại phần mềm nào, người dùng cần phải xem xét một số biện pháp hữu ích để đảm bảo đưa ra lựa chọn chính xác. Các mẹo sau đây không phải là đầy đủ nhưng chắc chắn sẽ giúp ích rất nhiều trong việc cung cấp cho doanh nghiệp những hiểu biết quan trọng để đưa ra lựa chọn phù hợp.

Phù hợp với bối cảnh kinh doanh của doanh nghiệp

Trước khi bắt đầu mua một phần mềm lập hóa đơn, doanh nghiệp phải nhận ra tất cả các quy trình hiện sẵn có liên quan đến việc lập hóa đơn. Doanh nghiệp cần biết nền tảng mới chọn sẽ giúp tổ chức và cá nhân viên, phòng ban kết hợp công việc trở nên hiệu quả như thế nào. Thay vì chọn giải pháp lập hóa đơn đa chức năng, hãy sử dụng nền tảng có thể đáp ứng các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Tại sao phải lãng phí tiền để chi trả cho các tính năng mà doanh nghiệp sẽ không sử dụng?

Template hóa đơn chuyên nghiệp và dễ hiểu

Các hóa đơn mà doanh nghiệp gửi tới cho khách hàng phải có một số thông tin quan trọng nhưng cũng không được trông quá xấu và mờ nhạt. Vì hóa đơn thể hiện hình ảnh doanh nghiệp của bạn nên phải được đánh bóng, thiết kế chuyên nghiệp và rõ ràng. Nếu chỉ cắt và dán hóa đơn của mình trực tiếp từ ứng dụng bảng tính, đảm bảo một điều rằng khách hàng sẽ không coi trọng doanh nghiệp của bạn

An toàn trong sử dụng

Ngoài nhu cầu trông chuyên nghiệp, nền tảng lập hóa đơn phải được bảo mật, hãy lựa chọn các nhà cung cấp có danh tiếng vững chắc về bảo mật hệ thống. Không bao giờ xâm phạm đến tính bảo mật của dữ liệu khách hàng và doanh nghiệp. Phần mềm lập hóa đơn doanh nghiệp lựa chọn phải có các biện pháp bảo vệ mạnh mẽ.

Cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Tất cả các công nghệ phần mềm đều dễ bị lỗi và các vấn đề có thể đến từ bản thân chính phần mềm hoặc xảy ra khi người dùng sử dụng. Mặc dù thực sự có những nền tảng trưởng thành mạnh mẽ trên thị trường, nhưng chỉ hợp tác với các nhà cung cấp phần mềm lập hóa đơn có dịch vụ khách hàng đáng tin cậy và dễ tiếp cận. Bên cạnh việc cung cấp cho doanh nghiệp những hiểu biết hữu ích về hoạt động tài chính, nhà cung cấp giải pháp cũng nên cung cấp hỗ trợ dưới dạng đào tạo nhân viên, có sách hướng dẫn phần mềm và các tài nguyên bổ trợ cho nhân sự.

Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng kế toán trọn bộ cho doanh nghiệp của mình, tại sao không thử tìm hiểu ngay giải pháp Accouting của MATE JSC, có bao gồm phân hệ Invoicing hóa đơn, một trong những giải pháp có mức chi phí hợp lý trên thị trường. Bạn có thể tìm hiểu giải pháp của chúng tôi ngay hôm nay:

LIÊN HỆ ĐỂ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ

----------------------------

MATE Technology JSC - Transforming Together 

🌐 Website: https://mate.com.vn/

📞 Hotline: 0981 632 626

📍 Address: 301 Nguyen Trai, Thanh Xuan Trung, Hanoi