POS là gì?

Đơn giản thì POS là viết tắt của Point of Sale hay còn gọi là Điểm mua hàng - là địa điểm mua bán của mọi người. Có thể dễ dàng bắt gặp điểm bán hàng ở bất cứ đâu. Ở góc nhìn vĩ mô, POS là một trung tâm mua sắm hoặc thậm chí là Internet. Ở góc độ vi mô, POS là quầy thanh toán / thu ngân. Vì vậy, POS có thể ở bất cứ đâu chúng ta thực hiện giao dịch.

Tại điểm bán hàng, người bán đã tính toán số lượng sản phẩm khách hàng lấy, số tiền khách hàng cần thanh toán, đưa ra các phương án thanh toán khác nhau và xuất hóa đơn cho họ. Ngày nay, POS có thể là trực tiếp, qua phần mềm hoặc cả hai. Nói cách khác, POS có thể được sử dụng trong một cửa hàng truyền thống, qua điện thoại / Internet hoặc kết hợp cả hai cách.

Vậy, liệu POS có phải là thành phần trung tâm của một doanh nghiệp? Câu trả lời là "Không". Trái tim của doanh nghiệp là hệ thống POS.

Chúng ta hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu:

Hệ thống POS là gì?

POS (Điểm bán hàng) là nơi diễn ra các giao dịch. Còn hệ thống POS là công cụ để thực hiện các giao dịch. Về cơ bản, Hệ thống POS là sự kết hợp giữa phần cứng và phần mềm để tạo ra một quy trình giao dịch hoàn chỉnh. Gần đây, Hệ thống POS cũng đã được gọi là một điểm dịch vụ. Không chỉ là một điểm bán hàng mà còn là một điểm để khách hàng quay trở lại. Do đó, Hệ thống POS cũng có thể bao gồm các chức năng bổ sung như Quản lý hàng tồn kho (Inventory), CRM, Kế toán(Accounting),.. 

Tóm lại, Hệ thống POS hiện đại = Phần mềm + Phần cứng + Chức năng bổ sung.

Phần cứng POS là gì?

Phần cứng POS còn được gọi là POS Terminal hoặc máy POS. Cho dù doanh nghiệp chọn phần mềm hoặc chức năng bổ sung nào, Phần cứng POS dường như vẫn giữ nguyên ở các cửa hàng bán lẻ. Phần cứng POS bao gồm: 

1. Màn hình hiển thị

Màn hình tiêu chuẩn POS hiển thị cơ sở dữ liệu sản phẩm là gì

Trên Màn hình Đăng ký, người sử dụng có thể xem toàn bộ dòng sản phẩm, tạo đơn hàng, xem thông tin khách hàng và xem báo cáo bán hàng. Hơn nữa, với hệ thống POS hiện đại, Màn hình Đăng ký cũng được đồng bộ hóa với trang web phụ trợ. Giúp quản lý cơ sở dữ liệu dễ dàng và tiết kiệm thời gian nhập lại số lượng sản phẩm đang mua trong ngày. Máy tính bảng, đặc biệt là iPad, được biết đến như một công cụ tốt để đăng ký màn hình.

2. Máy quét mã vạch

Máy quét mã vạch là một thiết bị điện tử để quét và xuất mã vạch đã in sang máy tính. Sau khi người sử dụng quét mã vạch, sản phẩm sẽ tự động được kéo ra và sau đó được thêm vào tổng số thanh toán. Bên cạnh đó, hiện nay, hầu hết các máy quét mã vạch cũng có thể tích hợp với hệ thống Quản lý hàng tồn kho để thay đổi mức tồn kho một cách tự động và hiệu quả.

3. Đầu đọc thẻ tín dụng

Thiết bị có thể đọc dữ liệu từ thẻ. Bảo mật cao là một yếu tố thực sự quan trọng để chọn một đầu đọc thẻ tín dụng. EMV - Đầu đọc thẻ tín dụng được khuyến khích nhất. Vào năm 2015, EMV đã trở thành tiêu chuẩn của đầu đọc thẻ tín dụng vì tính bảo mật cao - làm cho thẻ thanh toán gần như không thể bị sao chép và giảm thiểu khả năng chấp nhận thẻ giả.

4. Máy in hóa đơn

Gần đây, email và văn bản đã trở nên phổ biến. Nhà kinh doanh có thể tiết kiệm một số tiền lớn để in hóa đơn. Tuy nhiên, Giấy biên nhận vẫn là thứ cần phải có đối với bất kỳ doanh nghiệp vừa hoặc nhỏ nào vì chức năng mang lại thông tin nhanh chóng cho khách hàng về việc mua hàng trực tiếp và chứng nhận sự mua bán.

5. Ngăn kéo đựng tiền

Đây là một sự thật không thể thay đổi: Cho dù thẻ tín dụng được cải thiện như thế nào, tiền mặt vẫn giữ vị trí nhất định đối với hành vi của người tiêu dùng. Hầu hết mọi người vẫn thích sử dụng tiền giấy hoặc tiền xu để mua sắm. Do đó, là một nhà bán lẻ, cần sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng bằng cách chọn một nơi an toàn để cất giữ tiền mặt cho các giao dịch.

Nếu  có cửa hàng trực tuyến, thì tất cả các giao dịch bán hàng đều diễn ra trên trang web vì vậy bạn không cần phần cứng POS để chấp nhận thanh toán. Nhưng nếu kinh doanh một quán cà phê, chủ hộ kinh doanh có thể cần một sổ đăng ký và một đầu đọc thẻ tín dụng. Nếu điều hành một xe tải thực phẩm, điện thoại hoặc máy tính bảng có thể là tất cả những gì bạn cần để xử lý đơn đặt hàng.

 Phần mềm POS là gì

Dấu ấn của bước đột phá trong hệ thống POS là việc tích hợp máy POS với phần mềm POS. Phần mềm POS giúp bạn quản lý kinh doanh và kiểm soát tất cả các giao dịch. Nó tự động cập nhật cơ sở dữ liệu cần thiết từ khách hàng, sản phẩm, hàng tồn kho, bán hàng, chương trình khách hàng thân thiết và lao động.

Các tính năng phổ biến của phần mềm POS

Phần mềm POS giống như trung tâm chỉ huy của doanh nghiệp. Ở cấp độ cơ bản, hệ thống cho phép người dùng xây dựng module trong thư viện nền tảng và tăng doanh số bán hàng. Các giải pháp nâng cấp điểm bán hàng mạnh mẽ  cũng có các công cụ hữu ích như báo cáo bán hàng, phần mềm tương tác với khách hàng, quản lý hàng tồn kho, v.v. Hệ thống POS cũng đảm nhận việc chuyển tiền đến tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp sau mỗi lần bán hàng.

Một số giải pháp POS bao gồm các tính năng bên dưới. Các hệ thống khác có thể yêu cầu doanh nghiệp sử dụng thêm phần mềm bên ngoài để có được các tính năng mà doanh nghiệp cần:

Xử lý thanh toán

Xử lý thanh toán là một trong những chức năng cốt lõi của hệ thống POS. Mỗi khi khách hàng mua một mặt hàng, hệ thống POS của bạn sẽ xử lý giao dịch.

Hệ thống POS có thể chấp nhận một số hình thức thanh toán khác nhau:

• Tiền mặt 

Thanh toán trực tuyến an toàn thông qua trang web Thương mại điện tử

• Thẻ chip, là thẻ tín dụng có gắn chip

• Thanh toán không tiếp xúc có thể bao gồm các loại thanh toán hoặc ví di động (ví dụ: Google Pay hoặc Apple Pay).

Các tính năng cơ bản trong hệ thống phần mềm POS:

• Quản lý hàng tồn kho

Phần mềm quản lý hàng tồn kho cho phép theo dõi tất cả các sản phẩm. Một số phần mềm kiểm kê tự động có thể kết nối với dữ liệu bán hàng  và cho biết khi số lượng một mặt hàng sắp hết.

• Báo cáo POS

Báo cáo POS cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn nhanh chóng và dễ dàng về số hàng đang bán và số tiền kiếm được. Với các báo cáo rõ ràng, doanh nghiệp có thể bán được nhiều hơn và đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn. 

• Quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhóm cho biết khi nào nhân viên của mình đang làm việc và hiệu quả hoạt động. Đội ngũ cũng có thể sử dụng để chấm công và một số loại phần mềm có thể cấp quyền để nhân viên có thể truy cập vào một số tác vụ nhất định.

• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Một công cụ CRM gắn liền với phần mềm POS cho phép xem khách hàng đã mua gì và thời gian mua. Dữ liệu này giúp  cá nhân hóa dịch vụ truyền thông, tiếp thị và khách hàng.

• Biên lai

Biên lai giúp việc xử lý hoàn lại tiền dễ dàng hơn vì có một đường dẫn giấy hoặc kỹ thuật số được kết nối với mặt hàng đã mua. Cũng có thể làm cho doanh nghiệp của bạn trông chuyên nghiệp hơn. 

 Cho đến nay, có hai phương pháp triển khai cơ bản:

• Hệ thống Offline

Còn được gọi là máy chủ back-office hoặc một mô hình phần mềm truyền thống. Chỉ cần mua một hoặc nhiều loại giấy phép và cài đặt phần mềm trên máy chủ của doanh nghiệp. Ngoài ra cần bảo trì phần mềm thường xuyên. Việc cập nhật dữ liệu có thể sẽ gây ra nhiều khó khăn và mất thời gian. Hơn nữa, nếu doanh nghiệp phát triển lớn mạnh hơn thì sẽ cần đến một đội ngũ nhân viên CNTT tận tâm bên cạnh sát sao về hệ thống.

•  Hệ thống Cloud-based POS (điện toán đám mây)

Còn được gọi là Giải pháp POS như một dịch vụ phần mềm SaaS. Doanh nghiệp chỉ cần truy cập và hỗ trợ hệ thống trên Internet. Ngay cả khi đang điều hành một doanh nghiệp quy mô nhỏ, vừa hoặc lớn, hệ thống Cloud-based POS thực sự rất hữu ích bởi vì:

- Dễ dàng quản lý

Tất cả dữ liệu kinh doanh từ nhiều địa điểm và kênh được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tập trung tích hợp trên một giải pháp duy nhất. Người dùng có thể dễ dàng truy cập dữ liệu để phân tích, so sánh và thậm chí “giao tiếp” giữa các cửa hàng.

- Tiết kiệm chi phí

không cần phải thuê tới một IT chuyên nghiệp để giải quyết các vấn đề về CNTT - chủ hộ kinh doanh chỉ cần nâng cấp hệ thống hàng tháng hoặc hàng năm với chi phí trả trước tối thiểu. (Phí hàng tháng thường dao động từ 1.800.000 - 3.000.000VND/tháng).

- Bảo mật cao

Dữ liệu luôn được mã hóa và gửi đến một hệ thống mạng an toàn riêng biệt. Do đó, những thông tin quan trọng của khách hàng không có nguy cơ bị xâm nhập . Các thiết bị tích hợp với hệ thống POS-Cloud sẽ được theo dõi liên tục, phát hiện hoạt động đáng ngờ hoặc truy cập giả mạo.

- Trực tuyến - Ngoại tuyến

Hệ thống trực tuyến và ngoại tuyến song song, nếu có trường hợp mất kết nối mạng, dữ liệu sẽ được đồng bộ hóa trong thời gian thực khi kết nối trở lại.

Hệ thống POS hoạt động như thế nào tại một doanh nghiệp nhỏ?

Hệ thống POS cho phép doanh nghiệp chấp nhận thanh toán từ khách hàng và theo dõi doanh số bán hàng. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng thiết lập hoạt động theo nhiều cách khác nhau sẽ tùy thuộc vào việc doanh nghiệp bán hàng trực tuyến hoặc có mặt tiền cửa hàng hay kể cả kết hợp cả hai.

Hệ thống điểm bán hàng được sử dụng để chỉ máy tính tiền tại một cửa hàng. Ngày nay, các hệ thống POS hiện đại hoàn toàn là chuyển đổi số nghĩa là doanh nghiệp có thể kiểm tra khách hàng mọi lúc mọi nơi. Tất cả những gì người dùng cần là ứng dụng POS và thiết bị hỗ trợ internet, chẳng hạn như máy tính bảng hoặc điện thoại.

Vậy hệ thống POS làm được những gì?

Thông thường, hệ thống sẽ hoạt động theo cách này:

1. Một khách hàng quyết định mua sản phẩm hoặc dịch vụ của cửa hàng. Nếu chủ hộ kinh doanh có một cửa hàng thực có thể yêu cầu nhân viên bán hàng gọi điện cho người quản lý hệ thống. Người dùng có thể sử dụng máy quét mã vạch để tra cứu giá của mặt hàng. Một số hệ thống POS cũng cho phép người dùng quét các mặt hàng một cách trực quan bằng camera trên thiết bị của mình. Đối với các cửa hàng trực tuyến, bước này được hoàn thiện khi khách hàng hoàn tất việc thêm các mặt hàng vào giỏ hàng của họ và nhấp vào nút thanh toán.

2. Hệ thống POS tính giá mặt hàng, bao gồm mọi khoản thuế bán hàng. Sau đó, hệ thống cập nhật số lượng hàng tồn kho để cho biết mặt hàng đó đã được bán.

3. Để hoàn tất giao dịch mua, khách hàng sẽ phải sử dụng thẻ tín dụng, thẻ nhấn, thẻ ghi nợ, điểm khách hàng thân thiết, thẻ quà tặng hoặc tiền mặt để thực hiện thanh toán. Tùy thuộc vào hình thức thanh toán họ chọn, ngân hàng của khách hàng sau đó sẽ phải ủy quyền giao dịch.

4. Giao dịch tại điểm bán hàng được hoàn tất. Đây là thời điểm khách hàng chính thức thực hiện giao dịch mua bán. Việc thanh toán được thực hiện, một biên lai  số hoặc in sẽ được tạo và chủ hộ kinh doanh giao hàng cho khách hàng của mình các mặt hàng họ đã mua.

 

Các tính năng bắt buộc phải có của POS khi lựa chọn giải pháp:

- Phần cứng

Màn hình đăng ký, Máy quét mã vạch, Đầu đọc thẻ tín dụng, Máy in hóa đơn và Ngăn kéo tiền mặt (dành cho cửa hàng ngoại tuyến)

- Phần mềm

Máy cloud-based POS (được khuyến nghị cho cả Máy bán hàng POS và Máy bán hàng di động trên nền web, nếu cửa hàng của bạn cả trực tuyến và ngoại tuyến; nếu cửa hàng của bạn chỉ khả dụng trực tuyến, thì Ứng dụng POS di động phải là lựa chọn tốt nhất)

- Các tính năng bổ sung

chọn loại kích thước màu sắc, theo dõi hàng tồn kho, đăng ký quà tặng, cơ sở dữ liệu khách hàng, đơn đặt hàng nghỉ việc và mua hàng, và bonus hàng tháng cho nhân viên. Đặc biệt nó cần có tính năng xuất toàn bộ các báo cáo như báo cáo bán hàng, báo cáo khách hàng, báo cáo nhà cung cấp và báo cáo hàng tồn kho.

- Tích hợp bên thứ ba (có thể tích hợp với phần mềm kế toán, nhà cung cấp vận chuyển, v.v.)

Ngoài ra, trước khi quyết định mua Hệ thống POS,doanh nghiệp thực sự cần phải có một cuộc họp với nhà cung cấp POS để xem xét máy POS nào sẽ phù hợp nhất - giảm thời gian tùy chỉnh và có đầy đủ các tính năng mà doanh nghiệp cần.

Tại sao nên có một hệ thống POS trong kinh doanh?

Với những đặc điểm nổi bật trên, bạn đọc có thể dễ dàng nhận thấy việc sử dụng hệ thống POS mang lại hiệu quả tích cực cao cho công việc kinh doanh của từng doanh nghiệp.

- Quản lý tốt hơn

Tất cả dữ liệu kinh doanh, bao gồm doanh số bán hàng, thông tin khách hàng, hàng tồn kho, nhân viên, chương trình khách hàng thân thiết, v.v. sẽ được tập trung ở cùng một nơi. Ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào, doanh nghiệp có thể nhanh chóng theo dõi những sản phẩm đã bán, có bao nhiêu sản phẩm trong kho và quan trọng là cửa hàng kiếm được bao nhiêu hàng ngày, hàng tháng hoặc hàng năm.

- Đưa ra quyết định đúng đắn

Hệ thống giúp người dùng đưa ra các báo cáo chính xác với các phân tích cơ bản, chẳng hạn như sản phẩm nào được bán chạy nhất và xu hướng bán hàng. Chủ hộ kinh doanh có thể tiết kiệm thời gian nhập số và lập báo cáo. Thay vào đó có thể lập kế hoạch tốt nhất cho sự phát triển kinh doanh.

- Nuôi dưỡng khách hàng

Tất cả các thông tin chi tiết về khách hàng mà hệ thống POS thu thập được đều rất có giá trị để tạo ra các ưu đãi cá nhân và phát triển giao tiếp với khách hàng cá nhân. Dựa trên thông tin này, người dùng có thể tạo các chương trình khách hàng thân thiết phù hợp không chỉ được cá nhân hóa mà còn thú vị đối với khách hàng.

- Tăng hiệu quả kinh doanh

Tất cả các báo cáo về các hóa đơn, đơn đặt hàng, bán hàng, khách hàng được phát hành một cách nhanh chóng và chính xác. Công ty  có thể tiết kiệm thời gian trên các thủ tục giấy tờ. Nhân viên của bạn không cần lặp lại việc nhập Số lượng trong mọi kênh đơn lẻ. Tuyệt vời hơn nữa là doanh nghiệp không cần phải thuê quá nhiều nhân viên.

- Sự hài lòng từ khách hàng

Nếu không có Hệ thống POS, khách hàng  sẽ phải xếp hàng dài để chờ đến lượt thanh toán. Tuy nhiên, với Hệ thống POS có thể dễ dàng kiểm tra sản phẩm bằng máy quét mã vạch, tự động tính thuế bằng phần mềm, in nhanh hóa đơn hoặc gửi tin nhắn nhận hàng.

-----------------------------------------------------

MATE Technology JSC - Transforming Together 

🌐 Website: https://mate.com.vn/

📞 Hotline: 0981 632 626

📍 Address: 301 Nguyen Trai, Thanh Xuan Trung, Hanoi