Cách thức của X-MATE ERP hỗ trợ chất lượng quản lý ISO 9001
Không có phần mềm nào tên là ISO 9001.
ISO 9001 là tiêu chuẩn quản lý chất lượng quen thuộc. Nhưng đây là chứng nhận cho quy trình quản lý chất lượng, không phải là phần mềm hay công cụ quản lý. Tuy nhiên, Odoo có thể là công cụ tuyệt vời để quản lý quy trình kiểm soát chất lượng.
Tiêu chuẩn này dựa trên một số nguyên tắc quản lý chất lượng (quality management principles – QMP), bao gồm tập trung mạnh vào khách hàng, động lực và quản lý cấp cao, phương pháp tiếp cận quy trình, và cải tiến liên tục. Sử dụng ISO 9001 đảm bảo rằng, khách hàng có được sản phẩm và dịch vụ phù hợp, chất lượng, từ đó mang lại nhiều lợi ích kinh doanh.
Chúng được đặt ra bởi Tiêu chuẩn quốc tế dành cho các tổ chức (ISO), đã phát triển các nguyên tắc hướng dẫn để bảo vệ doanh nghiệp khỏi những sai sót nghiêm trọng kể từ khi thành lập vào năm 1947. ISO 9001 là tên hấp dẫn cho mô hình Tiêu chuẩn Hệ thống quản lý chất lượng (QMS), được giới thiệu vào năm 1994.
Phiên bản mới nhất, có hiệu lực vào năm 2015, đã được thông qua để giải quyết các yêu cầu quy định mới và cải thiện mô hình trước đó. Các nguyên tắc do ISO 9001 đặt ra được phát minh vào những năm 1990 bởi một nhóm nhỏ các chuyên gia, những người đã tạo ra chúng bằng cách sử dụng các giáo lý triết học và bí quyết kinh doanh của thế kỷ trước. Chúng ta hãy xem xét từng người trong số họ một cách chi tiết.
Mỗi doanh nghiệp thành công đều tập trung vào chất lượng. Nhưng nếu muốn chất lượng ổn định cần có một chiến lược thông minh. Những gì doanh nghiệp cần là một hệ thống quản lý chất lượng (QMS). QMS là một hệ thống các quy trình cho phép doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. QMS cung cấp cho doanh nghiệp một lộ trình để đạt được chất lượng dịch vụ và sản phẩm vượt trội. Các doanh nghiệp bỏ qua việc sử dụng QMS thường thiếu định hướng, trọng tâm và chất lượng sản phẩm nhất quán.
Bảy nguyên tắc quản lý chất lượng mà MATE trình bày dưới đây là từ bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Chúng là một bộ tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng và là những yếu tố cần thiết cho bất kỳ chương trình chất lượng nào.
Nguyên tắc 1: Tập trung vào khách hàng
Nguyên tắc đầu tiên và được cho là quan trọng nhất lập luận rằng một doanh nghiệp sẽ không tồn tại nếu không có khách hàng. Do đó, các tổ chức nên cố gắng hiểu khách hàng hiện tại và tương lai của họ, để đáp ứng tốt hơn các yêu cầu và mong đợi của họ.
Lợi ích chính của việc nuôi dưỡng mối quan hệ tốt với khách hàng bao gồm tăng thị phần và tăng doanh thu, cũng như cải thiện lòng trung thành của khách hàng. Nếu doanh nghiệp hiểu và phản ứng phù hợp kịp thời với nhu cầu của người tiêu dùng thì sự thành công trong kinh doanh gần như được đảm bảo, vì vậy các nhà quản lý nên chú ý kỹ nguyên tắc này.
X-MATE ERP sẽ cung cấp công cụ giúp Nhà cung cấp dịch vụ/hàng hoá thấu hiểu khách hàng hơn, từ nhu cầu hiện tại tới nhu cầu tương lai. Cụ thể, chúng tôi đề xuất như sau:
- Sử dụng ứng dụng helpdesk app để giao tiếp với Khách hàng và dùng live chat để thu được nhiều Khách hàng tiềm năng hơn.
- Sử dụng tính năng Đánh giá khách hàng để tính toán sự hài lòng của Khách hàng, khi hoàn thành công việc, khi đóng helpdesk, hay khi giao hàng tới Khách hàng.
- Sử dụng ứng dụng field service app cho các dịch vụ sau bán hàng. Tính năng chính của ứng dụng này là worksheet; người dùng có thể cấu trúc dịch vụ theo yêu cầu của Khách hàng.
- Sử dụng tính năng đánh giá khách hàng để ghi chú mọi sai sót vào trong worksheet.
- Khả năng truy gốc của mọi tương tác với khách hàng, sẽ giúp truyền đạt nhu cầu và mong đợi của khách hàng thông qua tổ chức.
Nguyên tắc 2: Lãnh đạo
Nguyên tắc này tán dương những ưu điểm của sự lãnh đạo mạnh mẽ, có mục đích và thống nhất. Các nhà lãnh đạo có trách nhiệm tạo ra một môi trường kinh doanh hiệu quả và tiến bộ. Họ cũng chịu trách nhiệm đảm bảo rằng những người được tuyển dụng trong tương lai sẽ duy trì bầu không khí văn hóa đó.
Việc thực hiện nguyên tắc này tại nơi làm việc phụ thuộc vào việc có một tầm nhìn đã được thiết lập cho doanh nghiệp, cũng như các nhà lãnh đạo phù hợp để quảng bá tầm nhìn đó cho các thành viên còn lại trong nhóm. Dành thời gian để làm điều này ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm áp lực về kinh doanh trong tương lai.
Hỗ trợ người lãnh đạo với quyết định của họ, X-MATE ERP cung cấp báo cáo và Bảng điều khiển với tất cả quy trình liên quan tới quy trình và khách hàng. Bằng cách này, người lãnh đạo có thể quyết định thông qua các thống kê và truyền tải quyết định đó bằng biện pháp thực tế.
Nguyên tắc 3: Kết nối con người
Giống như việc doanh nghiệp sẽ chẳng đi đến đâu nếu không có cơ sở khách hàng cũng sẽ khó tiến xa nếu không có một đội ngũ đa kỹ năng, cân bằng. Nhân viên ở mọi cấp độ đều rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức. Là một nhà tuyển dụng, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng đội nhóm được thúc đẩy và gắn kết, không chỉ trong trách nhiệm hàng ngày mà còn trong toàn bộ công ty. Để điều này xảy ra, nhân viên cần hiểu tầm quan trọng vai trò của từng cá nhân và cách phù hợp với các mục tiêu rộng lớn hơn của công ty, cũng như chịu trách nhiệm về bất kỳ vấn đề nào có thể cản trở họ thực hiện công việc với khả năng tốt nhất của mình.
Đề xuất của MATE chính là, để thực hiện cam kết và truyền đạt mục tiêu, cần phải tích hợp chúng vào trong quy trình thẩm định. Và điều mà X-MATE ERP có thể làm là:
- Việc trao quyền cho nhân viên bắt đầu bằng việc giao tiếp hiệu quả. Một cuộc trò chuyện được nhúng trong mọi ứng dụng, và khiến nhân viên của các dịch vụ / phòng ban khác nhau làm việc hiệu quả.
Nguyên tắc 4: Phương thức tiếp cận quá trình
Cách tiếp cận theo quy trình có thể giúp các công ty tránh được các vấn đề hậu cần thường xuất phát từ sự nhầm lẫn về cách thức đúng đắn để giải quyết mọi việc. Đây cũng là minh chứng cho hoạt động kinh doanh trong tương lai, vì việc thiết lập các quy trình đảm bảo rằng không có sự khủng hoảng nào xảy ra. Việc phát triển các quy trình cho mọi lĩnh vực kinh doanh từ bán hàng đến tiếp thị, tài chính đến nhân sự, sẽ đảm bảo rằng các nguồn lực được sử dụng hiệu quả nhất, mang lại kết quả nhất quán và tiết kiệm chi phí. Cho phép doanh nghiệp dành thời gian và sự chú ý cho những nhiệm vụ lớn hơn và thú vị hơn!
Với các doanh nghiệp sản xuất ra nền tảng quản trị doanh nghiệp hiện đại và tối ưu nhất, chúng tôi đề xuất dùng X-MATE PLM (Ứng dụng Quản lý vòng đời sản phẩm) để lên kế hoạch, thiết kế, phát triển, và tối ưu sản phẩm. Người dùng tạo các Yêu cầu thay đổi kỹ thuật (Engineering change orders – ECOs) để cập nhật trạng thái chính xác về sản phẩm.
Nguyên tắc 5: Phương pháp quản lý có hệ thống
Nguyên tắc này được liên kết với nguyên tắc trước đó và lập luận rằng việc xác định, hiểu và quản lý các quy trình bằng một hệ thống rõ ràng sẽ giúp hợp lý hóa hoạt động kinh doanh của bạn. Bằng cách đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm đang tập trung đúng mức vào các nhiệm vụ chính, các nhà quản lý sẽ loại bỏ được thời gian lãng phí và làm cho doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả hơn. Cách tiếp cận có hệ thống cũng cho phép mọi người có quyền truy cập vào mọi giai đoạn của các quy trình nhất định và luôn cập nhật tiến độ.
Dưới đây là danh sách không đầy đủ các lĩnh vực, mà các quy trình X-MATE ERP có thể hỗ trợ vượt ra ngoài các quy trình thông thường, như: CRM-Sales-Invoice, RFQ-Purchasing-Invoice:
Với Doanh nghiệp sản xuất:
Bằng việc định nghĩa rõ ràng các Điểm quản lý chất lượng cho từng khâu vận hành, ứng dụng Quality app giúp Nhà quản lý an tâm rằng, sản phẩm từ Nhà cung cấp cũng như sản phẩm làm ra, đạt tới yêu cầu chất lượng. Dựa vào kết quả kiểm soát chất lượng, quá trình cung cấp và sản xuất có thể lặp lại cho tới khi đạt yêu cầu.
Với ứng dụng Manufacturing app, Nhà quản lý có thể chắc chắn rằng Nhân viện viết phải làm gì và làm như thế nào. Và hệ thống có thể nhận phản hồi trực tiếp nếu có gì đó sai sót.
Với Doanh nghiệp dịch vụ:
Định nghĩa rõ ràng các nhiệm vụ ( tasks ) , lên lịch hành động, và lên kế hoạch sử dụng nguồn lực bằng ứng dụng Planning app. Trong trường hợp Nhà quản lý muốn theo dõi chi phí dự án, nhân viên có thể đăng kí Thời gian biểu ( timesheets ) để nhận định xem phần nào của dự án hao tổn nhiều chi phí nhất.
Tuyển dụng (Recruitment ): X-MATE giúp người dùng quản lý dễ dàng, từ những vị trí công việc cần tuyển dụng trên website, tới việc theo dõi quá trình phỏng vấn ứng viên, quản lý chương trình giới thiệu nhân sự.
Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục
Tiến bộ liên tục là mục tiêu lâu dài của bất kỳ tổ chức thành công nào. Hãy xem 10 tổ chức thịnh vượng nhất hàng đầu thế giới và họ có thể đảm bảo rằng việc có toàn bộ đội ngũ tận tâm đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn hướng tới điều tiếp theo.
Nguyên tắc 7: Cách tiếp cận thực tế để ra quyết định
Nguyên tắc này nói rằng các quyết định hiệu quả được đưa ra dựa trên phân tích dữ liệu hợp lý. Mặc dù linh cảm có thể hữu ích trong một số tình huống, nhưng điều đó không thực sự thuyết phục trong những buổi phải giải thích với hội đồng các nhà đầu tư tại sao lợi nhuận giảm 10% trong năm nay.
Trước khi đưa ra bất kỳ quyết định kinh doanh nào, dù lớn hay nhỏ, hãy đảm bảo viêc có tất cả các dữ kiện chính xác. Nguyên tắc này cũng dựa vào việc có quyền truy cập vào dữ liệu chính xác và đáng tin cậy, một khía cạnh quan trọng khác đối với một doanh nghiệp hiện đại.
Sự kiện, bằng chứng và phân tích dữ liệu, sẽ giúp quyết định khách quan và tự tin hơn. Đây là cách mà X-MATE ERP hoạt động:
1. Người dùng X-MATE ERP kiểm tra Bảng điều khiển định kì để có cái nhìn tổng quan nhất.
2. Khi nhìn thấy phần nào đó bất thường, người dùng có thể chuyển sang báo cáo dạng pivot và tìm ra nguyên nhân.
3. Từ báo cáo này, người dùng có thể nhấp chuột vào ô bất kì để lấy tài liệu liên quan tới KPIs này.
4. Những tài liệu tổng hợp được sẽ xuyên suốt cả quá trình để chỉ ra điều gì đã xảy ra. Thậm chí lưu cả những hành động giao tiếp với Khách hàng. Bằng cách này, Nhà quản lý có thể đưa ra quyết định dựa theo những dữ liệu xác thực.
Nguyên tắc 8: Cải thiện quan hệ với nhà cung cấp
Cho dù doanh nghiệp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng, thì có khả năng sẽ dựa vào một số loại nhà cung cấp chính. Nguyên tắc này quy định rằng mối quan hệ giữa công ty và bất kỳ nhà cung cấp nào phải cùng có lợi để gia tăng giá trị cho cả hai bên. Cho phép cả đôi bên phản ứng nhanh hơn và linh hoạt hơn với nhu cầu của khách hàng nếu mọi thứ diễn ra suôn sẻ và hài hòa cũng như giúp việc thương lượng về chi phí trở nên dễ dàng hơn.
Các nguyên tắc QMS không chỉ củng cố các hệ thống chất lượng trên toàn cầu – chúng còn là nền tảng của thực tiễn kinh doanh tốt, bất kể ngành hay lĩnh vực nào. Bằng cách tuân thủ chặt chẽ về chất lượng có thể đảm bảo rằng doanh nghiệp của mình được tổ chức tốt và hiệu quả – chính xác là định nghĩa về quản lý chất lượng toàn diện.
Ứng dụng X-MATE Purchase cho phép các nhà quản lý theo dõi chỉ số của mọi Nhà cung cấp, theo dõi tương tác trực tiếp với họ. Việc giao tiếp đơn giản hơn, khi các cuộc thảo luận diễn ra trực tiếp trên yêu cầu báo giá hoặc đơn đặt hàng liên quan.
Để việc trao đổi thông tin với các nhà thầu phụ hiệu quả hơn, ứng dụng Documents app và cổng giao thức cho phép chia sẻ mọi tài liệu liên quan với Nhà cung cấp, như kế hoạch, kiểm soát chất lượng, định mức nguyên vật liệu.
Để đo lường việc thực hiện các thay đổi đã được thống nhất trong quy trình chất lượng, có thể dùng ứng dụng Quality app để định nghĩa Điểm kiểm soát cho từng phần của sản phẩm.
Kết luận
X-MATE ERP là một nền tảng quản trị dây truyền quản lý số hóa chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai các nguyên tắc quản lý chất lượng này.
MATE chúng tôi chuẩn hóa và số hóa các chương trình tuân thủ và chất lượng để doanh nghiệ dễ dàng kết nối chuỗi cung ứng nội bộ, thu thập và chia sẻ dữ liệu cũng như triển khai các sáng kiến cải tiến liên tục.
TÌM HIỂU NỀN TẢNG X-MATE ERP
-----------------------
MATE Technology JSC - Transforming Together
Website: https://mate.com.vn/
Hotline: 0981 632 626
Address: 301 Nguyen Trai, Thanh Xuan Trung, Hanoi