Triển khai ERP thành công sẽ giúp doanh nghiệp tạo được tiền đề phát triển, tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, để quá trình triển khai được thuận lợi và đạt được hiệu quả như mong muốn, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị thật cẩn thận và chi tiết Trong bài viết dưới đây, MATE sẽ giúp quý doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình triển khai giải pháp ERP. Cùng tham khảo nhé!

Quy trình các bước triển khai hệ thống ERP

Bước 1: Lập kế hoạch triển khai dự án

Trước khi bắt đầu thực hiện bất kỳ dự án nào, việc lên kế hoạch chi tiết luôn là bước quan trọng. Đặc biệt, quy trình triển khai hệ thống ERP đòi hỏi người thực hiện phải mất nhiều thời gian và chi phí đáng kể. Một kế hoạch chi tiết và cụ thể sẽ giúp dự án ERP diễn ra hiệu quả hơn. 

Để xây dựng kế hoạch triển khai dự án, doanh nghiệp cần thu thập một số thông tin quan trọng như:

• Ngân sách dự án ERP.
• Số lượng nhân sự tham gia vào dự án.
• Hệ thống ERP mà doanh nghiệp mong muốn triển khai.
• Các vấn đề cụ thể mà hệ thống ERP sẽ giải quyết.
• Các công việc cần được thực hiện.
• Những thông tin liên quan khác.

Khi kế hoạch càng chi tiết và đầy đủ, việc triển khai hệ thống ERP sẽ diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả hơn.

Bước 2: Lựa chọn đội ngũ tham gia

Trong một dự án, nhân sự luôn đóng một vai trò quan trọng không thể thiếu. Chất lượng của đội ngũ nhân sự có tác động trực tiếp đến sự thành công của dự án. Đặc biệt, khi triển khai hệ thống ERP, sự hiểu biết về hệ thống và quyền quyết định của nhân sự sẽ quyết định việc chọn lựa phần mềm phù hợp và liên kết các bộ phận một cách hiệu quả nhất. Những quyết định quan trọng thường do đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp đưa ra, gồm tổng giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng... 

Nhân viên ERP là gì? Bộ phận IT cũng đóng vai trò quan trọng trong dự án triển khai ERP. Bộ phận này sẽ hỗ trợ tư vấn cho lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến nền tảng ERP và làm việc cùng đội ngũ triển khai để tư vấn kỹ thuật và đào tạo chuyên sâu về hệ thống. Sau khi hệ thống ERP được triển khai, bộ phận IT có nhiệm vụ hỗ trợ người dùng và giải quyết các vấn đề kỹ thuật trong quá trình vận hành. 

Đồng thời, những nhân sự trực tiếp vận hành và sử dụng hệ thống ERP cũng có vai trò rất quan trọng trong dự án. Đây là những chuyên gia có thể nắm rõ quy trình nghiệp vụ mà họ phụ trách. Những nhân viên này có trách nhiệm chuẩn hóa dữ liệu, đưa thông tin vào hệ thống ERP, thực hiện thử nghiệm và chấp nhận hệ thống mới, sau đó đào tạo lại cho người dùng cuối khác.

Bước 3: Lựa chọn đối tác triển khai ERP uy tín

Ngày nay, có rất nhiều công ty cung cấp giải pháp ERP thương mại, sản xuất và nhiều ngành nghề khác trên thị trường. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể chọn một đối tác uy tín để triển khai hệ thống ERP? Đầu tiên, doanh nghiệp hãy xác định ngân sách cho dự án ERP của mình. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể tìm ra một nền tảng ERP phù hợp với khả năng tài chính của mình và có khả năng mở rộng trong tương lai.

Bước 4: Thực hiện triển khai ERP theo kế hoạch

Sau khi doanh nghiệp đã đưa ra các quyết định và bắt đầu thực hiện ERP, bên cung cấp sẽ chuyển giao công nghệ, tài liệu và hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp sử dụng. Nếu doanh nghiệp quyết định sử dụng các hệ thống ERP cao cấp, việc điều chỉnh hệ thống để phù hợp với doanh nghiệp có thể mất từ 6 tháng đến 1 năm hoặc thậm chí lâu hơn, tùy thuộc vào khả năng và tài chính của doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không có ngân sách đủ lớn, có thể chọn sử dụng phần mềm ERP theo gói hoặc sử dụng một số module nhỏ để đáp ứng các chức năng cần thiết ban đầu. Trong trường hợp này, nhà cung cấp sẽ nhanh chóng triển khai hệ thống cho doanh nghiệp mà không tốn nhiều thời gian.

Bước 5: Di chuyển lưu trữ dữ liệu sang hệ thống mới và thử nghiệm

Bước thứ 5 trong quá trình triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp là chuyển dữ liệu sang hệ thống mới. Thông thường, doanh nghiệp sẽ có các tệp hồ sơ, thông tin về khách hàng, đối tác, nhà cung cấp cũng như các dữ liệu về hoạt động kinh doanh và tài sản vật chất… được lưu trữ dưới nhiều định dạng và phần mềm khác nhau. Trước khi tiến hành di chuyển dữ liệu, doanh nghiệp phải kiểm tra và loại bỏ những dữ liệu không cần thiết hoặc dư thừa. Khi toàn bộ thông tin và dữ liệu đã được cập nhật và xác minh một cách hoàn chỉnh, nhà cung cấp phần mềm ERP sẽ tiến hành chuyển chúng vào nền tảng mới để doanh nghiệp có thể sử dụng trên một hệ thống duy nhất.

Sau khi hệ thống đã được kiểm tra và đảm bảo về chất lượng, doanh nghiệp sẽ có một giai đoạn thử nghiệm tính năng và quy trình triển khai của hệ thống ERP. Sau đó, doanh nghiệp sẽ báo cáo kết quả trải nghiệm thử nghiệm này cho nhà cung cấp để tiến hành đánh giá lại toàn bộ quá trình. Quá trình kiểm tra phải được thực hiện một cách kỹ lưỡng để tránh tối đa các lỗi có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh khi hệ thống được áp dụng chính thức.

Bước 6: Nghiệm thu và đánh giá dự án ERP

Sau khi hoàn thành việc triển khai dự án ERP, doanh nghiệp cần thực hiện một bước quan trọng là kiểm tra toàn bộ dự án. Giai đoạn này được gọi là nghiệm thu và đánh giá. Lý do quan trọng của giai đoạn này là vì sau khi kiểm tra và hoàn thiện, hệ thống ERP sẽ được sử dụng trong hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Do đó, bất kỳ lỗi nào bị bỏ sót cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và thành công của doanh nghiệp trong tương lai.

Để đánh giá một dự án ERP có thành công hay không, doanh nghiệp cần xem xét các tiêu chí sau đây:

• Hệ thống phải đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp.
• Các phần mềm và module khác nhau của ERP phải có khả năng tương thích và liên kết với nhau.
• Hệ thống cần có khả năng mở rộng để đáp ứng khối lượng công việc lưu trữ lớn và linh hoạt trong việc thay đổi.
• Giao diện phải dễ sử dụng và thân thiện với người dùng để tăng hiệu suất làm việc.
• Hệ thống cần cung cấp các công cụ để quản lý và hoạch định hiệu quả cho các cấp quản lý.
• Hệ thống có mức độ bảo mật cao và cơ sở dữ liệu riêng biệt để bảo vệ thông tin quan trọng.
• Hệ thống cần dễ dàng nâng cấp để theo kịp các thay đổi công nghệ và nhu cầu mới.
• Các yêu cầu tùy biến của doanh nghiệp phải được triển khai một cách hiệu quả.
• Cơ sở hạ tầng lưu trữ dữ liệu, bất kể là vật lý hay điện toán đám mây đều đã được hoàn thiện.
• Xem xét tổng chi phí dự án, bao gồm: Chi phí license, đào tạo, sửa đổi, triển khai…

Bước 7: Đào tạo triển khai ERP cho nhân viên doanh nghiệp

Theo một nghiên cứu, khoảng 56% sự gián đoạn trong quá trình thực hiện ERP chính là do việc đào tạo nhân viên. Do đó, việc đào tạo chất lượng đội ngũ nhân viên đóng vai trò rất quan trọng và đòi hỏi sự đầu tư đáng kể về thời gian, công sức từ cả lãnh đạo và nhân viên.

Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần xem xét cẩn thận với nhà cung cấp, đặc biệt là việc xác định chi phí đào tạo liệu có được tính vào chi phí mua phần mềm ERP hay không, hoặc phải thanh toán thêm. Một số nhà cung cấp sẽ cung cấp đào tạo trực tiếp cho nhân viên, trong khi một số đơn vị khác có thể cung cấp cho doanh nghiệp các khóa học trực tuyến.

Bước 8: Theo dõi, bảo trì và nâng cấp hệ thống ERP trong doanh nghiệp sau triển khai

Sau khi xây dựng ERP theo quy trình đã xác định, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hệ thống này trong hoạt động kinh doanh thực tế. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng không thể tránh khỏi việc xảy ra các lỗi hoặc vấn đề kỹ thuật. Thông thường, theo hợp đồng đã ký kết, nhà cung cấp sẽ tiến hành bảo trì hệ thống của doanh nghiệp trong khoảng thời gian từ 12 đến 24 tháng sau khi hệ thống được đưa vào hoạt động thực tế. Sau giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ phải chi trả các khoản phí bảo trì phát sinh cho nhà cung cấp.

Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu cải tiến hệ thống. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải phối hợp với nhà cung cấp để thực hiện việc nâng cấp. Các tính năng nâng cấp này có thể bao gồm: Mở rộng tính năng mới, nâng cấp phiên bản hệ thống lên phiên bản mới nhất, chỉnh sửa các chức năng và quy trình sử dụng, kết nối với các phần mềm từ bên thứ ba…

Chi phí triển khai ERP trong doanh nghiệp Việt

Trong dự án triển khai hệ thống ERP, một trong những vấn đề hàng đầu mà các doanh nghiệp quan tâm là chi phí thực tế mà họ phải chi trả để thực hiện dự án này. Trong một số trường hợp, chi phí thực tế của việc triển khai phần mềm ERP có tác động trực tiếp đến quyết định của doanh nghiệp về việc có nên thực hiện dự án này hay không.

Chi phí triển khai thực tế của dự án ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như:

• Quy mô của doanh nghiệp: Bao gồm số lượng bộ phận, nhân viên sử dụng hệ thống… 
• Loại hệ thống ERP mà doanh nghiệp chọn triển khai: Đây có thể là giải pháp chung hoặc giải pháp có khả năng tùy chỉnh…
• Mức độ tùy biến cần thiết cho phần mềm ERP
• Sự cần thiết của các tài nguyên bổ sung: Bên cung cấp sẽ đưa cho doanh nghiệp các khóa đào tạo cho nhân viên, dịch vụ tư vấn cao cấp…

Doanh nghiệp có thể tính toán ngân sách của mình dựa trên tình hình hoạt động của mình, bao gồm: Cơ sở hạ tầng, số lượng người dùng, các yêu cầu cụ thể trong từng lĩnh vực kinh doanh… để chọn lựa một phần mềm ERP phù hợp và tối ưu hóa chi phí tốt nhất. Ngoài ra, độc giả có thể tham khảo thêm tại bài viết các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí phát triển ERP và hướng giảm chi phí tối ưu nhất ​để biết thêm nhiều thông tin về vấn đề này.

Phương pháp triển khai dự án ERP thành công, giảm thiểu rủi ro thất bại

Xác định rõ mục tiêu và tình trạng của doanh nghiệp

Khi muốn sử dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp phải hiểu rõ những khó khăn hiện tại mà tổ chức đang phải đối mặt cũng như các thách thức có thể xảy ra trong tương lai gần, khoảng từ 3 đến 5 năm tới. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác hơn về nhu cầu của tổ chức về việc đầu tư vào hệ thống ERP. Dựa trên thông tin này, doanh nghiệp có thể xác định phạm vi công việc cần triển khai trong hệ thống ERP để đáp ứng đúng với quá trình phát triển của tổ chức.

Chi tiết kế hoạch triển khai nhất có thể

Lập kế hoạch là công việc đóng vai trò quan trọng để đảm bảo sự thành công khi triển khai ERP. Để làm điều này, doanh nghiệp cần xác định và đặt ra các mốc quan trọng thật cụ thể và chi tiết trước khi thực hiện dự án ERP. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần chia sẻ kế hoạch với tất cả các nhóm tham gia để mọi người hiểu rõ nhiệm vụ và công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu của dự án. Đặc biệt, doanh nghiệp cũng cần sắp xếp nhiệm vụ theo một chuỗi logic và xác định đầu việc ưu tiên.

Nếu không thực hiện công việc này một cách cẩn thận, dự án sẽ có nguy cơ vượt quá thời hạn và tăng chi phí đáng kể. Thậm chí, điều này cũng có thể là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại trong việc triển khai ERP.

Xây dựng đội ngũ triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp phù hợp

Các thành viên tham gia vào quá trình thực hiện ERP cần có kinh nghiệm và sẵn sàng chịu trách nhiệm cho công việc. Cụ thể:

• Đối với doanh nghiệp: Người quản lý dự án sẽ báo cáo trực tiếp cho Ban chỉ đạo và là người chịu trách nhiệm chính từ phía doanh nghiệp. Chủ nhiệm dự án sẽ thực hiện các hoạt động như thiết lập các cuộc đối thoại, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách dự án, phân phối nguồn lực… Để thực hiện tốt các nhiệm vụ này, chủ nhiệm dự án cần có hiểu biết về quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp và có khả năng đưa ra giải pháp, quyết định khi cần.
• Đối với nhà triển khai ERP: Người tư vấn chính để quản lý dự án và các người tư vấn khác như tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật… Nhiệm vụ của người tư vấn chính là lập kế hoạch triển khai dự án thông qua Chủ nhiệm dự án. Trong quá trình triển khai, người tư vấn chính sẽ điều phối hoạt động của các tư vấn quản lý, hệ thống, kỹ thuật… để đảm bảo các mục tiêu được doanh nghiệp đặt ra trong định nghĩa yêu cầu được hoàn thành đúng hạn.

Đảm bảo có người dùng cuối của hệ thống ERP được đào tạo và tham gia trong suốt quá trình

Sau khi đã xây dựng, cấu hình và cài đặt hệ thống ERP, công việc triển khai vẫn chưa kết thúc. Hệ thống này không tự hoạt động mà cần sự can thiệp của con người. Quá trình can thiệp này bao gồm cả việc đào tạo cho đội ngũ quản trị và nhân viên sử dụng hệ thống. Việc đào tạo phải diễn ra nghiêm túc và bao gồm cả lý thuyết lẫn thực hành trên hệ thống thực tế. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tất cả nhân viên sử dụng phần mềm đều đã được học​ cách sử dụng hệ thống ERP một cách chính xác và hiệu quả.

Lựa chọn đối tác triển khai uy tín, phù hợp

Sau khi đã xác định được mục tiêu và phạm vi công việc, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị hợp tác phù hợp. Những đơn vị này cần phải là tổ chức có kinh nghiệm và đã thực hiện thành công dự án tương tự cho nhiều doanh nghiệp khác. Yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn đối tác là đơn vị phải có hiểu biết sâu về ngành công nghiệp cũng như văn hóa và quy định của tổ chức. Từ đó, đơn vị hợp tác mới có thể đưa ra những giải pháp phù hợp và đúng đắn cho doanh nghiệp. Đặc biệt, khi có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao và giám đốc các bộ phận khác trong doanh nghiệp, việc triển khai ERP sẽ trở nên dễ dàng và có khả năng thành công cao hơn.