Hướng dẫn hoàn chỉnh về công cụ quản lý Membership 2022
Nhu cầu tích hợp danh sách thành viên hay nhân viên của doanh nghiệp hiện nay ngày càng tăng, việc quản lý cũng trở nên khó khăn do sử dụng nhiều phần mềm khiến cho dữ liệu bị phân tán. Từ các nhiệm vụ hành chính cơ bản như xử lý các loại chi phí cho đến tương tác trực tiếp với các thành viên, đội ngũ quản lý của doanh nghiệp hoặc các đơn vị kinh doanh có danh sách thành viên khổng lồ biết rõ rằng thời gian dành cho việc quản lý đội ngũ thành viên đang chiếm trọn khoảng thời gian cần thiết.
Các thành viên sử dụng dịch vụ là yếu tố cấu thành nên thành công trong kinh doanh của tổ chức - nhưng làm cách nào để có thể “quản lý” một cách hiệu quả nhất mà không gây mất thời gian? Tại đây, MATE cung cấp tới bạn đọc tất cả các thành phần quan trọng của quản lý Membership cũng như phác thảo ra phương án chọn các công cụ phù hợp để tối ưu hóa các nhiệm vụ quản lý trong đơn vị.
“Quản lý thành viên – Membership Management” là một thuật ngữ quan trọng bao gồm một loạt các hoạt động từ việc thu hút thành viên mới đến giữ họ ở lại trong nhiều năm trong tương lai. Sau đây, chúng ta cũng làm rõ các yếu tố trong quản lý Membership:
Quản lý danh sách
Điều kiện tiên quyết trong quản lý thành viên là quá trình thu nhận thành viên/đội viên mới. Quản lý thành viên bằng bất kì cách tiếp cận hoặc hoạt động nào để kết nối với các thành viên mới tiềm năng — cho dù đó là thông qua email, sự kiện tuyển dụng, mạng xã hội hay bất kỳ phương tiện nào khác.
Việc phát triển cơ sở thành viên không dễ như việc các phòng ban vẫn tranh luận. Nghiên cứu chỉ ra rằng hơn 2/3 (68%) của tổ chức phải đối mặt với những thách thức khi cố gắng tăng số lượng thành viên của họ. Mặc dù tăng trưởng có thể khó khăn nhưng người dùng có thể thực hiện một số bước chính để tối ưu hóa nỗ lực chuyển đổi trên phần mềm:
Tích hợp hồ sơ thành viên
Xây dựng tính cách thành viên để phân rã kiểu loại thành viên/đội viên mà doanh nghệp đang nhắm mục tiêu tới, sau đó điều chỉnh phương thức truyền thông và tiếp thị để tạo được tiếng vang tới đúng đối tượng đó.
Gặp gỡ các thành viên tiềm năng ở địa điểm họ hay tới
Nếu như chỉ tiếp cận với các thành viên mới tiềm năng qua email hoặc trên phương tiện truyền thông xã hội thì vẫn chưa đủ — doanh nghiệp và tổ chức cần phải truyền bá thông điệp của mình hơn nữa. Xây dựng thêm nhiều loại chiến lược tiếp thị như email, mạng xã hội, sự kiện tuyển dụng là cách để phát triển, đặc biệt phù hợp với các tổ chức hàng đầu khi dày dặn vốn để áp dụng nhiều loại chiến lược hơn 16% so với các công ty cùng ngành.
Thiết kế trang web phù hợp với phong cách đối tượng thành viên
Trang web của tổ chức phải đẹp, bóng bẩy và dễ điều hướng cho các thành viên tiềm năng, tối ưu các bước truy cập thông tin. Trang web phải nêu rõ sứ mệnh của doanh nghiệp và giao diện đơn giản để các thành viên tiềm năng có thể tìm thấy các cấp độ thành viên/đội viên và lợi ích, các sự kiện sắp tới và blog của doanh nghiệp tổ chức.
Giới thiệu thành viên mới
Khi đã đăng ký thành công thành viên mới, doanh nghiệp tổ chức cần đưa người dùng về màn hình đầu tiên. Tạo một kế hoạch sẽ giúp các khách hàng tiềm năng chuyển đổi thành các thành viên chính thức. Kế hoạch giới thiệu như vậy không chỉ khiến các thành viên mới cảm thấy được chào đón mà còn có thể trao quyền cho họ sử dụng hết tiềm năng của các lợi ích dành cho thành viên.
Để kế hoạch quản lý Membership được tốt hơn, doanh nghiệp nên sử dụng thêm một số các phương án như sau:
Thông điệp chào mừng cá nhân hóa
Hãy tiếp cận và chào đón khách hàng với tư cách là thành viên mới và cảm ơn vì đã bỏ phiếu tín nhiệm đối với tổ chức. Sau đó, đưa ra các bước tiếp theo về cách người dùng có thể tối đa hóa lợi ích thành viên của mình. Liên kết đến một vài sự kiện sắp tới của doanh nghiệp tổ chức hoặc cơ hội kết nối với các thành viên khác.
Giới thiệu chính thức
Đừng để các thành viên, đội viên mới không có sự gắn kết mà thay vào đó hãy dành thời gian để giới thiệu với các thành viên khác của doanh nghiệp thông qua cộng đồng trực tuyến. Các nhà quản lý đội ngũ thành viên cũng có thể gửi lời cảm ơn đến các thành viên mới trên các kênh truyền thông xã hội của tổ chức để giới thiệu thành viên với những người đang theo dõi. Tổ chức một sự kiện kết nối, trực tiếp hoặc trực tuyến, để kết nối các thành viên mới. Tập hợp một nhóm thuần tập gồm các thành viên mới có thể khiến họ cảm thấy được tổ chức của bạn kết nối và chào đón nhiều hơn.
Sự tham gia của thành viên
Công việc quản lý thành viên sẽ không hoàn thành sau nếu chỉ đăng ký và thiết lập thành viên trong hệ thống. Trụ cột quản lý quan trọng tiếp theo là giữ cho các thành viên gắn bó và tham gia vào tổ chức.
Giữ kết nối với các thành viên thông qua các chiến dịch giao tiếp và tương tác thường xuyên, bao gồm:
- Luôn cập nhật trang web của doanh nghiệp với thông tin mới nhất về lợi ích thành viên, sự kiện và các cơ hội sắp tới để thành viên tham gia. Gửi bản tin email thường xuyên để chia sẻ tin tức, bất kỳ sự kiện thú vị nào trên lịch của bạn và các liên kết hoặc nội dung có liên quan đến các thành viên.
- Giúp các thành viên tham gia theo nhiều cách. Lên lịch cho các cơ hội giáo dục liên tục hoặc hội thảo trên web, cơ hội tình nguyện hoặc các sự kiện như kết hợp mạng hoặc hội nghị.
- Nhận phản hồi của thành viên thông qua khảo sát sau sự kiện hoặc đánh giá nhu cầu để có thể điều chỉnh các sự kiện hoặc dịch vụ trong tương lai để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của họ.
Giải pháp và phương án hiệu quả giúp quản lý Membership đó là:
Phần mềm quản lý
Để đảm bảo doanh nghiệp có thể thu hút, tham gia, tương tác và giữ chân các thành viên của riêng mình, doanh nghiệp và tổ chức nên dựa vào một chút công nghệ. Đó là nơi mà phần mềm quản lý thành viên có thể trợ giúp.
Phần mềm quản lý thành viên là gì?
Phần mềm thành viên là một phần mềm máy tính cung cấp cho các hiệp hội, câu lạc bộ và các tổ chức thành viên khác với chức năng mà họ yêu cầu để cung cấp dịch vụ của họ cho các thành viên của họ. Nó thường bao gồm ít nhất những điều sau: Lưu trữ và chỉnh sửa thông tin thành viên trong cơ sở dữ liệu.
Phần mềm quản lý tư cách thành viên là một công cụ giúp các phòng thương mại và các tổ chức dựa trên thành viên khác lưu trữ thông tin thành viên và giám sát nhiều quyền lợi của thành viên.
Phần mềm quản lý tư cách thành viên có thể giúp tổ chức lại tất cả các hoạt động thành viên của doanh nghiệp trên một nền tảng và tương tác với các thành viên.
Các tính năng của phần mềm quản lý thành viên
Mọi tổ chức dựa trên thành viên đều có những nhu cầu riêng khi quản lý các thành viên, đội viên. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải kiểm tra cẩn thận bất kỳ phần mềm quản lý tư cách thành viên nào — không phải tất cả chúng đều được tạo ra như nhau.
Một nền tảng quản lý thành viên chất lượng cao nên bao gồm một danh sách đầy đủ các tính năng sẽ giúp bạn có được, thu hút và phát triển tư cách thành viên dễ dàng hơn. Trước khi bạn bắt đầu mua phần mềm, hãy tạo một danh sách kiểm tra “mong muốn” và “nhu cầu” để bạn biết chính xác những gì bạn đang tìm kiếm ngay từ đầu.
Một số tính năng cần phải có của phần mềm quản lý thành viên bao gồm:
Cơ sở dữ liệu thành viên
Đây là nơi bạn sẽ lưu trữ và quản lý tất cả thông tin thành viên quan trọng của mình, như tên đầy đủ, chi tiết liên hệ của họ và bất kỳ ghi chú thích hợp nào khác.
Hệ thống quản lý nội dung (CMS)
Vì trang web của bạn là nguồn thông tin chính về tổ chức của bạn cho các thành viên hiện tại, bạn sẽ cần một CMS cho phép bạn thực hiện các chỉnh sửa thường xuyên, theo thời gian thực.
Quản lý cấp độ thành viên
Không phải mọi cấp độ thành viên đều phù hợp với mọi thành viên. Nhưng một nền tảng mạnh mẽ sẽ cho phép họ chọn hạng thành viên phù hợp với nhu cầu của họ và thu tiền ngay tại chỗ.
Đăng ký sự kiện
Bạn sẽ không cần phải dựa vào một công cụ để mời mọi người tham gia sự kiện tuyển dụng sắp tới của mình và một công cụ khác để quảng bá nó. Hệ thống quản lý hiệp hội chất lượng (AMS) cho phép bạn phân phối vé, đăng ký mọi người cho sự kiện của bạn, thiết lập lời nhắc sự kiện và quảng bá sự kiện từ một nền tảng.
Tiếp thị thành viên
Khi bạn có tất cả dữ liệu thành viên của mình ở một nơi, AMS của bạn sẽ giúp bạn dễ dàng sử dụng thông tin liên hệ đó cho các chiến dịch tiếp thị — đặc biệt là tiếp thị qua email. Email không chỉ là một trong ba chiến thuật hàng đầu để tăng số lượng thành viên của bạn, mà 76% các hiệp hội cũng cho biết email hoạt động khi thu hút lại các thành viên đã hết hiệu lực.
Báo cáo
Có quyền truy cập vào các phân tích và báo cáo chi tiết là rất quan trọng để giúp bạn hiểu tác động của những nỗ lực của mình. Một AMS mạnh mẽ nên cung cấp các tính năng báo cáo tùy chỉnh để theo dõi số lượng thành viên của bạn đang phát triển như thế nào và quy sự tăng trưởng đó cho các hoạt động tuyển dụng thích hợp.
Quản lý tài chính
Khi kiểm tra các giải pháp quản lý thành viên, hãy để ý đến các nền tảng cho phép bạn duy trì các hệ thống hiện tại của mình đồng thời giúp việc thu thập và gia hạn đúng hạn dễ dàng hơn. Đảm bảo AMS bạn chọn tích hợp với phần mềm kế toán để hợp lý hóa việc ghi sổ kế toán của bạn.
Đề xuất phần mềm quản lý thành viên hàng đầu của MATE JSC
Chúng tôi đã thiết lập rằng phần mềm quản lý tư cách thành viên phù hợp có thể đơn giản hóa cách bạn nhập, lưu trữ và giao tiếp với cơ sở thành viên của mình. Công cụ phù hợp phải bao gồm phạm vi rộng của các tính năng và lợi ích được nêu ở trên cho nhiều loại phòng thương mại, hiệp hội và các tổ chức dựa trên thành viên khác nhau.
MATE Membership Card là một giải pháp quản lý thành viên tất cả trong một, không chỉ lưu trữ thông tin thành viên mà còn tương tác và phát triển cơ sở thành viên của họ. Để giúp các tổ chức thuộc nhiều quy mô và nhu cầu khác nhau đơn giản hóa việc quản lý thành viên của họ, MATE Membership Card cung cấp các giải pháp AMS (Automated Manifest System).
Mặc dù mỗi cái được tạo ra để đáp ứng nhu cầu riêng của các tổ chức thành viên tương ứng, nhưng cả hai đều cung cấp nhiều tính năng, bao gồm:
Cơ sở dữ liệu thành viên
Đây không chỉ là một nơi để lưu trữ thông tin thành viên. Cơ sở dữ liệu thành viên phù hợp có thể giúp bạn và nhân viên của bạn cập nhật dữ liệu thành viên, nhập thông tin thành viên mới và giúp bạn dễ dàng lấy thông tin chi tiết để tham gia và liên lạc được nhắm mục tiêu.
Đăng ký sự kiện
Cho dù tổ chức của bạn có tổ chức hội thảo trên web thường xuyên hay các cuộc thảo luận trực tiếp trong hội thảo dự đoán xu hướng của ngành, các tính năng quản lý sự kiện của MATE Membership Card giúp bạn dễ dàng đăng ký và quảng bá các sự kiện ở mọi quy mô.
Hệ thống thanh toán trực tuyến
MATE Membership Card giúp việc thu phí và gia hạn thành viên trở nên dễ dàng với chuyển đổi số tiện lợi cung cấp tới cho khách hàng dịch vụ nhanh gọn và tiện ích nhất.
---------------------------------------
MATE Technology JSC - Transforming Together
Website: https://mate.com.vn/
Hotline: 0981 632 626
Address: 301 Nguyen Trai, Thanh Xuan Trung, Hanoi