BPM là gì? Khi nào các tổ chức nên thực hiện quản lý quy trình kinh doanh?
Quản lý quy trình là gì?
Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) hay còn gọi là Business Process Management là cách doanh nghiệp tạo ra, chỉnh sửa và phân tích các quy trình có thể dự đoán được nhằm tạo nên cốt lõi của hoạt động doanh nghiệp. BPM bao gồm việc phân tích các quy trình của công ty để đảm bảo các hoạt động và trao đổi thông tin giữa các bộ phận hiệu quả và suôn sẻ. Các quy trình có thể liên quan đến khách hàng, công ty đối tác, hệ thống hoặc nhà cung cấp.
Quản lý quy trình có thể tự động đo lường các quy trình, kiểm tra luồng công việc của quy trình và quản lý chúng một cách hiệu quả bằng Phần mềm X-MATE ERP bao gồm các công cụ quản lý quy trình kinh doanh chiến lược và mạnh mẽ có thể được sử dụng để quản lý thông tin trong một tổ chức. X-MATE ERP có thể giúp doanh nghiệp quản lý các quy trình của của tổ chức mình bằng cách giám sát các hoạt động định kỳ, xác định chính xác những điểm không hiệu quả và xác định các cơ hội cải tiến và tự động hóa hơn nữa.
Để làm rõ điều này, chúng ta hãy xem một ví dụ.
Giả sử một nhà bán lẻ quần áo lớn đang tìm cách đạt được lợi thế cạnh tranh thông qua dịch vụ khách hàng vượt trội. Là một phần của việc này, họ thành lập một nhóm đặc nhiệm để phát triển chính sách hoàn trả hiện đại cho phép khách hàng trả lại bất kỳ mặt hàng quần áo nào mà không cần đặt câu hỏi. Tổ chức cũng quyết định rằng, để bảo vệ lợi thế cạnh tranh mà chính sách hoàn trả này sẽ mang lại, họ sẽ phát triển tùy chỉnh riêng cho hệ thống ERP của mình để thực hiện chính sách hoàn trả này. Khi chuẩn bị triển khai hệ thống, họ đầu tư vào việc đào tạo cho tất cả nhân viên dịch vụ khách hàng của mình, hướng dẫn họ cách sử dụng hệ thống mới và cụ thể là cách xử lý hàng trả lại. Khi quy trình hoàn trả cập nhật được thực hiện, tổ chức sẽ có thể đo lường một số chỉ số chính về lợi nhuận sẽ cho phép họ điều chỉnh chính sách khi cần.
Ví dụ: nếu họ thấy rằng nhiều phụ nữ trả lại những chiếc váy cao cấp của họ sau khi mặc chúng một lần, họ có thể thực hiện một thay đổi đối với quy trình giới hạn – chẳng hạn như 14 ngày – thời gian sau lần mua ban đầu mà một mặt hàng có thể được trả lại. Khi các thay đổi đối với chính sách trả lại hàng được thực hiện, các thay đổi đó sẽ được triển khai thông qua liên lạc nội bộ và cập nhật quy trình xử lý trả lại hàng trên hệ thống. Trong ví dụ này, hệ thống sẽ không còn cho phép trả lại một chiếc váy sau mười bốn ngày mà không có lý do được chấp thuận, các thay đổi được triển khai thông qua liên lạc nội bộ và cập nhật quy trình xử lý hàng trả lại trên hệ thống được thực hiện.
Nếu được thực hiện đúng cách, quản lý quy trình kinh doanh sẽ mang lại một số lợi ích chính cho tổ chức, có thể được sử dụng để góp phần tạo nên lợi thế cạnh tranh. Những lợi ích này bao gồm:
- Trao quyền cho nhân viên: Khi một quy trình nghiệp vụ được thiết kế chính xác và được hỗ trợ bởi công nghệ thông tin, nhân viên sẽ có thể tự thực hiện quy trình đó theo thẩm quyền của mình. Trong ví dụ về chính sách trả hàng của chúng tôi, một nhân viên có thể chấp nhận hàng trả lại được thực hiện trước mười bốn ngày hoặc sử dụng hệ thống để đưa ra quyết định về số hàng trả lại sẽ được phép sau mười bốn ngày.
Báo cáo tích hợp: Bằng cách tích hợp đo lường vào chương trình, tổ chức có thể cập nhật các số liệu chính liên quan đến quy trình của họ. Trong ví dụ của chúng tôi, những điều này có thể được sử dụng để cải thiện quy trình trả hàng và lý tưởng nhất là để giảm hàng trả lại.
Thực thi các thông lệ tốt nhất: Khi một tổ chức triển khai các quy trình được hỗ trợ bởi hệ thống thông tin, nó có thể hoạt động để triển khai các phương pháp hay nhất cho loại quy trình kinh doanh đó. Trong ví dụ trên, tổ chức có thể muốn yêu cầu tất cả khách hàng trả lại sản phẩm không có biên lai phải xuất trình giấy tờ tùy thân hợp pháp. Yêu cầu này có thể được tích hợp vào hệ thống để việc hoàn trả sẽ không được xử lý trừ khi nhập số ID hợp lệ.
Thực thi tính nhất quán: Bằng cách tạo ra một quy trình và thực thi nó bằng công nghệ thông tin, có thể tạo ra sự nhất quán trong toàn bộ tổ chức. Trong ví dụ của chúng tôi, tất cả các cửa hàng trong chuỗi bán lẻ có thể thực thi chính sách hoàn trả giống nhau. Và nếu chính sách hoàn trả thay đổi, thay đổi đó có thể được thực thi ngay lập tức trên toàn bộ chuỗi.
Khi nào các tổ chức nên thực hiện quản lý quy trình kinh doanh?
1. Các quy trình động yêu cầu thay đổi tuân thủ quy định
Tuân thủ quy trình kinh doanh đề cập đến việc đảm bảo rằng các quy trình kinh doanh phù hợp với các hướng dẫn của ngành có liên quan. Việc đảm bảo tuân thủ có thể gây khó khăn cho các tổ chức đang phát triển, vì khi các yêu cầu phát triển, tổ chức phải nhanh chóng tuân thủ hoặc bị phạt. Nguy cơ không tuân thủ sẽ lớn hơn khi có các thay đổi về chính sách liên quan đến luật, chẳng hạn như thay đổi về quản lý thông tin khách hàng sau khi thay đổi về luật tài chính hoặc quyền riêng tư. Nếu tổ chức đang gặp khó khăn trong việc quản lý các quy trình thường trải qua các thay đổi về tuân thủ hoặc có các quy định tuân thủ có rủi ro cao, thì là lúc doanh nghiệp cần tìm đến một giải pháp quản lý quy trình kinh doanh.
2. Các quy trình định kỳ tốn nhiều công sức để thực hiện thủ công
Có nhiều quy trình chung và định kỳ là lý do chính để thực hiện quản lý quy trình kinh doanh. Các công ty đã chứng kiến sự gia tăng đáng khen ngợi trong bảng cân đối kế toán chỉ bằng cách thay thế các quy trình thủ công quá tốn công sức và dễ sai sót của họ bằng các quy trình công việc hoàn toàn tự động. Quản lý quy trình thủ công rất kém hiệu quả. Bất cứ thứ gì doanh nghiệp quản lý để tiết kiệm bằng cách không chuyển sang mô hình tự động sẽ nhanh chóng bốc hơi do sự không nhất quán của quy trình và các vấn đề về dữ liệu không chính xác. Phần mềm X-MATE ERP cho phép tổ chức triển khai tự động hóa quy trình kinh doanh từ đầu đến cuối để nâng cao hiệu quả và cải tiến quy trình.
Tìm hiểu thêm về: Hệ thống X-MATE ERP (Enterprise Resource Planning)
3. Doanh nghiệp đang đạt đến mức bão hòa thị trường?
Thống trị một thị trường duy nhất là điều tuyệt vời cho đến khi thị trường đó bão hòa và bắt đầu kìm hãm sự tăng trưởng. Khi điều này xảy ra, thực sự chỉ có hai lựa chọn để tiếp tục phát triển doanh nghiệp:
Tìm một thị trường mới quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
Tìm một sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
Cả hai điều này đều tốn thời gian và có thể là những đề xuất rất tốn kém.
Trong thời gian chờ đợi, các cải tiến quy trình kinh doanh có thể giúp doanh nghiệp tìm được lợi nhuận tốt hơn trong các thị trường mà bạn đã bão hòa bằng cách tối ưu hóa các quy trình để hoàn thành nhiều công việc nhanh hơn và cuối cùng là giảm chi phí cung cấp sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp cho khách hàng.
4. Các quy trình quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động trơn tru của tổ chức
Các quy trình quan trọng hoặc quy trình cốt lõi của một tổ chức là những quy trình sử dụng nhiều dữ liệu và con người nhất. Tất cả các quy trình tác động trực tiếp đến khách hàng hoặc khiến các hoạt động gặp rủi ro đều được coi là quan trọng. Quản lý quy trình kinh doanh thể hiện độ chính xác cao trong việc sắp xếp và tối ưu hóa các quy trình cấp cao này. Hệ thống BPM có thể tự động cảnh báo bạn khi nhà cung cấp vi phạm chính sách pháp lý hoặc khi người dùng trái phép cố gắng truy cập thông tin bí mật của khách hàng.
5. Các quy trình kinh doanh yêu cầu các ứng dụng cũ để hoàn thành
Các ứng dụng lỗi thời nhưng rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh được gọi là các ứng dụng kế thừa. Các công ty thấy khó thay thế hoặc tùy chỉnh các ứng dụng này để hoạt động với các công cụ và công nghệ hiện đại. Quản lý quy trình kinh doanh là cách tốt nhất để nâng cao khả năng của các ứng dụng cũ của doanh nghiệp. Có thể triển khai các giải pháp BPM trên các ứng dụng cũ hơn để trở thành một hệ thống tập trung chứa tất cả dữ liệu cùng nhau. Duy trì liên tục các phần phụ thuộc của ứng dụng và giúp người dùng không phải người dùng cũ làm việc thoải mái với các ứng dụng cũ.
Xem thêm: Xu hướng chuyển đổi số năm 2022 tại Việt Nam
6. Các quy trình kinh doanh có ngoại lệ được xử lý thủ công và yêu cầu quay vòng nhanh
Các ngoại lệ là phổ biến trong các quy trình kinh doanh và mỗi doanh nghiệp nên có một giải pháp để hỗ trợ xử lý ngoại lệ. Có những ngoại lệ kỹ thuật và ngoại lệ chức năng. Các ngoại lệ kỹ thuật đề cập đến sự cố ngừng hoạt động của hệ thống, dữ liệu không chính xác, đầu vào không có cấu trúc và lỗi thực thi trong khi các ngoại lệ chức năng đề cập đến các trường hợp sử dụng là duy nhất hoặc trả về sai cho hành vi mặc định. Tổ chức không đủ khả năng để tạm dừng hoạt động mỗi khi các trường hợp ngoại lệ như vậy xảy ra. Quản lý quy trình công việc giúp doanh nghiệp xử lý các biến thể ngoại lệ phức tạp mà không gặp rắc rối.
7. Doanh nghiệp đang mở rộng kinh doanh sang các khu vực địa lý mới
Mở rộng kinh doanh sang lãnh thổ mới là một công việc quan trọng. Nếu doanh nghiệp đó đang là một tổ chức định hướng bán hàng, điều này có thể có nghĩa là thêm nhân viên bán hàng lưu động hoặc vệ tinh bên ngoài giới hạn kiểm soát và quy trình thông thường của bạn.
Nếu bạn là một tổ chức dịch vụ, điều đó có thể có nghĩa là mở một văn phòng mới, nơi các hệ thống và giao thức mới trước tiên sẽ xuất hiện một cách tự nhiên và sau đó phải được quản lý phù hợp với các cấu trúc hiện có. Cuối cùng, nếu bạn là một công ty sản phẩm, điều đó có nghĩa là bạn sẽ phải thiết lập chuỗi cung ứng mới, mạng lưới hậu cần, cửa hàng, quan hệ đối tác, v.v. để duy trì dòng chảy của hàng hóa.
Điểm chung của ba điều này là thẩm quyền và quy trình trở nên phi tập trung. Thật khó để quản lý một văn phòng bán hàng vệ tinh. Thành thật mà nói, trụ sở chính không ở đó để có những cuộc trò chuyện đó. Câu trả lời là các quy trình mạnh mẽ, nhanh chóng, hiệu quả và có ý nghĩa đối với những người sử dụng chúng. Khi bạn mở rộng tổ chức của mình, văn hóa của một trụ sở chính không đủ để duy trì các quy trình tồi tệ. Chúng cần phải có ý nghĩa đối với những người sử dụng chúng nếu bạn muốn sử dụng nhiều cách làm việc khác nhau.
Hơn nữa, điều đó có nghĩa là xem xét cả quy trình kinh doanh chính thức và không chính thức để xem quy trình nào hiệu quả, quy trình nào không và hiểu rõ hơn về quy trình nào sẽ mở rộng quy mô (hoặc không).
8. Các quy trình kinh doanh phức tạp đòi hỏi sự điều phối và phối hợp giữa các bộ phận
Các quy trình kinh doanh thường không phải là một chiều. Đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều phòng ban, đơn vị kinh doanh và bộ phận. Các tổ chức có quy trình riêng biệt chặt chẽ sẽ phải chịu khoảng trắng giữa các phòng ban nơi công việc bị trì hoãn hoặc thất lạc. Mặc dù quy trình liên bộ phận như giới thiệu nhân viên ít rủi ro hơn, nhưng các quy trình như báo cáo chi phí và lập hóa đơn lại có nguy cơ thất bại cao. Các công cụ BPM giúp tổ chức sắp xếp và tối ưu hóa các quy trình một cách liền mạch giữa các phòng ban bằng cách tập trung kiến thức và dữ liệu về
9. Mục tiêu kinh doanh không đạt được?
Doanh nghiệp luôn phát triển. Không ai muốn nói "Tôi nghĩ rằng tôi muốn công việc kinh doanh của mình bị thu hẹp lại trong năm nay."
Nhưng nếu điều này bắt đầu xảy ra, thì quản lý quy trình kinh doanh có thể giúp ích. Quản lý quy trình kinh doanh có thể được đưa vào để giúp liên kết chiến lược, hiệu suất và con người của tổ chức với việc đo lường và chỉ số rõ ràng. Điều này giúp doanh nghiệp có được bức tranh rõ hơn về nơi mục tiêu doanh nghiệp đang đang chạm tới, và từng tổ chức cần phải làm gì
Kết luận
Quản lý quy trình kinh doanh là một trong những hoạt động dường như luôn được thúc đẩy khi có nhiều vấn đề cấp bách hơn để phân bổ nguồn lực. Tuy nhiên, có một số tình huống không thể ép buộc được nữa.
Phát hiện ra những điểm không hiệu quả trong quy trình của tỏ chức mình, thường xuyên không đạt được các mục tiêu kinh doanh, thị trường hoàn toàn bão hòa hoặc thực hiện mở rộng kinh doanh lớn là tất cả các sự kiện nên kích hoạt đánh giá BPM.
Bằng cách xem xét quy trình của mình, tổ chức có thể hợp lý hóa cách thức kinh doanh, tối ưu hóa hệ thống để thúc đẩy lợi nhuận và tạo cơ sở hạ tầng cũng như quy trình bạn cần để thực sự mở rộng quy mô kinh doanh của mình lên một tầm cao mới.
---------------------------------------
MATE Technology JSC - Transforming Together
Website: https://mate.com.vn/
Hotline: 0981 632 626
Address: 301 Nguyen Trai, Thanh Xuan Trung, Hanoi